Cum să construiți și să distribuiți baze de date pe Web

Dacă sunteți parte dintr-o afacere, mai devreme sau mai târziu doriți să puteți colabora într-o bază de date cu un coleg sau cu un client. În trecut, cea mai ușoară cale de a partaja o mică bază de date a fost să creezi o foaie de calcul și să o trimiteți prin e-mail colaboratorilor. În timp ce aceasta nu este cea mai bună metodă, ea a rezistat unei concurențe mai sofisticate din mai multe motive:

În primul rând, bazele de date sunt încă dificile pentru unii oameni să înțeleagă, iar foile de calcul sunt mai evidente. O foaie de calcul este, de obicei, un singur ecran, astfel încât este ușor pentru cineva să-și dea seama logica sa, iar grila de rânduri și coloane este, de asemenea, mai ușoară decât baza de date relațională tipică cu o serie de tabele. Tabelele sunt mai mult decât mulți oameni - în special cei care nu au o mulțime de formare IT informală - doresc să se ocupe. În al doilea rând, instrumentele de colaborare cu bazele de date sunt greu de învățat și de utilizat. oamenii folosesc încă Lotus Notes pentru e-mail și nu mai mult. Și deoarece majoritatea dintre noi se simt confortabil cu e-mailul, folosindu-l ca sistemul de transport nu este tot ceea ce impozitează. Până în ziua în care trei persoane lucrează la aceeași foaie de calcul sau o bază de date și fac schimbări conflictuale. În al treilea rând, construirea celor mai potrivite tipuri de aplicații de colaborare necesită o anumită abilitate și o înțelegere a modului și a tipului de date partajate. Câți oameni vor adăuga / schimba înregistrările în baza dvs. de date? Cati oameni doresc doar sa faca interogari si rapoarte? Cum puteți preveni actualizările concurente conflictuale?

Deci, care sunt alegerile dvs., dacă nu doriți să trimiteți prin e-mail foile de calcul în jur? Aveți două metode de bază. În primul rând, utilizează unul dintre numeroasele programe de baze de date compatibile cu Internetul.

Alpha Five are câteva instrumente Web disponibile, iar ediția standard este de 200 $ sau poți achiziționa versiunea Filemaker Server pentru 1000 $. Există o mulțime de altele, dar acestea sunt cele mai ușor de instalat și de utilizat pe Internet.

Pentru ambele produse, va trebui să utilizați o mașină Windows sau Mac găzduită la furnizorul dvs. de Internet sau altfel aveți alte mijloace de a conecta aparatul la care rulați baza de date pe Internet. (PointInSpace este un furnizor care oferă un cont de hosting Filemaker Pro de 40 de dolari pe lună, iar ZebraHost oferă hosting Alpha Five începând de la 30 $ pe lună. Aici este un link către o serie de tutoriale video despre cum să faceți acest lucru cu Alpha Five.) va trebui, de asemenea, să învețe limba lor de programare și să fie confortabil cu modul în care acestea produc rapoarte. Această metodă are avantajul că executați un program de baze de date reale și că aveți cea mai mare flexibilitate. Dar are un cost ridicat de intrare în ceea ce privește competențele și poate fi mai mult decât doriți să faceți față. Iată un exemplu al unuia dintre ecranele care vă arată tipul de programare pe care trebuie să-l înțelegeți pentru Alpha Five: Dacă abilitățile necesare pentru oricare dintre acestea sunt descurajante, probabil că veți sfârși cu a doua metodă, care este de a utiliza una dintre companiile de servicii Web care sunt orientate către partajarea foilor de calcul și a datelor tabulare. În timp ce Google Docs permite oamenilor să colaboreze la nivel de fișier, ceea ce dorim cu adevărat este ceva mai puțin sofisticat și care poate recunoaște înregistrările individuale. Există cel puțin patru servicii pe care le-am găsit: • TrackVia, 10 dolari pe lună pe utilizator

• DabbleDB, 8 dolari pe lună pe utilizator

• Intuit's QuickBase 250 dolari pe lună pentru 10 utilizatori

• Blist.com, 10 $ pe lună per utilizator plus 30 $ pe lună pentru un cont de admin

Cu toate acestea, puteți crea un cont și puteți încărca foaia de calcul în aproximativ cinci minute. Dacă prima linie din foaia de calcul conține numele câmpurilor dvs., sunteți aproape gata. Puteți sorta ușor orice coloană rapid făcând clic pe pictogramele săgeată. Puteți găsi repede înregistrări duplicat, puteți crea un șablon de corespondență și formulare pentru site-ul dvs. Web, toate cu doar câteva clicuri de mouse.

Rapoartele personalizate sunt simple și, mai mult, pot fi distribuite prin e-mail colaboratorilor dvs. într-un program stabilit. Adăugarea de colaboratori diferiți cu diferite permisiuni discrete este foarte simplă și în aproximativ 30 de minute poți avea o configurație de proiect și să lucrezi cu echipa ta. Vestea bună este că nu trebuie să fii programator sau chiar să acționezi ca unul. De asemenea, nu trebuie să plătiți taxele de găzduire (care sunt incluse ca parte a serviciului) și tot ce aveți nevoie este browserul dvs. Web pentru a vă accesa datele.

Pentru a vă simți ceea ce este implicat, toate cele patru servicii vă permite să începeți cu conturile gratuite. În cazul lui TrackVia, aveți 14 zile înainte de a le da cardul dvs. de credit, iar în cazul dabbleDB, puteți utiliza contul gratuit pentru totdeauna, cu condiția să nu vă supărați că datele dvs. vor fi vizualizate în mod public. Cu blistere, puteți utiliza contul pentru consumatori gratuit pentru totdeauna, dar vă limitează la bazele de date mai mici de 100 MB. QuickBase vă oferă o încercare gratuită de 30 de zile și capacitatea de a partaja cu până la 10 persoane, deci dacă căutați ceva care să sprijine doar câțiva colaboratori care vor fi prea scumpe.

Fiecare dintre cele patru servicii diferă în termeni de modul în care pot importa date în baza dvs. de date, ce tipuri de rapoarte sunt disponibile și câte baze de date și stocare diferite sunt permise pentru fiecare cont. Acesta este motivul pentru care este mai bine să încercați fiecare și să vedeți ce înseamnă cel mai mult sens pentru stilul dvs. de lucru și trebuie să aveți caracteristici și cât de departe puteți obține cu adevărat fără să cunoașteți un adevărat HTML

Să aruncăm o privire la modul în care importați-vă datele în TrackVia ca exemplu. Când creați o nouă bază de date, vă sunt prezentate trei opțiuni după cum vedeți din ecranul de mai jos:

Puteți încărca o foaie de calcul și dacă faceți clic pe linkul "vezi sfaturi" și veți vedea o listă cu avertismente și instrucțiuni despre cum să procedați. Dacă aveți datele într-un fișier CSV, trebuie mai întâi să le importați în Excel înainte de a obține datele către TrackVia. Unele dintre celelalte servicii vă permit să importați direct CSV-uri sau să tăiați și să inserați date de pe desktop sau de pe un site Web. Aveți, de asemenea, opțiunea de a începe cu un șablon de bază de date, iar TrackVia oferă mai mult de o duzină de diferite. Să presupunem că alegeți șablonul Contacte. Apoi, fie puteți adăuga fiecare înregistrare de contact una câte una folosind un formular Web standard, fie utilizați instrumentul de import și aduceți acea foaie de calcul.

TrackVia are, de asemenea, o opțiune interesantă de a monitoriza o inbox specială de e-mail care va colecta noi înregistrări de baze de date și postați informațiile în mod automat. Dacă accesați instrumentul de colectare a e-mailurilor, veți vedea o serie de ecrane, inclusiv cea de mai jos, pe care o puteți utiliza pentru a seta această funcție. Aveți posibilitatea ca e-mailurile să creeze înregistrări noi sau să actualizeze înregistrările existente.

Mult noroc cu partajarea bazelor de date și a foilor de calcul