Cum să blocați datele în aplicațiile dvs.

Aplicațiile de birou de zi cu zi stochează mai multe informații ascunse în documentele pe care le creați și le lucrați decât este posibil să știți. Iată cum să vă asigurați că nu faceți publice date care ar trebui să rămână private.

Datele ascunse în documentele dvs.

Instrumentul de eliminare a ascunselor Microsoft trăiește până la numele său cu documente mai vechi din Office.:

Comentariile jenante sau informațiile de proprietate pot ajunge la audiențe neintenționate. Scenariu:

Sunteți contabilul unei companii a cărei consiliu de administrație v-a cerut să furnizați un rezumat al cheltuielilor și veniturilor care vă cere să colaborați cu mai mulți oameni. Schița raportului dvs. - scrisă în Microsoft Word - schimbă mâinile pentru câteva zile, deoarece diferiți participanți introduc note, întrebări și poate chiar câteva răni impolitice. [Citirea suplimentară: Cum să eliminați programele malware de pe PC-ul Windows]

Curăți documentul înainte de a îl trimite la bord, dar comentariul "Se așteaptă cu adevărat ca oamenii să cumpere această prostie?" (împreună cu numele persoanei care a adăugat-o și data și data creării sale) nu a dispărut - este pur și simplu ascunsă.

Printre tipurile de metadate pe care foile de calcul, documentele Word și prezentările PowerPoint le pot păstra în formă ascunsă (dar ușor de descoperit) sunt numele și inițialele oricui a scris sau editat vreodată documentul; date șablon; revizuirea documentelor; editarea comentariilor; numele computerului, compania al cărei nume apare în informațiile de licență pentru copia dvs. de Microsoft Office și numele unității hard disk sau al serverului în care ați salvat documentul.

Informațiile încorporate, cum ar fi numele serverului de fișiere sau numele de utilizator - care adesea se reciclează ca acreditări de autentificare - fac furtul de date mult mai ușor pentru un spion corporativ. Dacă nu veți publica detaliile rețelei interne a companiei dvs. pentru întreaga lume pentru a vedea, de ce ați da bucăți de acele informații încorporate în documentele pe care le produceți pentru Web? Unele dintre aceste informații sunt disponibile imediat, în timp ce extragerea altor părți din document poate implica utilizarea editorilor de fișiere la nivel binar.

Fix:

Pentru Office XP și 2003, puteți descărca instrumentul Microsoft Remove Hidden Data. Pentru documentele Office 2007, puteți utiliza comanda Document Inspector pentru a vizualiza și (opțional) ștergeți resturile de metadate nedorite din fișierele Word, Excel și PowerPoint. Redacția nereușită

De ce ar trebui să aveți grijă:

datele pentru a ajunge la public prin neglijență reflectă rău asupra dvs. Scenariu:

Cercetătorii de medicină, cercetătorii medicali și instanțele de judecată uneori trebuie să publice versiuni ale notelor private de cercetare, date sau rapoarte pentru consumul public. Atunci când aceste documente conțin informații personale sensibile - nume, numere de securitate socială, adrese de stradă și numere de telefon - este mai ușor să redactați sau să acoperiți acele părți ale documentului, mai degrabă decât să revizuiți fișierul original . barele negre care acoperă numele persoanelor, locațiilor și datelor din documentele tipărite sunt adecvate pentru un raport pe suport de hârtie, dar documentele digitale reprezintă o altă chestiune. Au existat cazuri înalte în care terții au descoperit cu ușurință informații presupuse redactate deoarece persoana care lucra cu documentul nu știa că oricine este echipat cu versiunea completă a Adobe Acrobat poate elimina un bare negru pictat peste text într-un fișier PDF. Dacă aveți nevoie să publicați informații în mod public fără a dezvălui detalii delicate, trebuie să aveți grijă ca redacțiile pe care le faceți să fie ireversibile.

Fix:

NASA are cele mai clare instrucțiuni online care explică acest proces. În documentele Word, este ușor să salvați o copie nouă a fișierului pe care intenționați să o redactați: Asigurați-vă că Modul revizuirilor este dezactivat, apoi introduceți textul peste textul necesar pentru redactare. Pentru a redacta conținutul în fișiere PDF, trebuie să utilizați un plug-in de la o terță parte (cum ar fi utilitarul Redax de 249 dolari) sau să acoperiți textul cu bare negre în fișierul PDF, să convertiți PDF-ul într-o imagine TIFF și apoi reconvertați TIFF la un PDF. Singurul dezavantaj este că cititorii pierd capacitatea de a căuta text într-un PDF care a fost convertit în acest fel.