Ghidul complet de arhivare a e-mailurilor în perspectiva 2010

Cei mai mulți dintre noi care folosim servicii populare de e-mail bazate pe web, cum ar fi Gmail și Outlook.com, probabil că nu ne preocupăm niciodată de arhivare, având în vedere că avem GB-uri de stocare în cloud la dispoziția noastră. Cu toate acestea, dacă lucrați într-o organizație sau aveți un cont de e-mail educațional unde aveți doar spațiu limitat pe server pentru a stoca e-mailuri, este necesar să le arhivați din când în când.

Așadar, astăzi vă vom spune tot ce trebuie să știți despre arhivarea e-mailurilor la clientul de e-mail Outlook 2010, care poate fi implementat cu ușurință și în celelalte versiuni.

Așadar, să începem cu crearea unei arhive de e-mail pe Outlook 2010.

Crearea unui fișier de arhivă

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să creați un nou fișier de arhivă care să stocheze toate e-mailurile pe computer. Pentru ao crea, faceți clic pe meniul Fișier din Outlook 2010 și selectați opțiunea Instrumente de curățare. Nu vă faceți griji, nu vom șterge niciunul dintre e-mailurile dvs.

În Instrumentele de curățare, veți vedea o opțiune numită Arhivare. Faceți clic pe ea pentru a deschide fereastra de creare a arhivei. În fereastră, selectați folderele pe care doriți să le arhivați. Puteți selecta, de asemenea, întreaga cutie primită. Pentru a include e-mailuri vechi chiar la momentul creării arhivei, selectați intervalul de date corespunzător.

În cele din urmă, indicați locația în care doriți să arhivați fișierele și faceți clic pe butonul OK. De asemenea, puteți selecta unitatea partajată dacă este mapată pe computer. Outlook va crea un fișier PST pentru a salva toate e-mailurile ca arhivă în sistemul dvs.

Odată creată arhiva, veți vedea o secțiune Arhivare sub folderele căsuței poștale din panoul din stânga. Arhivarea inițială ar putea dura ceva timp în funcție de numărul de e-mailuri incluse în arhivă.

E-mailurile arhivate vor avea aceeași structură ca și cutia poștală online, cu toate dosarele și sub folderele. Dacă ați selectat numai dosare specifice pentru arhivare, acestea vor include automat toate subfolderele.

Mutarea e-mailurilor în arhivă

Puteți muta un e-mail în arhivă pur și simplu aruncându-l în secțiunea de arhivă din bara din partea stângă. Pentru a muta mesajele de e-mail, selectați cele pe care doriți să le mutați și faceți clic dreapta pe ele pentru a deschide meniul contextual. Aici, selectați folderele Arhivare din secțiunea folder și faceți clic pe OK pentru a muta e-mailurile.

Puteți crea, de asemenea, setări de arhivă automată pentru e-mailuri. Dacă doriți să creați o arhivă automată doar pentru un anumit folder din căsuța dvs. poștală, faceți clic dreapta pe folder și selectați Proprietăți.

Aici navigați la AutoArchive și selectați setările care vi se potrivesc cel mai bine. Pentru a implementa regula de arhivare automată la întreaga căsuță poștală, deschideți Opțiunea Outlook din meniu și selectați Setările avansate.

Aici faceți clic pe Setările AutoArchive și creați reguli pentru arhivarea automată a e-mailurilor în căsuța dvs. poștală.

Mutarea unui fișier de arhivă

Uneori, trebuie să treceți de la un computer la altul (faceți upgrade la unul vechi) sau este posibil să rămâneți fără spațiu pe unitatea partajată a organizației. În aceste condiții, va trebui să mutați fișierele dvs. de arhivă și să le legați din nou de Outlook. Deci, să vedem cum se poate face asta.

Deconectați și mutați fișierul de arhivă

Înainte de a muta fișierul de arhivă, trebuie să eliminăm linkul din Outlook. Pentru a face acest lucru, deschideți meniul Fișier și selectați opțiunea Setări cont.

În Setări cont, navigați la secțiunea Fișiere date și veți vedea fișierul de arhivă pe care îl întrețineți pe sistemul curent.

Tot ce trebuie să faceți acum este să selectați fișierul de arhivă și să faceți clic pe butonul Eliminare. Nu vă faceți griji, nu veți șterge fișierul de arhivă, dar veți șterge doar linkul din Outlook.

Acum mutați fișierul în noua locație folosind oricare dintre unitățile de stocare pe care le aveți la dispoziție.

Legarea fișierului de arhivă

Pentru a conecta fișierul de arhivă la Outlook, deschideți din nou secțiunea Fișier de date din setările contului din Outlook și faceți clic pe butonul Adăugare. Acum importați fișierul PST al arhivei pe care ați făcut-o și deschideți e-mailurile din secțiunea arhivă.

Compactarea fișierului de arhivă

Dacă salvați fișierul de arhivă pe hard diskul dvs. local, probabil nu trebuie să vă faceți griji pentru dimensiunea fișierului de arhivă, dar dacă este o unitate partajată într-o organizație sau un cont cloud în care aveți un spațiu de stocare limitat. Compactarea fișierului de arhivă pentru a economisi stocarea ar fi un lucru prudent.

Pentru a compacta dimensiunea arhivei, faceți clic dreapta pe secțiunea Arhivare din panoul din dreapta și selectați Date File Properties. Aici faceți clic pe butonul Advanced pentru a deschide fișierul de date Outlook. Acum tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe butonul Compact acum pentru a reduce dimensiunea fișierului de arhivă.

Concluzie

Deci, asta a fost aproape tot ce trebuie să știți despre arhivarea e-mailurilor în Outlook 2010 și sunt destul de sigur că puteți utiliza acești pași și în Outlook 2013. Dacă aveți îndoieli suplimentare despre arhivarea e-mailurilor, nu trebuie decât să aruncați un comentariu și vom fi bucuroși să vă ajutăm.