10 Sfaturi pentru mastering Microsoft Outlook 2013

Urmărirea e-mailurilor, a calendarelor și a contactelor poate suge un timp indisponibil din orice zi de lucru. Orice vă accelerează munca în Outlook vă poate mări măsurabil productivitatea. Imaginați-vă dacă în căsuța dvs. poștală au apărut numai mesajele pe care doriți să le vedeți. Luați în considerare dacă ați putea găsi informații de contact vitale în câteva secunde. Dacă știți în cele din urmă de ce unele dintre caracteristicile Outlook nu funcționează ca anunțate?

Aceste 10 sfaturi vă vor ajuta să completați mesajele și ordinea de zi și să lucrați mai eficient. Vizualizați-vă căsuța poștală în felul dvs.

Odată ce organizați ecranul așa cum doriți să pară, salvați setările de vizualizare pentru a vă putea întoarce oricând.

Când deschideți primar căsuța de e-mail, apare o vizualizare implicită nu trebuie sa arate asa. Pentru a vedea mai multe opțiuni de personalizare ale lui Oulook, dați clic pe fila Vizualizați din bara de instrumente a panglicii și alegeți Schimbați afișarea. Există mai multe vizualizări presetate pe care le puteți alege, cum ar fi cele care afișează numai cele mai recente mesaje de poștă electronică. De asemenea, în fila Vizualizare, puteți selecta

Previzualizări de mesaje și alegeți oprirea previzualizării. Sau alegeți 1, 2 sau 3 pentru a vizualiza numărul de linii ale textului mesajului aflat sub antetul său. Puteți configura oricare dintre aceste opțiuni fie pentru dosarul curent, fie pentru toate cutiile poștale. Faceți clic pe Vizualizați setările

pentru opțiuni pentru personalizarea unei vizualizări, cum ar fi adăugarea de coloane sau rearanjarea comenzii. Opțiunile Aranjament vă permit să sortați e-mailuri după Dată, Subiect și așa mai departe. Opțiunile Layout vă permit să particularizați panoul Folder și panoul de citire. Odată ce ați aranjat căsuța poștală după cum doriți, faceți clic pe Modificare Vizualizare> Salvare vizualizare curentă ca vizualizare nouă.

Apoi tastați un nume pentru vizualizare și specificați care foldere să poată fi utilizate și de către cine. În viitor, reveniți la această vizualizare selectând Schimbați afișarea și selectând vizualizarea salvată. 2. Redefiniți ce marchează un e-mail ca fiind deja "citit" Marcați automat mesajele ca fiind doar pentru citire dacă apar în panoul de citire pentru o perioadă mai lungă de timp

Outlook culorizează e-mailurile necitite diferit față de mesajele pe care le-ați deja citit. Cu toate acestea, este foarte ușor pentru ca un e-mail să fie marcat ca fiind citit când nu i-ați dat o privire trecătoare, ceea ce vă poate face să treceți cu vederea ceva important.

Pentru a preveni acest lucru, selectați

Fișier>, apoi faceți clic pe butonul Panoul de citire. Bifați caseta de selectare "Marcare elemente ca citite atunci când sunt vizualizate în panoul de citire". Reglați numărul de secunde în care doriți ca mesajul să apară în panoul de citire înainte ca Outlook să îl marcheze ca fiind citit. Valoarea implicită este de 5 secunde. Să presupunem că ați setat-o ​​la 30 de secunde. După aceasta, în timp ce previzualizați mesajele din panoul de citire, doar e-mailurile care apar mai mult de 30 de secunde vor fi marcate automat ca citite. Scrieți propriile reguli pentru modul în care apar mesajele Mesajele necitite sunt marcate în mod albastru în mod implicit, dar puteți schimba acest lucru.

Outlook 2013 are un nou mod de a indica mesajele necitite. Există o bară albastră în partea stângă a mesajului din căsuța de e-mail și antetul mesajului este, de asemenea, albastru.

Acest albastru este aplicat utilizând formatarea condiționată. Cu toate acestea, puteți modifica atât culoarea, cât și fontul. Mai bine, puteți să vă scrieți propriile reguli și să vă formatați e-mailurile folosind culorile alese de dvs.

Aveți posibilitatea să atribuiți o anumită culoare e-mailurilor bazându-se pe cine le-a trimis sau pe ce cuvinte apar în linia subiectului. Pentru a face acest lucru, alegeți

Vizualizare> Setări Vizualizare> Formatare condiționată.

Veți vedea regula Mesaje necitite și culoarea albastră. Aici puteți schimba fontul sau culoarea după cum doriți.

De asemenea, puteți să faceți clic pe Adăugați pentru a adăuga o nouă regulă. Începeți prin tastarea unui nume pentru regulă în caseta Nume. Apoi dați clic pe

Font și alegeți un font și o culoare pentru a aplica antetul e-mailului. În cele din urmă, faceți clic pe Stare buton. Când se deschide fereastra Filtru, selectați opțiunile care descriu ce tipuri de e-mailuri vor fi formatate cu noile setări. Faceți clic pe OK de trei ori pentru a salva setările. 4. Reintroduceți bara de sarcini Puteți afișa bara de sarcini în Outlook 2013, dar nu funcționează la fel de eficient ca în trecut. Outlook 2013 dezactivează bara de sarcini în mod implicit, dar este ușor de a aduce înapoi. Faceți clic pe fila

Vizualizare

, selectați

Bară de rezolvat, și selectați din lista verticală elementele care trebuie să apară în bara de sarcini. Opțiunile sunt de a transforma bara de sarcini oprit (implicită) sau pentru a afișa o combinație de Sarcini, Oameni și Calendar. Ordinea în care selectați aceste opțiuni determină ordinea în care apar în bara de sarcini. De exemplu, Task, selectată prima, este în partea de sus. Cel de-al doilea element, Persoane, apare sub acesta, iar cel de-al treilea, Calendar apare în partea de jos a barei. a făcut în versiunile anterioare de Outlook. Indiferent de cât de mare este bara, vedeți numai o lună calendaristică. În plus, dacă nu aveți întâlniri programate pentru ziua de azi, atunci nu se pot afișa întâlniri, chiar dacă aveți unele programate mâine. 5. Conectați-vă la conturile dvs. de social media Utilizați dialogul Conturile rețelei sociale pentru a conecta Outlook cu LinkedIn și Facebook, astfel încât detaliile contactului dvs. vor fi accesibile din Outlook. Când conectați Outlook la conturile dvs. de social media, Pentru a conecta un cont de rețea socială la Outlook 2013, alegeți

Fișier> Info> Setări cont

Conturi rețea socială

. Conectați-vă la LinkedIn și Facebook selectând serviciul dorit, tastând detaliile contului și acordând permisiunea Outlook pentru a accesa contul dvs. Acum, detaliile de la persoanele din lista dvs. de persoane de contact care utilizează site-ul social pe care l-ați adăugat vor apărea în zona People (Persoane) din Outlook. 6. Curățați informațiile de contact Utilizați caracteristica Link Persoane pentru a conecta mai multe intrări de contacte pentru o persoană împreună, astfel încât informațiile să fie mai ușor accesibile. Funcțiile noi din modul Persoane Outlook vă permit să accesați informații despre contacte din locuri precum Facebook și LinkedIn.În unele cazuri, veți avea mai multe intrări de contacte în lista de contacte pentru o singură persoană, cu detalii diferite în fiecare locație. Puteți conecta aceste intrări multiple pentru un singur contact pentru a unifica datele într-un singur loc. Faceți clic pe persoana de interes care vă interesează și vizualizați informațiile selectând Home>

People

.

În partea dreaptă a ecranului, faceți clic pe

Link Contacts, intrarea sau intrările de contact pentru acea persoană. În caseta Căutare persoane, introduceți câteva informații de identificare pentru acea persoană și Outlook va returna orice alte intrări de contacte care ar putea fi potrivite pentru acea persoană. Dacă aceștia sunt aceeași persoană, faceți clic pe acea intrare pentru a conecta detaliile. 7. Controlați în cazul în care Outlook efectuează căutări în mod implicit

Aveți posibilitatea să configurați Outlook 2013 astfel încât să fie implicit să căutați în directoarele la alegere. Când căutați e-mailuri în Outlook, locația prestabilită este cea curentă. Cu toate acestea, acest lucru este adesea prea limitat. Dacă doriți ca o căutare să returneze toate intrările potrivite în toate cutiile poștale, de exemplu, va trebui să selectați această opțiune din lista din caseta Căutare pentru fiecare căutare pe care o faceți. Alternativ, puteți schimba locația implicită care Outlook utilizează pentru căutare. Pentru a face acest lucru, alegeți

Fișier> Opțiuni> Căutare.

În zona Rezultate

puteți selecta să includeți rezultatele selectând una din următoarele patru opțiuni: Folder curent; folderul curent, căsuța poștală curentă când căutați din căsuța de e-mail; Cutia poștală curentă; sau Toate cutiile poștale. Selectați opțiunea pe care doriți să o utilizați și faceți clic pe OK. Acest lucru va deveni implicit pentru căutările Outlook, deși, desigur, îl puteți schimba pe baza căutării după necesitate. 8. Decideți dacă să utilizați Pași rapizi sau Reguli Pași rapizi și Reguli îndeplinesc sarcini similare, dar există o alegere clară de făcut în care să se utilizeze în ce scop. Pași rapizi au fost introduse în Outlook 2010 pentru a vă oferi o metodă de îndeplinire rapidă a sarcinilor în Outlook. Cu toate acestea, s-ar putea să vă întrebați de ce ați folosi mai degrabă un pas rapid decât o regulă? Pașii rapizi sunt flexibili, astfel încât puteți alege să le aplicați atunci când doriți să le utilizați - Regulile sunt mai puțin flexibile și, odată setate, acestea sunt aplicate automat. Răspunsul la care dintre acestea ar trebui să utilizați depinde de sarcina dvs. Utilizați reguli, de exemplu, atunci când puteți identifica un mesaj care ar trebui să fie tratat întotdeauna într-un mod specific de fiecare dată. Deci, ați folosi o regulă dacă doriți să mutați toate mesajele primite de la seful dvs. într-un anumit dosar. O regulă va funcționa bine aici, deoarece e-mailurile sefului dvs. vor fi ușor de identificat de adresa de e-mail unică.

Pe de altă parte, dacă stocați comunicatele de presă primite într-un dosar special, aceasta poate fi o sarcină pentru un pas rapid dacă nu știu înainte de data la care vor veni aceste e-mailuri. Fără o modalitate de a identifica în mod unic un e-mail ca fiind conținând un comunicat de presă, nu puteți scrie o regulă care să proceseze automat mesajul. Cu toate acestea, puteți crea un pas rapid pe care îl puteți face pentru a muta orice mesaj selectat într-un anumit dosar. Quick Step nu poate identifica faptul că un e-mail conține un comunicat de presă - trebuie să faceți acest lucru - dar va grăbi procesul de mutare a e-mailului dacă decideți că trebuie mutat. Puteți crea pași rapizi și reguli în zona de e-mail a Outlook utilizând instrumentele din fila Pagina principală.

9. Utilizați Preferințele

Faceți orice director un favorit, astfel încât acesta să apară în partea de sus a panoului de directoare și este ușor de găsit și de utilizat.

Dacă aveți câteva conturi de e-mail, panoul dvs. de dosar poate fi aglomerat de foldere este nevoie de timp pentru a naviga pentru a găsi acele dosare pe care le utilizați de cele mai multe ori. Puteți simplifica găsirea acestor foldere dacă le adăugați ca Favorite. Preferințele apar în partea de sus a listei de directoare atunci când vă aflați în modulul Poștă.

Dacă zona Favorite nu apare comutați la Mail și alegeți

Vizualizare> Panou de directoare

și faceți clic pentru a activa Favorite

. Acum puteți adăuga orice dosar la Favorites făcând clic cu butonul din dreapta în panoul Folder și alegeți Show in Favorites. Puteți seta chiar și un director de căutare pentru a fi un favorit, astfel că este ușor de găsit și de utilizat. 10. Înțelegerea consecințelor utilizării IMAP Dacă serviciul dvs. de e-mail utilizează protocolul IMAP, unele funcții ale Outlook nu vor fi disponibile, inclusiv semnalarea detaliată a mesajului. Dacă contul dvs. de e-mail utilizează protocolul IMAP, anumite funcții comune nu vor fi lucrați în Outlook 2013. Aceasta va fi o problemă pentru un număr tot mai mare de utilizatori, deoarece IMAP vă permite să accesați e-mailuri de pe orice dispozitiv. Serviciile precum Hotmail și Gmail, de exemplu, folosiți IMAP pentru e-mail. Când utilizați e-mail IMAP, în Outlook nu mai puteți descărca doar antetele mesajului și decideți de unde să fie descărcate mesajele. În schimb, acum toate e-mailurile se descarcă automat. În plus, cu IMAP nu puteți adăuga drapele detaliate la mesaje. Steagurile sunt activate sau deconectate și nu pot fi definite ca să însemne lucruri diferite. Nu veți putea aloca mesaje categoriilor, cu excepția mesajelor din contul Hotmail.