3 Funcții ascunse în Outlook.com pentru a crește productivitatea

Dacă utilizați în mod regulat e-mail Outlook, este probabil pentru că sunteți cel puțin o ființă umană ușor funcțională și productivă care contribuie la societate. Pentru asta, felicitări. Dar este întotdeauna puțin mai mult loc pentru oricine să crească productivitatea și să ia lucrurile cu o notă.

Poate că unele funcții ascunse din Outlook nu vor schimba viața suficient pentru a-ți ridica brusc abilitățile de productivitate, dar aceste caracteristici te vor ajuta cel puțin să îți petreci mai puțin din timpul valoros încercând să triezi prin e-mailuri. Așa că dă-le o lovitură.

1. Ridicați rapid poșta electronică cu spațiu

Este posibil să fi văzut butonul Sweep stând în bara de meniu din partea de sus a Outlook.com, dar nu știi ce face. Vă permite literalmente să măturați rapid și în mod eficient dezordinea în căsuța de e-mail. Când vizualizați un e-mail, faceți clic pe Transpunere pentru a afișa acțiuni rapide corespunzătoare acelui e-mail, e-mailuri viitoare sau expeditorul acestuia.

De exemplu, dacă primiți un e-mail ca parte a unui buletin informativ de care doriți ca Outlook să aibă grijă automat, puteți face ca Sweep să se ridice deasupra. Puteți șterge automat toate e-mailurile de la acel expeditor din căsuța de e-mail, bloca toate e-mailurile viitoare de la expeditor, păstra cea mai recentă și șterge automat restul acelui expeditor sau șterge întotdeauna e-mailurile de la expeditor mai vechi de 10 zile.

Sweep este personalizabil și adaptabil la diferite foldere și categorii, astfel încât să puteți alege să arhivați acele e-mailuri în schimb.

2. Gestionați și personalizați categoriile dvs. Outlook

Indiferent dacă îl cunoașteți sau nu, probabil utilizați funcția Categorii Outlook. Aceasta sortează automat diferite tipuri de e-mailuri în dosare inteligente adecvate și aduce conținut care merită concentrarea ta. Categoria Fotografii suprafețează toate fotografiile într-un e-mail și le prezintă într-o galerie frumoasă, în timp ce categoria Actualizări de livrare vă oferă codul de urmărire și actualizări pe un pachet.

Dar ceea ce este posibil să nu știți este că aceste categorii sunt complet personalizabile și sunt mult mai disponibile pentru dvs. decât ceea ce ați putea activa în bara laterală. În plus, puteți adăuga propriile categorii și setați reguli pentru e-mailurile care intră în ele.

Pentru a personaliza categoriile, faceți clic pe pictograma Setări din partea dreaptă sus a Outlook.com și alegeți Gestionați categoriile din meniu. Aici puteți alege care este în lista lungă de categorii pe care doriți să le activați (filtru) și pe care doriți să le afișați în mod special în meniul folderului pentru acces rapid.

De asemenea, vă puteți crea propria categorie făcând clic pe Categorie nouă.

Sfat: Pentru a utiliza o nouă categorie, luați în considerare clic pe Gestionare reguli din meniul Setări și faceți o regulă pentru a sorta automat diferite tipuri de e-mailuri în acea categorie.

3. Outlook.com are comenzi rapide de la tastatură Galore

Ești un fanatic pentru scurtăturile de la tastatură? Sau poate căutați doar modalități mai rapide de a finaliza sarcini comune în Outlook. În orice caz, Outlook are o comandă rapidă pentru tastatură pentru aproape fiecare funcție de e-mail pe care o utilizați. Există zeci care acoperă totul, de la scrierea unui e-mail până la citirea unuia până la luarea unei măsuri.

Pentru a vedea lista completă de comenzi rapide de la tastatură pe care le puteți utiliza, trebuie doar să apăsați ? cheie oriunde pe Outlook.com. Puteți consulta și ecranul la îndemână de mai sus.

Cum folosiți Outlook.com?

După ce știi să „mătuiești” prin mesajele tale, să îți personalizezi categoriile inteligente și să îți manevrezi drumul cu comenzi rapide de la tastatură, ești pe cale să fii un profesionist Outlook - și cineva care poate cuceri sarcina obositoare a e-mailului.