HyLighter ajută grupurile să colaboreze pe documente

Colaborarea cu alți membri ai echipei tale pentru a crea și a modifica documente este o nevoie obișnuită de afaceri. Dar care este cel mai bun mod de a face față acestei sarcini? Un nou serviciu de colaborare on-line, numit HyLighter, vă permite să utilizați codificarea culorilor pentru a evidenția adnotările pe care serviciul le urmărește separat de documentul original.

Produsele concepute pentru a răspunde nevoilor persoanelor care colaborează pe documente au fost în jur de ceva timp. Un exemplu familiar este capabilitatea Microsoft Word de a urmări schimbările; introdus acum câțiva ani, această caracteristică permite utilizatorilor să marcheze un document Word cu comentarii și sugerate modificări pe care alți colaboratori le pot accepta sau respinge.

Multe servicii web cunoscute oferă opțiuni de colaborare extrem de flexibile, inclusiv accesul la documente partajate. Microsoft Office Live și WebEx WebOffice, de exemplu, vă permit să încărcați documentele pe un site web privat pentru partajare, revizuire și modificare. Basecamp oferă o placă de scriere online pentru colaborare în domeniul documentelor, precum și servicii simple de management de proiect.

HyLighter, prezent în testări beta, este specializat exclusiv în colaborarea cu documente. Oferă beneficii indispensabile în servicii de generare de servicii online mai generice - mai ales o schemă intuitivă de codare a culorilor care evidențiază domenii de interes pentru echipa de afaceri

HyLighter urmărește comentariile și propune modificări separat pentru a nu observa documentul original. De fapt, nu puteți schimba documentul în sine în HyLighter, ceea ce ar putea să nu fie potrivit pentru unii utilizatori. Dar în situațiile în care urmărirea preocupărilor colaboratorilor este importantă, poate fi foarte utilă.

HyLighter a redat incorect litera cu litere mici în documentul PDF importat.

HyLighter este o lucrare în desfășurare, așa că nu aș recomanda să mă bazez pe el exclusiv atunci când lucrați cu documente importante; fii pregătit să folosești altceva dacă te descurci cu ea. De exemplu, serviciul spune că susține documentele în formate Word, PDF și HTML, dar unele PDF-uri pe care le-am încărcat la serviciu nu s-au făcut complet cu fidelitate. (HyLighter recunoaște că unele fișiere PDF multicolumn cu grafică încorporată, cum ar fi cea din imaginea de pe ecran afișată mai sus, pot să nu se afișeze corect.)

Pe de altă parte, documentele Word afișate fără cusur. HyLighter spune că intenționează să susțină eventual adnotările pe fișierele grafice, audio și video

HyLighter Works

HyLighter recunoaște două tipuri de utilizatori: autorul documentului și invitat - persoana pe care inițiatorul solicită să participe la colaborare. Tutorialele scurte animate pe site-ul HyLighter explică mai detaliat ambele roluri ale utilizatorilor.

Procesorul inițiază procesul prin înscrierea la serviciu și încărcarea unui document. Am intrat într-o problemă minoră prima dată când am încercat să mă înscriu: nu am primit o confirmare prin e-mail. Dar într-o a doua încercare în ziua următoare, am avut succes.

După ce v-ați conectat, veți vedea o interfață de rezervă. În partea de sus sunt opțiunile de meniu pentru accesarea documentelor pe care le obțineți și a documentelor la care ați fost invitat să colaborați. Un panou din partea dreaptă conține linkuri pentru schimbarea profilului dvs. și pentru importul documentelor pe care doriți să lucrați în HyLighter.

Importul documentelor este simplu. Furnizați un titlu de document, localizați fișierul pe PC, alocați-i o stare de copyright (securizată, în așteptare sau neaplicabilă) selectată dintr-un meniu derulant, introduceți o descriere dacă doriți și listați adresele de e-mail ale persoanele pe care doriți să le invitați ca colaboratori.

Fiecare invitat primește un mesaj de poștă electronică care solicită introducerea pe document. Înainte de a lucra la un document, invitatul trebuie să creeze un cont HyLighter.

Comentarii, Nu modificări

După ce încărcați un document de pe computerul dvs. la serviciul online (care durează câteva secunde) adnotând-o.

Barele de culori ale lui HyLighter seamănă cu evidențele lumii reale aplicate cu stilouri colorate: acestea nu ascund textul. Tabelele galbene evidențiază pasaje în care ați făcut un comentariu, cele albastre indică comentarii de la alții, iar cele verzi semnalează zone de interes comun. Nuantele mai întunecate de albastru sau verde apar când colaboratorii manifestă un interes deosebit pentru un segment - de exemplu, când mai mulți participanți lasă comentarii despre același text.

Comentariile apar într-un panou din dreapta documentului. Fiecare comentariu apare sub numele autorului său, și făcând clic pe o pictogramă în formă de cutie mică din dreapta numelui autorului devine roșu. Alte pictograme mici vă permit să înlocuiți, să adăugați la comentarii sau să le eliminați.

Când adăugați sau înlocuiți comentarii, apare o casetă de editare a textului simplu, oferind câteva opțiuni de formatare obișnuite, cum ar fi pentru caractere aldine și cursive. Aveți posibilitatea să inserați linkuri către site-uri web sau date de pe un server extern - videoclipuri de pe YouTube, de exemplu - dar nu puteți încărca datele externe în HyLighter în sine.

Butoanele aflate deasupra coloanei de comentarii fac ca documente suplimentare funcții disponibile. Vă permite să creați o notă G - un comentariu general care nu este legat de nicio zonă a documentului. Un buton de comparație vă permite să desemnați ale căror comentarii le vedeți - ale dvs. sau ale colegilor dvs.

Odată ce colaborarea este finalizată, puteți apăsa un buton Export pentru a exporta documentul și comentariile într-un fișier HTML, aparent limitând utilitatea serviciului. (HyLighter intenționează să includă în viitor suport pentru export în formate RTF, PDF și eventual Word)

Între timp, fișierul de ajutor al HyLighter sugerează o soluție care utilizează butonul Easy View: faceți clic pe acesta pentru a genera o fereastră mai restrânsă în care documentul evidențiat apare în panoul superior și în comentariile din panoul inferior. Dacă nu aveți un afișaj foarte mic, veți avea suficient spațiu pentru a deschide aplicația de creare a documentelor (Word, de exemplu) într-o a doua fereastră îngustă alături de fereastra Easy View; atunci puteți efectua modificările manual. Evident, aceasta nu este o modalitate eficientă de a lucra.

HyLighter merită?

Îmi place modul în care HyLighter separă comentariile de document. Majoritatea instrumentelor de colaborare bazate pe Web modifică însăși documentul și, prin urmare, atunci când sunt implicați mai mulți utilizatori, intenția și tonul textului original se pot pierde.

Dacă numai unul sau doi oameni vă revizuiesc documentul, pericolul de înec în comentarii poate fi foarte mic. Între timp, munca suplimentară de transfer de comentarii și modificări la documentul original poate apărea ca un dezavantaj major.

HyLighter este liber să utilizeze în timpul perioadei beta și serviciul arată o promisiune reală. Dacă trebuie să colaborați pe documente, vă recomandăm să încercați să vedeți dacă se potrivește stilului dvs.

Odată ce apare versiunea finală a HyLighter, acesta va fi disponibil ca o aplicație pe care utilizatorii o poate instala pe serverul lor, ca fiind un serviciu găzduit. Prețul nu a fost stabilit.

Richard Morochove este consultant și scriitor IT. Trimiteți-i întrebări cu privire la utilizarea tehnologiei în mediul dvs. de afaceri mici și mijlocii conectate prin e-mail PC World vă poate modifica interogarea și nu poate garanta că toate întrebările vor fi răspunse. >