5Pm: Gestionare ușoară și personalizabilă a proiectului

Îmi amintesc un client care mi-a arătat cu mândrie sistemul său de gestionare a sarcinilor: El a imprimat cu precizie fiecare articol de lucru pe o notă lipicioasă și la împins pe rama monitorului computerului. Când o sarcină a devenit prioritate, a mutat hârtia mai sus pe partea laterală a monitorului și a mutat celelalte note mai jos. Când era foarte ocupat, notele se înclinară spre biroul lui, marșând în două linii regimate de-a lungul fiecărei laturi a monitorului la tastatură. Din păcate, sistemul său de management de proiect a crescut într-o seară. Un nou birou de curățare a venit și a curățat cu atenție monitorul și biroul. A doua zi dimineață și-a găsit toate lipițele cu aranjare precisă, așezate într-o grămadă îngrijită de telefon. El a petrecut o jumătate de oră pentru a-și recurge la prioritățile sale de sarcină.

Nu există nici o scuză pentru a se lipi de un sistem de management al proiectelor pe bază de hârtie atunci când mai multe servicii Web simple pot face acum treaba mult mai bine. Aceste servicii ajută, de asemenea, să se asigure că toți membrii echipei de proiect sunt actualizați rapid cu privire la modificarea termenelor limită și a noilor evoluții.

Îmi place QG | Software-ul 5pm, un serviciu relativ ieftin (18 dolari pe lună și în sus), ușor de utilizat, vă poate ajuta să prioritizați sarcinile și să gestionați proiecte mai mici. Acesta promovează o interfață de utilizator foarte bună, care este mult mai ușor de personalizat decât cele mai multe servicii bazate pe Web.

5pm nu este Microsoft Project: Nu poate gestiona cu ușurință proiectele mari sau pe termen lung. Cu toate acestea, vă permite să creați și să actualizați sarcini și proiecte fie pe Web, fie prin e-mail. Graficele cronologice atractive vă permit să verificați rapid progresul. De asemenea, ora 17:00 oferă o gamă bine rotunjită de servicii de management de proiect, care ar trebui să se potrivească nevoilor celor mai mulți utilizatori ușor de utilizat.

Nu este necesar un card de credit pentru proces

Înregistrarea unui cont este simplă. Nici măcar nu trebuie să furnizați informații despre cărțile de credit pentru încercarea gratuită. 5pm suportă cele mai populare browsere Web, inclusiv versiunile recente ale Internet Explorer, Firefox, Safari și Opera.

Va trebui să selectați propriul subdomeniu (ceva de genul "

mycompany

.5pmweb.com ") pentru a vă conecta la serviciu și pentru a permite integrarea prin e-mail. Câteva tutoriale video scurte oferă instrucțiuni de bază despre modul de utilizare a serviciului.

Când faceți clic pe un proiect de 5pm, în panoul din dreapta apare o listă cu detaliile proiectului, inclusiv sarcinile și indicatorii de progres. Dar, pur și simplu, trecerea peste un proiect pentru câteva secunde va genera o fereastră de informații pop-up cu detalii suplimentare.

După ce vă conectați, veți vedea patru file în partea stângă a ecranului: Proiecte, Cronologie, Rapoarte, și Profiluri. Veți petrece probabil cea mai mare parte a timpului dvs. de lucru în fila Proiecte. Dacă faceți clic pe el, apare o listă de proiecte din panoul din stânga. Când faceți clic pe un proiect, în panoul din dreapta apar o listă cu detaliile proiectului, cum ar fi sarcinile și indicatorii de progres. Pur și simplu mișcarea peste un proiect pentru câteva secunde va oferi mai multe detalii într-o fereastră de informații pop-up, o atingere plăcută. Îmi place, de asemenea, modul în care puteți personaliza aspectul de 5pm, pur și simplu tragerea coloanelor pentru a schimba lățimea sau stațiunea date. 17:00 poate chiar să se integreze cu calendarele care suportă feedurile iCalendar, cum ar fi Apple iCal și Mozilla Sunbird, pentru a vă putea verifica termenele de proiect în aplicația calendar. O astfel de sincronizare de date funcționează și cu Google Calendar, dar din anumite motive (compania blamă Google), procesul este mult mai lent decât în ​​cazul aplicațiilor Apple și Mozilla. Integrarea prin e-mail

Puteți introduce proiecte și sarcini direct utilizând interfața Web; în mod alternativ, le puteți crea prin trimiterea de e-mail la adresa personalizată de 5pm. De asemenea, puteți utiliza e-mail pentru a adăuga până la 20MB de fișiere de documente și pentru a actualiza procentajul de finalizare a unei sarcini. Parametrii din linia de subiect a mesajelor de poștă electronică vă permit să specificați mai multe detalii, cum ar fi datele de începere și termenele limită.

Integrarea prin e-mail de la ora 5 PM face deosebit de ușor să actualizați informațiile despre proiect utilizând un dispozitiv mobil. Chiar dacă afișajul dvs. mobil mobil este inadecvat pentru a afișa interfața Web de 5 ore, puteți să accesați încă un e-mail pentru a actualiza starea unui proiect.

5pm suportă patru tipuri de utilizatori, astfel încât să puteți ajusta accesul la servicii. Administratorii pot face totul; utilizatorii pot edita proiecte și sarcini pentru echipele cărora le-ați desemnat; utilizatorii externi pot vizualiza proiecte și sarcini pentru echipele lor; clienții pot vizualiza și edita proiectele proprii.

Modul în care se pun la dispoziție până la ora 5 pm

Am discutat despre alte servicii de gestionare a proiectelor într-o coloană anterioară. 5pm se ocupă mai mult de popularul Basecamp, dar reușește totuși să fie ușor pentru un neophyte de management de proiect să înțeleagă. Cu toate acestea, nu oferă toate capabilitățile actuale ale Wrike-ului de ultimă generație, care a adăugat recent colaborarea în materie de cunoștințe Wiki.

Sunt disponibile cinci planuri plătite pentru ora 17:00, costurile fiind cuprinse între 18 și 175 USD pe lună. Planul de bază sprijină cinci utilizatori, zece proiecte active și 250MB de stocare a datelor, în timp ce planul de vârf permite utilizatorilor și proiectelor nelimitate și stocarea capacelor la 5GB. O încercare gratuită de 14 zile este disponibilă.

Basecamp guvernează în continuare serviciile de management al proiectelor la nivel de nivel inițial. Dar, dacă doriți ceva mai puțin slicker, luați în considerare ora 17:00.

Richard Morochove este un consultant și scriitor IT. Trimiteți-i întrebări cu privire la utilizarea tehnologiei în mediul dvs. de afaceri mici și mijlocii conectate

prin e-mail

PC World

vă poate modifica interogarea și nu poate garanta că toate întrebările vor fi răspunse. >