Cum să faceți backup și să sincronizați documentele zoho

Când vine vorba de alegerea între Google Docs, Zoho Docs (Writer) sau MS Word Online, iar cea mai principală preocupare care vine în minte este disponibilitatea multiplelor platforme. Tot ce ai nevoie este o conexiune la internet decentă și îți poți continua munca de aproape oriunde. Iar caracteristica de colaborare este cireșa deasupra.

Veți simți un sentiment suplimentar de securitate dacă știți că aveți o copie de rezervă pe care să revină dacă, pentru anumite circumstanțe neprevăzute, nu puteți accesa fișierele primare. O situație tristă, dar așa cum știm cu toții, se întâmplă cu cei mai buni dintre noi.

Astăzi, a lua o copie de rezervă în cloud a fișierelor dvs. offline este aproape considerat o normă. Și inutil să spun, și cealaltă cale este adevărată. La urma urmei, nu ai vrea să pierzi din datele tale prețioase.

Din fericire, Zoho Docs vă permite să sincronizați fișierele cu servicii precum Dropbox sau vă permite să vă salvați fișierul Writer în contul dvs. Google Drive.

Hai să vedem cum să mergem.

De asemenea, pe Ghiding Tech

10 sfaturi pentru a utiliza Notebook Zoho ca un Pro

Sincronizarea cu Dropbox

Zoho Docs vă permite, de asemenea, să configurați contul dvs. Dropbox. Singura captură este că este o sincronizare în două sensuri, ceea ce înseamnă că toate fișierele dvs. din contul dvs. Dropbox vor fi sincronizate cu Zoho și invers.

Pentru a configura contul Dropbox, urmați pașii de mai jos.

Pasul 1: Deschideți Zoho Docs și faceți clic pe pictograma Dropbox din colțul din dreapta sus. Faceți clic pe Configurați contul dvs. Dropbox.

Acum, veți fi redirecționat către o nouă pagină de conectare. Nu trebuie decât să introduceți detaliile contului dvs. Dropbox și să vă autentificați.

Pasul 2: odată ce contul este verificat, veți vedea numele dvs. de utilizator Dropbox. Faceți clic pe ea și veți fi redirecționat către pagina de configurare a sincronizării.

Se vor afișa structurile de folder ale ambelor documente Dropbox și Zoho, iar tot ce trebuie să faceți este să selectați folderul potrivit pentru sarcina dvs. Odată terminat, apăsați butonul Sync Folders și asta este. Sincronizarea va începe imediat.

Puteți chiar să selectați sincronizările. În funcție de prioritate, puteți selecta Sincronizare continuă. Dar, aș spune, mergeți cu opțiunea Sync odată, deoarece are grijă de majoritatea lucrurilor.

Știați: Dropbox Paper are o serie de comenzi rapide de la tastatură pentru formatarea textului.

Lucruri de păstrat în minte

Zoho Docs permite sincronizarea unui singur folder Dropbox. Deocamdată, mi-am păstrat folderul Dropbox gol, deoarece nu vreau aceste fișiere în Zoho. De asemenea, Zoho nu permite sincronizarea sub-folderelor și a fișierelor din acele dosare.

De asemenea, dacă ștergeți un fișier din oricare dintre servicii, ar trebui să eliminați fișierele din celălalt manual. Acest lucru se datorează faptului că Zoho Docs nu are sincronizarea ștergerii fișierelor, ca și momentul scrierii.

Sincronizarea cu Google Drive

Zoho Docs nu vă permite să sincronizați folderele sau documentele cu Google Drive, tehnic vorbind. În schimb, puteți salva un fișier direct în Google Drive. Puteți utiliza acest proces pentru a salva fișiere și în folderul Dropbox.

După ce ați finalizat lucrarea pe document (și toate comentariile adresate), faceți clic pe Fișier> Salvați în alte drivere și selectați Google Drive din listă.

În mod firesc, va trebui să vă conectați și să oferiți permisiunile relevante. După ce ați terminat, ar trebui să puteți vedea toate folderele dvs. Google Drive afișate corect în mica fereastră.

Acum, puteți selecta sau crea un folder nou pentru a vă salva fișierul. Pur și simplu apăsați butonul „Adăugați la acest dosar” și documentul dvs. va fi încărcat imediat.

Lucrul bun despre acest proces este că puteți selecta formatul fișierului dvs. De la PDF la DOCX sau ODT, puteți alege dintr-o listă decentă de opțiuni. Puteți adăuga, de asemenea, mai multe conturi Google Drive. De asemenea, dacă sunteți cineva care este puțin paranoic în privința problemelor de confidențialitate și securitate, puteți chiar elimina contul, odată ce ați terminat cu munca.

Pentru ambele, faceți clic pe Opțiuni> Eliminați în fereastra Salvare la alte drivere.

Din păcate, aceeași caracteristică nu este activată pentru Prezentarea Zoho sau Zoho Spreadsheet.

De asemenea, pe Ghiding Tech

#google drive

Faceți clic aici pentru a vedea pagina noastră de articole Google Drive

Ce zici de Backup offline

Deși Zoho Docs nu oferă o modalitate nativă de a copia fișierele de rezervă pe computer, există o mică soluție. Folosind asta puteți obține rezultate aproape similare. Am spus similar și nu exact.

Dacă sunteți un utilizator obișnuit Zoho Docs, trebuie să știți până acum că vă permite să descărcați fișierele pe computer. Lucrul bun este că Zoho Docs oferă multe opțiuni din care să alegeți. Deci, dacă doriți să salvați fișierul ca PDF sau ca fișier text simplu, alegerea este a dvs.

Pentru a face acest lucru, deschideți Fișier, faceți clic pe Descărcare ca și alegeți una dintre opțiuni. De asemenea, puteți opta pentru a vă proteja fișierele cu o parolă doar în cazul în care utilizați un computer partajat.

Sfat Pro: Zoho Writer oferă un mod de scriere fără distracții, denumit Focus Typing. Pentru a-l accesa, faceți clic pe Instrumente> Opțiuni de dispunere și comutați comutatorul pentru Tipărirea focalizării.

De asemenea, pe Ghiding Tech

Cum să configurați Windows Backup pentru a vă apăra de Ransomware

Bine ați venit Pacea!

Cu un instrument modern de editare tactil și cool, Zoho Docs este un instrument potrivit pentru toate sarcinile de procesare a cuvintelor sau nevoile foii de calcul. În plus, caracteristicile de colaborare îngrijite sunt gheața din partea de sus. Și după ce ați dat seama de o modalitate adecvată de rezervă a tuturor documentelor dvs. importante, aș spune că veți fi sortate.

Următorul: Vorbind de colaborare, știați că Zoho Writer vă permite să blocați documentele în timpul colaborării? Citiți următoarea postare pentru a cunoaște toate sfaturile și trucurile ascunse.