Fiți mai productivi în Microsoft Outlook

Depindeți de Microsoft Outlook pentru nevoile dvs. de e-mail și programare? Te enervezi cu clientul de e-mail? Ei bine, alăturați-vă la club - mii de utilizatori Outlook sunt lobby pentru Microsoft pentru îmbunătățiri în următoarea versiune. Dar în această săptămână să nu ne plângem de Outlook; Sunt aici să vă spun cum să o facem mai bine. Citiți mai departe sfaturile și instrumentele care vă vor face mai productivi chiar acum.

Dezactivați Alertele mesajelor noi din Outlook

Așteptați, ați citit-o corect? Dezactivează alertele din Outlook pe care ai primit-o? De ce ai vrea să faci asta pe Pământ? Într-un cuvânt: productivitate

Gândiți-vă: mesajele noi se strecoară continuu în căsuța de e-mail și, implicit, Outlook vă avertizează asupra fiecărui mesaj.

Nu este deloc diferit de un co-lucrător biroul dvs. la fiecare cinci minute pentru a pune o întrebare. Discutați despre întreruperile cauzate de productivitate

În consecință, ați putea încerca să încercați viața fără alerte. Dezactivarea acestora este mai ușoară decât credeți:

1. Alegeți Instrumente, Opțiuni, și faceți clic pe Opțiuni de poștă electronică. caseta de lângă "Redați un sunet".
2. Debifați caseta de lângă "Schimbați rapid cursorul mouse-ului".
3. Debifați caseta de lângă "Afișați pictograma plicului în zona de notificare". "
4. Faceți clic pe OK și ați terminat.
5. Outlook va continua să preia (sau să primească) mesaje noi la intervale regulate, dar fără nici o întrerupere obișnuită
6. Modificați liniile de subiect ale e-mailului Outlook arhivat
7. Să examinăm o altă neliniște a mesajelor de poștă electronică: Linii de subiect care nu mai sunt potriviți conținutul mesajului.

Să presupunem că, de exemplu, dumneavoastră și câțiva colegi începeți să schimbați e-mail-uri despre picnicul companiei. Undeva de-a lungul drumului, conversația se îndreaptă spre previziunile de vânzări, moment în care cineva lipeste în unele figuri noi. Acum este un e-mail pe care doriți să-l păstrați pentru o referință ulterioară.

Doar o problemă: Linia subiectului încă citește "picnicul companiei". Acest lucru nu va fi deosebit de util când veți căuta un mesaj despre cifrele de vânzări.

Din fericire, Outlook are o caracteristică ascunsă care vă permite să editați linia de subiect a unui mesaj de poștă electronică. Iată cum:

În Outlook, deschideți e-mailul în cauză (Nu puteți face acest lucru cu previzualizări de mesaje, trebuie să faceți dublu clic pe mesaj pentru al deschide într-o fereastră nouă.)

Faceți clic oriunde în linia Subiect pentru a plasa cursorul dvs.

Modificați subiectul așa cum vi se pare potrivit

Hit Enter, apoi acceptați orice avertisment vă oferă Outlook

1. Asta este! Acum puteți să trimiteți e-mailul cu o linie de subiect mai potrivită și ușor de recunoscut
2. Utilizați Outlook pentru a vă accesa contul dvs. Twitter
3. Dacă utilizați Outlook pentru a gestiona contactele, calendarul, e-mail și altele, de ce să nu le folosiți și pentru Twitter? Aceasta este ideea din spatele TwInbox, un plug-in gratuit care adaugă o bară de instrumente Twitter în Outlook.
4. Odată instalat, TwInbox adaugă un nou folder în căsuța de e-mail. (De asemenea, poate crea foldere individuale pentru fiecare expeditor, ceea ce poate fi util din punct de vedere organizațional - dacă nu urmați o mulțime de oameni.)

De aici, furnizați numele de utilizator și parola Twitter și presto: tweets din contul dvs. și vă permite să le citiți exact așa cum ați citit e-mailul.

Un clic al barei de instrumente are nevoie doar de trimiterea unei actualizări, de trimiterea unui mesaj direct, de răspuns la un mesaj sau de retur. Twinbox creează cu ușurință adrese URL lungi prin TinyURL

Bara de instrumente vă arată, de asemenea, o previzualizare a noilor tweet-uri pe măsură ce acestea sosesc, ceea ce vă scutește să treceți la folderul tweets de fiecare dată când doriți să verificați actualizările. scurt, TwInbox este un instrument minunat și un must-have pentru orice utilizatori din Outlook care iubesc Twitter. Îmi doresc să se ocupe de mai mult de un cont Twitter, dar nu pot contesta prețul: TwInbox este gratuit.

Adăugați o verificare ortografică în Outlook Express

Reader Karl are nevoie de ajutor în ortografia sa. Mai exact, el are nevoie de un program de verificare a ortografiei pentru Outlook Express, deoarece metoda pe care o folosește acum este însăși definiția "hassle".

Karl spune că compune mesaje noi în WordPerfect, le verifică cu ortografie acolo, apoi exportează textul pentru importați în Outlook Express. E nebun! (Serios, Karl, au auzit vreodată despre copiere și lipire?)

Din fericire, această procedură complicată poate să se termine chiar acum. Prima opțiune este să instalați un program de verificare a ortografiei terță parte, cum ar fi Spell Checker potrivit pentru OE. (Desi pagina noastra de download spune ca este shareware, pagina de produs a autorului spune ca add-in-ul este gratuit.)

Dar, in loc de asta, recomand sa imbunatateasca Windows Live Mail. Această înlocuire gratuită a OE de la Microsoft oferă o interfață mai eficientă și câteva funcții noi necesare, inclusiv căutare dinamică (rezultatele apar pe măsură ce tastați), filtrarea spamului și un calendar care se poate sincroniza cu calendarul online Windows Live. Are și un program de verificare a ortografiei.

Acest lucru funcționează în Outlook 2003 și 2007; Nu știu sigur despre versiunile anterioare.

Rick Broida scrie blogul PC PC Hassle-Free PC. Înscrieți-vă pentru a vă trimite un e-mail către Rick

în fiecare săptămână.