Documentele Google primesc foldere comune

Fișierele partajate

Una dintre cele mai bune funcții Google Docs este capacitatea sa de a vă permite să distribuiți și să colaborați pe documente cu alți utilizatori. În trecut, dacă aveați mai multe documente pe care aveați nevoie să le partajați cu un grup de lucru, Google Docs vă cere să trimiteți mai multe anunțuri de distribuire pentru fiecare document.

Caracteristica nouă a folderelor partajate rezolvă această problemă, permițându-vă să configurați partajarea permisiuni pentru un singur director. Doar glisați și fixați fișierele pe care trebuie să le partajați într-un dosar, apoi faceți clic pe "partajați acest dosar" și invitați membrii grupului dvs. de lucru. Persoanele din grupul dvs. de lucru vor primi un mesaj de poștă electronică prin care le vor comunica acest dosar. Odată ce v-ați conectat la Google Docs, membrii grupului dvs. de lucru pot vedea fișierele pe care le-ați adăugat în dosar și, de asemenea, puteți lăsa fișierele în dosarul dvs. pentru a le partaja cu același grup.

Noua facilitate este utilă, există câteva întrebări pe care trebuie să le țineți cont. Chiar dacă un document se află într-un dosar partajat, permisiunile de acces pentru acest document sunt atașate în folder - nu în fișier. Deci, dacă scoateți un document pe care îl dețineți (de ex. L-ați creat) din dosarul partajat, grupul dvs. de lucru nu va mai putea accesa documentul.

Gestionarea fluxului de lucru

Înapoi după cererea populară este " Not In Folders ", care vă permite să vedeți toate documentele pe care le aveți care nu sunt organizate în foldere. Google a adus înapoi această caracteristică, deoarece unii oameni folosesc acest lucru ca instrument de flux de lucru.

O modalitate de a profita de acest filtru este să o utilizați ca instrument de urmărire a documentelor în stadiul de proiect. Apoi poți să muți un document într-un dosar odată ce e pregătit pentru prima dată.

Există un detaliu pe care ar trebui să îl știi când folosești această caracteristică: Să spunem că John împarte un raport direct cu Mary, dar John nu are într-un dosar. Dacă Mary o va pune într-unul din dosarele sale, John va vedea că raportul are o etichetă de dosar, dar va apărea în continuare când John își filtrează documentele prin "Items Not In Folders". În acest fel, acțiunile lui Mary nu întrerup fluxul de lucru al lui Ioan. Filtrul "Elemente care nu se află în dosare" poate fi accesat în meniul "Mai multe căutări" din panoul de navigare din stânga.

Google Docs vă va permite, de asemenea, să încărcați mai multe fișiere simultan. Doar selectați toate fișierele pe care doriți să le folosiți utilizând tastele "shift" sau "ctrl" ("comanda" pe Mac) și apoi începeți încărcarea.

Noua configurație a Documentelor Google

.

De asemenea, veți observa că Documentele Google au un aspect ușor diferit. Noul aspect este un boxer mic și pictogramele vizuale (cum ar fi cele înregistrate cu stea, partajați, încărcați și ștergeți) au fost eliminate în favoarea unui aspect text numai.

Partajare alternativă

Dacă Google Docs nu este pentru dvs., Microsoft are de asemenea două opțiuni de partajare a documentelor. Live Mesh, lansat anul trecut, vă permite să creați o rețea de dispozitive și să sincronizați dosare între ele. Live Mesh vă oferă, de asemenea, propriul desktop online, numit Live Desktop, unde puteți partaja foldere cu persoane din afara rețelei dvs. sau Mesh. Pentru a utiliza Live Mesh, trebuie să descărcați un mic program, dar persoanele cărora le trimiteți obiecte trebuie doar să vă înregistrați pentru Desktop Live. Live Mesh funcționează atât pe sistemele PC, cât și pe cele Mac.

Altă alternativă a Microsoft este spațiul de stocare online denumit Skydrive. Cu toate acestea, permisiunile de partajare ale Skydrive sunt puțin prea complicate, așa că vă recomandăm să mergeți cu Live Desktop și Live Mesh dacă sunteți utilizator Windows Live.