Asigurați-vă că e-mailul general primește răspuns

Cum gestionează afacerea dvs. e-mailul de interogare generală și de vânzări? În multe organizații, aceste mesaje se adresează unui cont de e-mail partajat, cum ar fi [email protected]. Răspunderea acestora poate fi responsabilitatea oricăruia dintre mai mulți reprezentanți ai companiei.

Dar cum vă asigurați că compania dvs. gestionează cu promptitudine toate interogările trimise către o adresă de e-mail partajată? În lumea afacerilor de astăzi, împărtășirea unui mesaj de e-mail prea lung nu poate explica diferența dintre câștigarea unei comenzi de vânzări și pierderea ei. Și cum împiedicați mai mulți angajați să-și piardă timpul (și oferind clientului o impresie proastă despre procesele afacerii dvs.) răspunzând la aceeași interogare?

Email Center Pro (ECP) vă poate ajuta. Este un nou serviciu bazat pe Web pentru partajarea mesajelor de poștă electronică în rândul colegilor, care pot adăuga comentarii la mesaje și pot folosi șabloane sau pot colabora pentru a produce răspunsuri în timp util.

În funcție de configurarea sistemului, împărtășirea mesajelor poate avea implicații asupra confidențialității. Și ECP nu este conceput pentru a înlocui e-mail-ul dvs. de afaceri; funcționează cu serviciul dvs. existent pentru a vă asigura că personalul dvs. nu renunță la balonul în corespondența sa electronică.

Puteți evalua ECP utilizând un plan gratuit, cu suport publicitar. Planurile plătite încep de la 19 USD pe lună.

Utilizarea Centrului de e-mail Pro

Puteți să vă înscrieți pentru un cont ECP online - și să creați unul sau mai multe cutii poștale - în doar câteva minute. ECP vă recomandă să canalizați poșta la serviciu prin setarea recuperării POP-urilor dintr-o anumită cutie poștală (de exemplu, [email protected]); dar dacă preferați, poți să trimiți poșta în timp ce apare sau pur și simplu să îți dai adresa cutie poștală ECP (deși aceasta va produce o adresă de tip clunkier - ceva de genul [email protected])

utilizați serviciul pentru conturi private, desigur, dar acest lucru va face ca e-mail-ul persoanei respective să nu mai fie privat. Cu toate acestea, atunci când angajații se îmbolnăvesc sau pleacă în concediu sau în concediu de maternitate, folosirea ECP pentru a-și gestiona conturile (poate prin transmiterea temporară a mesajelor către ECP) ​​îi poate ajuta pe colegii să obțină disponibilitatea prin e-mail,.

După ce vă conectați la serviciul online ECP, puteți vizualiza și căuta toate mesajele de poștă electronică din conturile acoperite, care reprezintă o istorie a comunicării cu clienții. De asemenea, pentru a crea o înregistrare mai completă, puteți transmite mesaje mai vechi și mesaje pertinente din conturi individuale care nu sunt gestionate de serviciu.

ECP folosește SpamAssassin ca filtru antispam. Mesajele spam primite nu se iau în considerare în raport cu cotele lunare de mesaje lunare ale serviciului.

Email Center Pro vă permite să alocați mesajele într-o cutie poștală partajată angajaților individuali pentru urmărirea acestora

Un meniu drop-down vă permite să atribuiți un nou mesaj către o anumită persoană pentru urmărire. De asemenea, puteți aranja trimiterea de notificări noi de mesaje și puteți urmări răspunsurile pentru a vedea cât timp un e-mail a rămas fără răspuns - sau adăugați note la un fir de poștă electronică cu un client, pentru a partaja informații cu echipa dvs.

Editorul încorporat vă permite să creați șabloane de mesaje personalizate, reducând timpul necesar pentru realizarea unui răspuns particularizat și introducând un grad de consecvență în răspunsurile companiei dvs.

Dosarele inteligente vă permit să vă organizați e-mailurile prin filtrarea criteriilor specificați - cum ar fi subiectul mesajului sau e-mail-ul care vi s-a atribuit pentru un răspuns. Aceste foldere vă permit să vedeți mai ușor mesajele pe care le considerați cele mai importante.

Este Centrul de e-mail Pro potrivit pentru dvs.?

ECP sa dezvoltat dintr-o nevoie dezvoltatorului de software pentru planificarea afacerilor, Palo Alto Software, -Poștă. Compania spune că, deoarece ECP utilizează infrastructura Amazon Web Services, aceasta are același nivel de siguranță ca și magazinul Amazon.com

Un plan gratuit, susținut de anunțuri în foile de poștă electronică, oferă 1 GB de spațiu de stocare, acceptă 250 de mesaje de poștă electronică nonspam pe lună și găzduiește cinci utilizatori și două cutii poștale. Planurile gratuite plătite gratuit încep de la 19 USD pe lună pentru stocarea de 5 GB, 2500 de mesaje e-mail lunare, utilizatori nelimitați și cinci cutii poștale; aceste planuri includ, de asemenea, un serviciu pentru backupul datelor dvs.

Planul cel mai scump costă 149 dolari pe lună pentru stocarea de 30 GB, 15 000 de mesaje e-mail lunar, comunicații securizate SSL și utilizatori nelimitați și cutii poștale

ECP isn nu este singurul mod de a gestiona e-mailurile partajate. Am discutat despre o strategie mai puțin elegantă (și mai puțin costisitoare) într-o coloană anterioară. Un alt sistem de asistență pentru bilete, cum ar fi Cerberus Helpdesk, este o altă opțiune. Cu toate acestea, ECP este ușor de utilizat și ușor de instalat alături de sistemul dvs. de e-mail existent.

Compania a creat, de asemenea, o promoție pentru cititorii PC World: Introducerea pcworld08 planul standard ($ 19 / lună) vă va oferi dreptul la trei luni de serviciu gratuit.

Richard Morochove este consultant și scriitor IT. Trimiteți-i întrebări cu privire la utilizarea tehnologiei în mediul de afaceri conectat între întreprinderi mici și mijlocii prin e-mail. PC World poate să vă editeze interogarea și nu poate garanta că toate întrebările vor fi preluate.