Semnături electronice: Ghidul complet pentru semnarea fără hârtie

Planurile dvs. cele mai bine stabilite de a merge fără hârtie se opresc în momentul în care trebuie să obțineți semnătura unei persoane pe un document. Acest proces implică de obicei imprimarea documentului, semnarea lui, trimiterea lui prin fax către cealaltă parte și așteptarea imprimării, semnării și trimiterii prin fax a acestuia - unde este imprimată încă a treia oară și trimisă într-un cabinet pentru totdeauna. > Este un regim antichizat. E ocupat. Dar

este o modalitate mai bună. Schemele de semnături electronice au devenit o afacere mare. De fapt, sectorul semnelor electronice este pe cale să crească la nord de 5 miliarde de dolari până la sfârșitul deceniului, potrivit Oracle DocuSign Dustin Grosse. Instrumentele de semnare electronică reprezintă un răspuns de înaltă tehnologie și de mare nevoie la adresa ineficienței enorme de a trata semnăturile fizice.

[Citirea suplimentară: Cum să eliminați programele malware de pe PC-ul Windows]

În timp ce sistemele variază de la furnizor la furnizor, ideea generală din spatele lor este aceeași. Încărcați un document - Word, PDF sau chiar un fișier imagine - la un serviciu online, apoi etichetați-l cu adnotări speciale în cazul în care semnăturile trebuie să meargă în cele din urmă. Serviciul trimite acest fișier marcat către destinatarii specifici, care îl "semnează" cu câteva clicuri, fie cu fonturi cursive bursiere, fie cu un scrawl pe care îl desenează folosind mouse-ul (sau un deget, folosind o tabletă) în zbor. Când ați terminat, fișierul semnat este trimis înapoi, misiunea este îndeplinită.

Utilizatorii semnează contracte electronice în mare măsură. EchoSign afirmă că acum procesează 1,5 milioane de documente pe lună, iar acest număr crește.

Este de fapt legal?

Se pare că este rapid și convenabil - și bate joc de e-mailurile recomandate, dar sunt contractele electronice semnate? Vor stărui în instanță la fel ca o bucată de hârtie colorată cu cerneală? În cea mai mare parte, indiferent dacă sunteți o afacere care generează documente digitale care urmează să fie semnate sau un consumator care le semnează cu un click de mouse, răspunsul este definitiv da.

Setarea EchoSign poate înregistra semnătura dvs. reală fie cu un mouse sau un stylus.

Guvernul Statelor Unite a făcut de fapt cel mai mare pas în rezolvarea problemelor juridice ale semnăturilor electronice din 2000, prin Actul ESIGN, care a conferit semnăturilor electronice aceeași greutate legală ca și cele scrise de mână. Legea statului, în cea mai mare parte, a urmat exemplul în recunoașterea valabilității lor.

Avocatul Louisiana Andrew Legrand notează, în acest stat "că pentru a constitui o semnătură electronică, marca electronică trebuie să fie 1) făcută de persoana cu 2) intenția de a semna înregistrarea, nu este mult diferită de semnătura scrisă de mână. În esență, nu este semnul real, dar semnificația din spatele mărcii este importantă. "

Sunt semnăturile electronice suficient de bune pentru totul? Aproape. Legrand spune: "Singurele documente pe care le-am pastrat in original sunt vointele si biletele la ordin. Acestea sunt singurele doua documente pe care mi-ar face griji sa le fac doar in copiile digitale, sunt prea importante."

să ia semnăturile electronice? "Este important să recunoaștem că judecătorii federali folosesc semnăturile digitale pentru toate ordinele lor, așa cum ați putea sau nu să fiți conștienți de faptul că aceste instanțe sunt lipsite de hartie, iar atunci când un judecător" semnează "o comandă, ei folosesc software PDF pentru a plasa un document electronic ștampila semnăturii lor asupra ordinului. Ar fi instanțele federale să utilizeze semnăturile electronice dacă ar crede că au o greutate mai mică decât o semnătură scrisă de mână? "

Într-adevăr, majoritatea instanțelor au susținut acest lucru prin hotărâri că semnăturile electronice sunt la fel

Dar cine face semnătura?

Setarea DocuSign

În afară de câteva documente juridice cheie - dacă finalizați prenupul dvs., probabil că doriți să o faceți pe cea mai mare hârtie contractele pot fi tratate în condiții de siguranță prin mijloace electronice. Excepția este orice care necesită notariat.

Într-adevăr, o semnătură nu este doar un semn care spune că sunteți de acord cu termenii unui contract sau a unei tranzacții financiare. De asemenea, servește pentru a vă verifica identitatea - de aceea trebuie să semnați chitanța cărții de credit, la urma urmei. Dar, în multe dintre aceste cazuri, identitatea nu este într-adevăr așa de mare de înțelegere. În cazurile în care este vorba despre tranzacții financiare majore, operațiuni comerciale sau depuneri legale, este necesar un notar pentru a vă asigura că tu, persoana care semnează documentul, sunteți de fapt cel pe care îl susțiți.

Aceasta este o problemă cu semnarea electronică. Până în prezent, serviciile de semnătură electronică nu au venit cu o mare alternativă la notar, care rămâne o arhivă și consumatoare de timp, care va fi probabil cu noi de câteva decenii. Deocamdată, în multe tranzacții cu dolari înalt, semnăturile electronice coexistă acum cu cele fizice - iar în unele cazuri veți găsi că trebuie să semnați un document în ambele sensuri. Încercați să obțineți o nouă ipotecă la domiciliu și veți vedea ce vreau să spun.

Opțiuni pentru semnătura electronică

DocuSign vă permite să alegeți semnătura pe care să o utilizați.

Semnăturile electronice găsesc o locuință pentru toate documentele de afaceri. De la simple contracte de servicii la tranzacții imobile complexe, documentele semnate electronic devin acum o procedură standard de operare.

Cheronn Collins, care operează o companie de închiriere de cabine foto din Washington DC, spune că a folosit contracte electronice pentru a închide 30 de chirii Data. "Până acum", spune ea, "nu am primit nici un feedback negativ de la clienții mei."

Dacă aveți un document care necesită semnare, nu este nevoie să o faceți pe cont propriu. În timp ce, din punct de vedere tehnic, poți să trimiți pe cineva cu un fișier PDF sau Word și să-i ceri să-l adnotheze cu o semnătură trasată de mouse, poate fi legală, dar este un mod ciudat de a face treaba.

O varietate de servicii bazate pe cloud au apărut pentru a vă ajuta să profitați de creșterea numărului de semnături electronice, făcând întregul proces simplu și adăugând caracteristici suplimentare care fac mai ușor gestionarea contractelor și complet online. Multe servicii oferă chiar și aplicații mobile care permit destinatarilor să se semneze cu degetul pe telefonul smartphone sau pe tabletă (în special la îndemâna copiilor personali). Prețul poate arăta ca și cum ar fi totul, dar majoritatea acestor servicii oferă un plan de 20 de dolari pe utilizator pe lună destinat să acopere micile întreprinderi. Un proces de bază, de cinci documente pe o lună, pentru a începe un singur utilizator, este de asemenea standardul.

Aici sunt principalii jucători în semnarea electronică, și aici funcționează instrumentele lor

DocuSign

Docusign

Un important furnizor de servicii pentru industria imobiliară, DocuSign sprijinit de Google este un serviciu simplu și plin de funcții pe care orice afacere ar trebui să-l găsească simplu. Încărcați fișiere în DocuSign (DocuSign pune fișierele dvs. în "plicuri" pe care le puteți trimite ca grup), apoi trageți și fixați cutiile de semnături pe documentele în care doriți autografele respective. DocuSign trimite prin e-mail documentele destinatarilor pe care îi specificați. Puteți, de asemenea, să setați mementouri care să le permită destinatarilor să e-eign și să setați expirarea documentelor dacă nu au fost semnate în timp util. Un tablou de bord vă permite să urmăriți toate contractele dvs. restante și încheiate. Versiunile de tabletă iOS și Windows 8 sunt disponibile. Planurile variază de la serviciul gratuit (foarte de bază) până la 20 USD pe utilizator pe lună.

EchoSign

Opțiunile de semnătura în EchoSign

Achizitionat de Adobe în 2011, EchoSign arată și acționează foarte mult ca DocuSign în majoritatea modurilor. Încărcați documente, setați locații de semnătură (sau specificați doar o semnătură la sfârșit) și trimiteți contracte prin e-mail. Un tablou de bord simplu vă permite să urmăriți starea tuturor contractelor de ieșire și intrare.

O serie de caracteristici interesante în EchoSign includ posibilitatea de a include semnăturile fax pentru destinatarii care preferă să semneze manual și un strat suplimentar de verificare care vă permite cereți destinatarului să introducă o parolă pe care o furnizați sau alte informații personale, cum ar fi ultimele patru cifre ale numărului lor de securitate socială. Firește, integrarea cu diverse produse Adobe face ca această opțiune atrăgătoare pentru magazinele centrate pe PDF. Versiunile de tabletă iOS și Windows 8 sunt disponibile. Planurile variază de la serviciul gratuit (serviciu de bază) până la 399 $ pe lună.

Sertifi

Acest serviciu oarecum mai simplu nu este la fel de frumos, dar Sertifi are cele mai multe caracteristici de bază de care aveți nevoie într-un sistem de semnare electronică, dacă cei doi jucători majori de mai sus nu vă plac. Documentele pot fi semnate pe deplin în format electronic, imprimate, semnate și trimise prin fax. Nu veți găsi aici niște tablouri de bord, dar fișierele pot fi urmărite prin Sertifi și sunt arhivate pe site. Plăcile variază de la serviciul gratuit de bază (până la 199 USD pe lună)

RightSignature

Notă ca o alternativă oarecum mai ieftină la cele de mai sus (14 dolari pe lună vă primesc trimiteri nelimitate pentru un singur utilizator în loc de 20 de dolari obișnuit) are toate caracteristicile de omologii mai scumpi, permițându-vă să setați locații de teren pentru semnături, inițiale și date pe contracte complexe și să specificați când expiră contractele - deși toate semnăturile trebuie să fie extrase manual, în loc să fie tipărite.

RightSignature include, de asemenea, un constructor de formular online, care permite destinatarilor să completeze informații despre contracte mai detaliate (număr de telefon, adresa și așa mai departe), dacă doriți să utilizați serviciul de semnătură electronică pentru a genera o mulțime de documente care necesită semnături, cum ar fi acorduri de aderare pentru o sală de gimnastică sau scutiri de daune închiriate Este inclus un tablou de bord. O versiune iOS este disponibilă. Planurile variază de la serviciul gratuit (serviciu de bază) până la 49 USD pe lună (serviciu nelimitat pentru 10 expeditori).