5 sfaturi grozave pentru tratarea diferitelor versiuni ale MS Office

Suita MS Office s-a maturizat de-a lungul anilor în ceea ce privește caracteristicile și funcționalitățile sale. Cu toate acestea, ceea ce a fost întotdeauna o preocupare cu upgrade-urile succesive este compatibilitatea noilor versiuni cu cele mai vechi.

Acum, dacă utilizați versiuni diferite de MS Office sau colaborați cu persoane care utilizează o versiune de Office diferită de a dvs., atunci vă confruntați cu această problemă zilnic. Totuși, ați fi fericit să știți că puteți reduce riscul de a vă confrunta cu probleme, doar amintindu-vă și practicând câteva lucruri.

Să vedem care sunt.

Vezi și: Aflați și înțelegeți diferențele dintre MS Office 2013 și Office 365 chiar aici.

1. Cunoașteți formatele de fișiere

Office 2007-2013 folosește diferite extensii de fișiere în comparație cu Office 97-2003. Acestea au un „x” adăugat în final, ceea ce reprezintă o indicație a utilizării limbajului extensiv de marcare (XML).

MS Office Tool	97-2003	2007-2013
MS Word	medic	docx
MS Excel	xls	XLSX
MS PowerPoint	ppt	PPTX

2. Lucrează în modul de compatibilitate

Când deschideți un fișier 97-2003 într-un produs 2007-2013, fișierul se deschide în modul de compatibilitate. Puteți continua să lucrați în acel mod, astfel încât să nu introduceți lucruri / funcții care nu sunt acceptate.

Notă: În modul de compatibilitate, nu veți putea utiliza funcțiile 2007-2013, chiar dacă utilizați versiunea software-ului.

În mod ideal, dacă aveți de gând să partajați documentul cu cineva care folosește 97-2003, ar trebui să continuați să lucrați în modul de compatibilitate.

3. Convertiți pentru funcții noi

Dacă nu veți partaja versiunea inferioară a fișierului și dacă sunteți pe versiunea superioară a software-ului, ar trebui să convertiți fișierul. Astfel vei putea profita de noile caracteristici.

Pentru a converti documentul, accesați Fișier -> Informații -> Convertiți așa cum se arată în diagrama de mai jos. În acest fel, fișierul original va fi convertit și înlocuit.

4. Verificați dacă există probleme

Să presupunem că ați lucrat la 2007-2013 și la sfârșitul activității vă dați seama că trebuie să partajați documentul cu cineva care are 97-2003. În timp ce lucrați, este posibil să fi folosit funcții care nu sunt acceptate de versiunile inferioare.

În astfel de cazuri, înainte de partajare, este recomandabil să verificați dacă există probleme. În acest fel, veți atenua potențialele riscuri de pierdere a datelor și de formatare la partajare. Faceți clic pe Fișier -> Informații -> Verificați probleme și apoi rectificați lucrurile pe care software-ul le solicită.

5. Salvați la 97-2003

Dacă optați pentru a salva documentul ca document 97-2003, în ciuda lucrării la versiunea superioară, software-ul va verifica compatibilitatea de unul singur. Dacă găsește vreunul, va solicita utilizatorului.

Atunci împărtășirea nu va fi niciodată o preocupare.

Sfat interesant: sunteți cineva care nu are MS Office deloc? Aveți vreodată nevoie să deschideți un astfel de fișier? Nu vă faceți griji, le puteți deschide fără a avea instalat MS Office.

Concluzie

Acestea sunt singurele câteva lucruri de bază de care trebuie să țineți cont dacă munca dvs. necesită colaborare cu persoane care lucrează la diferite versiuni ale MS Office. Doar câțiva pași suplimentari și puteți salva de fapt o mulțime de confuzii care pot apărea din cauza problemelor de compatibilitate.