Cum să păstrăm responsabilitatea angajaților de la domiciliu - fără a fi spionați

Am fost un angajat cu jumătate de normă, de la serviciu la domiciliu de ani de zile. Și da, eu lucrez. Mult. Totuși, am auzit șoaptă de la colegi care se întreabă dacă evit să merg într-o navetă pentru a petrece timp de calitate cu spălătoria mea. Și apoi sunt mamele pe care le întâlnesc la parc în ziua mea - cei care spun că iubesc "lucrează de acasă" (complet cu citate de aer) pentru că "îmi dă atât de mult timp liber". dându-mi un nume rău. Dar preocuparea mea mai mare este dacă șeful meu știe cât de mult lucrez.

Lucrul de acasă. Lucrul de la distanță. Telecommuting. Indiferent de ceea ce numiți, lucrul de oriunde altundeva decât biroul companiei dvs. a intrat într-un rău rău în ultima vreme. Cu CEO-ul Yahoo, Marissa Mayer, care instituie o interdicție privind practica, și Best Buy care stabilesc limite stricte în ceea ce privește politica de la locul de muncă, știrile au fost negative atât pentru managerii, cât și pentru angajații care se bazează pe flexibilitatea pe care telecomunicațiile o pot oferi. [Lectură suplimentară: Cele mai bune servicii de streaming TV]

Telecomunicații și șefii care ne angajează, iau inima. Astăzi, telecomunicarea este mai ușoară ca niciodată, datorită în mare parte unei game largi de produse gratuite și cu costuri reduse, care pot ajuta angajații la distanță să devină productivi, responsabili și în contact. Majoritatea instrumentelor sunt atât de rentabile și ușor de utilizat încât chiar și cele mai mici dintre întreprinderile mici se pot baza pe ele.

Nu cumpărați răul

Aranjamentele flexibile de lucru s-au dezvoltat de la apariția internetului de mare viteză, și au câștigat mai mult abur cu creșterea smartphone-ului. Uneori programarea implică angajarea angajaților locului de muncă de la domiciliu, o dată sau două zile pe săptămână; dar companiile în mod frecvent angajează angajați care trăiesc în state îndepărtate și în diferite fusuri orare. Din păcate, noua politică de telecomunicații Yahoo, care va intra în vigoare în iunie, aruncă aceste aranjamente într-o lumină proastă.

Cei mai mulți dintre angajații companiei Ordr.in lucrează în același birou, alături de contractori și stagiari. Software-ul potrivit păstrează personalul de la distanță în buclă și pe picior de egalitate.

Mayer a luat decizia după ce a verificat jurnalele companiei VPN pentru a vedea cât de des s-au logat angajații la distanță. Evident, nu i-a plăcut ceea ce a văzut. Afirmația de presă rezultată a fost adăugată combustibilului la incendiu pentru cei care cred că angajații care lucrează acasă nu se angajează într-o zi cinstită.

Presa proastă nu ar trebui să pună capăt telecomunicațiilor pentru toată lumea. Am vorbit cu mai mulți directori executivi, cu manageri de resurse umane și cu oameni de IT la întreprinderi mici și mijlocii, pentru a afla ce fac pentru a se asigura că muncitorii lor de la distanță lucrează efectiv. Toți cei pe care i-am intervievat sunt de acord: A face aranjamente pentru lucrătorii aflați la distanță poate face mai fericiți angajatorii și angajații. Aranjamentele de la domiciliu pot de asemenea să maximizeze timpul pe timp și să economisească toți banii. Mai bine, companiile pot monitoriza telecomunicarea fără a verifica vreodată un jurnal VPN.

"Într-o companie mare, CEO are sarcina de a urmări acțiunile a zeci de mii de angajați, iar verificarea jurnalelor VPN este un mod perfect rațional de a începeți acest proces ", spune David Bloom, CEO al start-up-ului tehnic Ordr.in, care administrează o echipă de cinci angajați, dintre care unul lucrează de la distanță. "Dar dacă faci asta pentru compania ta mică, deja ai pierdut. Ai pierdut o încredere. Într-o companie mică, CEO-ul ar trebui să aibă relații mult mai personale și interactive cu angajații lor. Ar trebui să ai un sistem în loc să știi că își fac munca, fără să se uite la jurnalele serverului. "

Bloom vorbind față în față

Bloom spune că se bazează foarte mult pe întâlnirile video zilnice efectuate prin intermediul gratuit serviciul de chat video Google Hangouts. "Toată lumea se conectează pentru 15 minute în fiecare dimineață, astfel încât să putem vorbi despre ceea ce am realizat și despre ce lucrăm. Avem cinci angajați și patru dintre noi se află în același loc, dar toți ne logam separat. Acest lucru ne permite să avem o întâlnire față în față unde toți sunt egali. Nu suntem patru dintre noi într-un singur loc, împreună cu colegul nostru care stă în altă parte. "

Sosirea la acest sistem nu a fost însă ușoară. Bloom spune ca a incercat schimburi de zi cu zi e-mail, întâlniri săptămânale, și rapoarte săptămânale de la CEO si CTO inainte de a realiza că o întâlnire rapidă, de zi cu zi, față-în-față, (deși, practic, astfel încât) a fost cel mai bun mod pentru a atinge staffers Ordr.in baza. Și aranjamentul îi ține pe toți angajații săi răspunzători pentru munca lor.

În plus față de desfășurarea acestor întâlniri zilnice, Ordr.in folosește software-ul de management al sarcinilor Asana, care este gratuit pentru echipe cu până la 29 de membri. Software-ul ruleaza 100 $ pe luna pentru echipele care au 30 până la 50 de membri, iar prețurile cresc de acolo.

GoToMeeting si director un dual monitor de ajutor pentru configurarea HiringThing de Finanțe și operațiuni Jess Tejani lucru de la casa ei din San Francisco Bay

Josh Siler, fondatorul și CTO-ul companiei HiringThing, care creează software pentru companiile care doresc să posteze locuri de muncă online, crede, de asemenea, că contactul virtual față-în-față este unul dintre cele mai bune instrumente pentru gestionarea angajaților la distanță. El a fondat compania HiringThing ca o companie virtuala de la bun inceput, iar cei sase angajati locuiesc in diferite locuri de pe coasta de vest.

"Folosim GoToMeeting pentru videoconferinta de trei ori pe saptamana", spune Siler. "A fi capabil să vezi chipul cuiva face o mare diferență." Și nu costă prea mult: GoToMeeting, care vă permite să desfășurați conferințe video de înaltă definiție pe care participanții le pot adera de pe un PC sau de pe un dispozitiv mobil, începând de la 49 USD pe luna pentru întâlniri nelimitate de până la 25 de participanți

Siler spune că biroul virtual pe care la creat la HiringThing a fost eficient. El remarcă faptul că compania se bazează în mare măsură pe apelurile gratuite și videoconferințele de la Skype, precum și pe instrumentul de chat 37 Signals 'Campfire, care începe de la 12 dolari pe lună pentru un plan de bază care acoperă 12 utilizatori și oferă 1 GB de stocare. HiringThing folosește de asemenea aplicațiile Gmail și Calendar Google pentru afaceri, care încep de la 5 USD pe utilizator pe lună și GitHub, care oferă instrumente online pentru dezvoltarea de software. GitHub este gratuită pentru utilizatorii cu sursă deschisă și începe de la 7 dolari pe lună pentru toți ceilalți dezvoltatori de software.

Dar la fel de important ca produsele HiringThing este cultura companiei care a apărut, spune Siler. "Suntem bazați pe încredere și nu micromanagează angajații noștri. Judecăm toată lumea pe baza rezultatelor. Oricine își poate face programul flexibil, atâta timp cât își îndeplinesc angajamentele față de colegii lor ", spune el. „Angajații noștri știu că performanța lor este ceea ce contează, și vorbim despre ea în mod regulat.“

Colectarea la watercooler virtuală

Peter Kirwan, Jr., CEO si co-fondator al colecției, o platformă online pornind de la pregătirea lansării unui site pentru colecționari, utilizează, de asemenea, Skype pe un televizor de 65 inch pentru a rămâne în contact cu angajații aflați la distanță, bazați, în unele cazuri, la mii de kilometri distanță de sediul companiei sale din San Diego. Kirwan se bazează, de asemenea, pe e-mailurile și calendarul Google Apps, instrumentele gratuite Google Drive pentru partajarea de fișiere, Skype și Smartsheet, care sunt disponibile începând cu 16 USD pe lună. El și colecției cofondator Doug Taylor, sunt de acord că wiki folosesc, Atlassian lui Confluence-care este disponibil cu o licență Starter (pentru zece sau mai puțini utilizatori) timp de 10 $ pe lună, este cheia succesului lor cu muncitorii de la distanță. Lui

colecției „de zi cu zi standup "a Skype și un televizor de 65 inci cu camera încorporată pentru a ține angajații la distanță și interni pe aceeași pagină

" Mulțumită rețelelor sociale, oamenii devin din ce în ce mai eficienți în a-și exprima gândurile mici online, "Spune Taylor. "Wiki le permite să se exprime în felul acesta și le permite oamenilor să audă conversația și să-l păstreze. De asemenea, creează responsabilitate, pentru că știm când cineva a spus ceva, dacă este scris pe wiki.“

De asemenea, vital pentru software-ul de management este colecției sarcina Asana (de același program utilizat la Ordr.in.), care permite angajaților să creeze și să atribuiți sarcini altora - chiar șefului. "Poate fi greu pentru unii oameni, dar ne-am străduit să creăm o cultură de sus în jos unde este bine să trimiteți o sarcină șefului tău. Nu vrem ca oamenii să trimită e-mailuri, vrem ca ei să trimită sarcini ", spune Kirwan. El adaugă faptul că abilitatea programului de a permite comentarii cu privire la sarcini ajută la menținerea răspunderii tuturor.

Crearea unei atmosfere corecte (virtuale)

În timp ce toate aceste instrumente și produse pot menține angajați la distanță și responsabili, toți cei intervievați pentru acest articol sunt de acord că niciun instrument nu merită mult dacă compania dvs. nu are atitudinea și cultura potrivită pentru cazarea angajaților de la distanță. Și unii oameni nu se bazează deloc pe tehnologie.

"Sunt un mare credincios în mișcarea ROWE [Results Only Work Environment]. Este vorba despre tratarea personalului dvs. ca adulți și pentru a le permite să-și gestioneze propriul timp ", spune Ben Eubanks, managerul resurselor umane pentru Pinnacle Solutions, un furnizor de servicii de inginerie și instruire de 70 de persoane, cu sediul în Huntsville, Alabama. Datorită activității sale de antreprenor guvernamental, Pinnacle Solutions administrează în prezent mai mulți angajați aflați în afara biroului de acasă decât în ​​baza acestuia, însă Eubanks spune că Pinnacle nu utilizează produse tehnice specifice pentru a se asigura că își fac treaba.

"Avem un proces riguros de angajare și ne străduim să găsim oameni care ne respectă valorile de bază, pe care le comunicăm devreme și de multe ori. De câteva ori, ne-am confruntat cu oameni care nu se pot descurca cu oamenii de libertate care doresc să se descurce în loc să muncească. Dar putem spune când nu respectă termenele limită și începem procesul de a găsi pe altcineva care poate ", spune Eubanks. "Totul revine la valorile noastre fundamentale și la capacitatea noastră de a le comunica".

Comunicarea este cheia, indiferent dacă gestionați un personal de 2 sau 222. Și puteți găsi o mulțime de produse menite să vă ajute să vă păstrați pe toți fără să vă forțeze să jucați taskmaster.