Economisiți timp și bani cu instrumente de întâlnire online

Dacă sunteți ca mine, probabil că vă urăști să participați la întâlniri de afaceri. Dar au apărut o serie de instrumente utile bazate pe Internet, care pot ajuta programarea grupurilor de lucru și o derula mai eficient. Toate instrumentele lucrează aici în cele mai populare browsere Web, iar cele mai multe dintre ele sunt disponibile gratuit sau pentru taxe lunare destul de mici. Provocarea constă în înțelegerea instrumentului care se potrivește unei situații particulare, deoarece nu toate întâlnirile sunt ținute în aceleași circumstanțe.

Sincronizați mai multe calendare

Desigur, cele mai frecvente situații sunt cele în care doriți să sincronizați un calendar comun, cum ar fi între PDA-ul cuiva și desktop-ul Microsoft Outlook, sau între calendarul unui șef și cel al unui asistent. Multe servicii pot face mai ușor calendarele de distribuire între membrii echipei de lucru (sau chiar între membrii familiei sau prietenii). Atât Calendarul Google, cât și Calendarul Google oferă sincronizare gratuită a calendarului și numeroase alte produse - inclusiv conexiunea Calgoo, Apple MobileMe și iTunes pentru computerele și iPhone-urile, NuevaSync și SugarSync - lucrează cu ambele servicii. BusySync și Spanning Sync pot, de asemenea, sincroniza calendarele iCal ale Apple cu Google Calendar.

Dar aceste servicii de sincronizare nu funcționează întotdeauna corect. O parte din problemă este că majoritatea produselor calendaristice online și de programare utilizează e-mailuri pentru notificarea evenimentelor și invitațiilor și este dificil pentru diverse programe de calendar să recunoască sau să acționeze în mod consecvent asupra unor astfel de mesaje de poștă electronică. O altă problemă este că, dacă primiți un e-mail din programul de agendă cu o adresă URL încorporată, serviciul de antispam corporativ îl poate bloca. Și într-o altă situație, două persoane de pe două servere Microsoft Exchange ar putea dori să programeze o întâlnire comună - este posibil să conectați ambele calendare Exchange astfel încât să se sincronizeze cu același cont Google Calendar, dar poate fi dificil. O soluție potențială pentru ultima problemă este folosirea aplicației Cemaphore MailShadow pentru Google Apps pentru a sincroniza serverele Exchange cu Google Calendar; software-ul costă 60 $ pe contul de e-mail pe an

Un lucru pe care atât Calendarul Google, cât și Calendarul de la Yahoo sunt excelente în acest sens sunt trimiterea mementourilor de e-mail despre recurente întâlniri către o colecție de adrese. Atât timp cât ați introdus adresele potrivite, această funcție funcționează bine.

Permiteți clienților să stabilească întâlniri

Tabloul de bord al TimeDriver vă arată starea diferitelor întâlniri.

Ce se întâmplă dacă doriți ca clienții sau oricare alți oameni care nu sunt angajați de compania dvs. pentru a vă rezerva timpul direct? În trecutul trecut, secretarii numirii vor fi responsabili de calendarul șefului și vor stabili timpi de întâlnire cu creion și hârtie. Acum, puteți îndruma clienții și colegii din afara site-urilor web de planificare de întâlniri, cum ar fi HourTown sau TimeDriver. Aceste site-uri pot afișa orele libere și aglomerate ale angajaților dvs., precum și timpul de inventar disponibil pentru întâlniri. De asemenea, trimit notificări prin e-mail și nu necesită niciun software special dincolo de un browser web pentru a confirma numirea. Puteți să ajustați cu ușurință programul atunci când ieșiți din oraș sau sunteți altfel indisponibil. Ambele servicii sunt disponibile la un cost rezonabil: TimeDriver are un test gratuit de 90 de zile și este de 30 de dolari pe an ulterior; HourTown oferă trei planuri diferite, inclusiv una gratuită, care permite efectuarea a două rezervări lunare.

Stabiliți un timp de întâlnire comun sau un program Shift

La SetMeeting este relativ ușor să organizați o întâlnire între participanți din diferite companii. Ce zici de o situație în care doriți să organizați un timp de întâlnire comun pentru persoanele care vin din companii diferite? Un organizator de întâlniri ar putea trimite o notificare prin e-mail cu o serie de posibile perioade deschise și să ceară fiecărui participant să verifice care dintre acele timpuri lucrează pentru aceștia. Dar dacă ați încercat vreodată să organizați o astfel de întâlnire, știi cât de repede poți fi îngropat sub toate răspunsurile prin e-mail.

Serviciile gratuite SetMeeting.com (de la agentul de întâlnire) și Doodle sunt utile în acest sens. Scăderea cea mai mare a SetMeeting.com este că odată ce inițiați procesul, acesta nu vă permite să schimbați locația de întâlnire fără a anula și a începe de la zero. Doodle, care este mai puțin sofisticată și are mai puține caracteristici, este într-adevăr mai mult un dispozitiv de vot pentru a vă ajuta să găsiți un timp obișnuit; dar poate fi atractiv dacă asta e tot ce vrei să faci.

Schedulefly are chiar și o aplicație Facebook, astfel încât să poți integra calendarul tău acolo.

O altă situație ar putea implica, de exemplu, un număr mare de lucrători în schimburi voluntari ale căror timpuri de timp doriți să le coordonați. Deși acest lucru nu este cu adevărat o problemă de planificare a întâlnirilor, poate fi o sarcină dificilă dacă încerci să o rezolvi manual sau să încerci să faci aranjamente printr-o mulțime de e-mailuri înapoi și înapoi. Serviciile cu plată Schedulefly și Shiftboard sunt concepute în acest scop. Primul a fost dezvoltat pentru personalul din restaurante, în timp ce acesta din urmă a fost inițial construit pentru piața serviciilor medicale. Ambele au extins de atunci focalizarea lor, și pot rula în orice browser Web. Programul Schedulefly începe de la 20 USD pe lună pentru până la 19 utilizatori; Shiftboard-ul începe de la 50 USD pe lună pentru cinci intrări unice. Taxele cresc pentru grupuri mai mari. Schedulefly are un plug-in Facebook, de asemenea, pentru a putea coordona și a anunța momentele de schimb acolo.

Trimiteți alerte de călătorie către colegii Far-Flung

Pagina principală a Tripit vă arată călătoriile viitoare și cine va călători în apropierea orașului dvs..

Un serviciu destul de neobișnuit este oferit de Tripit.com. Ideea din spatele site-ului web este să vă postați aranjamentele de călătorie și să utilizați caracteristicile sale de socializare pentru a le spune asociaților și prietenilor dvs. atunci când călătoriile dvs. vă vor duce în vecinătatea lor sau pentru a afla când vor fi în gâtul tău din pădure. Desigur, stabilirea acestui lucru înseamnă trimiterea mai multor invitații la o altă rețea socială și obținerea a cât mai multor persoane (sau cel puțin celor pe care doriți să le vedeți față în față) pentru a vă alătura cercului Tripit. Dar, odată ce ai rețeaua de prieteni, notificarea lor despre călătoria ta este relativ ușoară: trebuie doar să transmiteți confirmarea prin e-mail pentru rezervarea de rezervare a companiei dvs. sau a unei companii la o adresă specială ([email protected]), iar site-ul va analiza automat informațiile din confirmare, aflați cine călătoresc și postați itinerarul călătoriei în rețeaua dvs. Serviciul este gratuit și se poate integra cu rețeaua dvs. LinkedIn, astfel încât nu trebuie să asamblați rețeaua de notificare de la zero.

După cum puteți vedea, toate tipurile de servicii bazate pe Web vă pot ajuta să programați și să vă coordoneze mai eficient întâlnirile în persoană. Acum, dacă numai cineva ar dezvolta un serviciu care ar putea să anunțe pe toată lumea că aveți o întârziere de 10 minute pentru întâlnirile dvs.