ȘApte modalități esențiale de reducere a costurilor tehnice

Costurile tehnologice pot să mănânce cu ușurință orice buget - câteva upgrade-uri software și noi sisteme, o altă persoană IT care să vă gestioneze rețeaua acolo - și, înainte de a ști, ați erodat complet profiturile.

Dacă afacerea dvs. are doar două persoane sau două sute, aceste sfaturi vă pot ajuta să reduceți costurile, să economisiți bani și să vă concentrați asupra a ceea ce este cu adevărat important: linia de jos.

1. Utilizați software-ul open source și software-ul liber

Să ne confruntăm cu acest lucru - când încercați să vă mențineți afacerea pe linia de plutire, plinking o mulțime de bani pentru software-ul off-the-raft doare ca a lua o cavitate umplut fără Novocain. Din fericire, software-ul freeware și low-cost poate fi o surpriză plăcută în ceea ce privește robustețea și funcționalitatea.

În timp ce nu este atât de lustruit ca suita Microsoft Office (dar nu atât de multă memorie sau resurse), OpenOffice.org este o aplicație gratuită, alternativă open-source cu o suită completă de aplicații pentru procesarea de text, foi de calcul, prezentări și baze de date compatibile cu Microsoft Office. Deși aplicațiile OpenOffice vă permit să faceți aproape orice puteți face în Microsoft Office, interoperabilitatea dintre cele două suite nu este perfectă. De exemplu, dacă utilizați caracteristica Modificări de urmărire a textului, poate fi dificil să ștergeți sau să modificați modificările ulterioare când utilizați documentul în OpenOffice și invers.

Google Docs este o altă alternativă viabilă și gratuită pentru Microsoft Office - și nu are niciun software de descărcat sau instalat. Deși nu este aproape la fel de funcțional ca Office sau OpenOffice, funcționalitatea sa de bază și interfața simplificată pot fi tot ce veți avea nevoie vreodată.

Crearea fișierelor PDF poate fi crucială pentru afaceri, dar cheltuirea 450 USD pe Acrobat Professional nu este. CutePDF este un program gratuit care exportează fișiere în format PDF. Doar descărcați și instalați-l; din fișierul țintă, alegeți Fișier • Imprimare, și selectați CutePDF din meniul imprimantei. (Dacă utilizați OpenOffice sau Google Docs, nu veți mai avea nevoie să instalați CutePDF - ambele vă permit să exportați direct în PDF.)

2. Telecommute

Gartner Research estimează că până în 2009, mai mult de 25% din forța de muncă din S.U.A. va telecomanda. Telecomunicațiile vă permit să economisiți costurile cu gazele, dar puteți rămâne la fel de productiv atunci când lucrați acasă, datorită unor instrumente care facilitează conectarea și colaborarea (aproape ca și cum ați fi în birou).

Wikis simplifică pentru a posta text sau documente astfel încât un grup să poată face comentarii sau schimbări. Unele wiki-uri sunt gratuite și publice, în timp ce altele sunt mai concentrate asupra întreprinderii, cu caracteristici de securitate mai robuste. PBwiki oferă trei arome: Business, Academic și Personal. Site-ul include instrumente de editare WSIWYG, spațiu de stocare, criptare SSL, notificări automate prin e-mail sau RSS și controlul accesului. De asemenea, oferă prețuri rezonabile pentru afaceri - este gratuit pentru unul până la trei utilizatori, 8 dolari pe lună pentru fiecare utilizator pentru 4 până la 99 de utilizatori și 6 dolari pe lună pentru utilizatori pentru 1000 până la 4 de utilizatori.

Documentele Google menționate mai sus sunt, de asemenea, prietenos, oferind un mod accesibil și ușor de a partaja fișiere (și de a păstra fișierele cu privire la modificări). Odată ce ați creat un fișier în Google Docs, pur și simplu invitați alte persoane să colaboreze online. Când ați terminat, puteți exporta fișierul în Word, Excel, PDF sau PowerPoint.

Dacă vă gândiți la crearea unei VPN (rețea privată virtuală), servicii precum LogMeIn Hamachi pot fi doar biletul dvs. la acces la distanță VPN la distanță fără dureri de cap. LogMeIn Hamachi promite o configurare ușoară folosind tehnologia peer-to-peer pentru a permite angajaților din afara locației să acceseze fișierele. Serviciul funcționează în firewall-ul dvs. și costă doar 5 dolari pe lună pentru o licență de utilizator.

Dacă compania dvs. nu are și nu are nevoie de un server centralizat, Desktop Central este o modalitate de a partaja documente online fără înființat. Site-ul permite grupurilor mari sau mici să împărtășească cu ușurință fișiere, să urmărească cine a verificat ce fișiere (sau le-a modificat) și a configura desktop-uri separate pentru mai multe grupuri de utilizatori.

Planul gratuit vă oferă 25 MB de spațiu și suportă două spații de lucru cu câte cinci utilizatori. Cel mai mic plan plătit este de 25 USD pe lună pentru trei spații de lucru, 10 utilizatori fiecare și 500 MB de stocare a fișierelor. La nivel înalt, 249 de dolari pe lună vă primesc 100 de spații de lucru, 100 de utilizatori interni (angajați) și 100 de utilizatori externi (furnizori, clienți sau parteneri), 25 GB de stocare și branding personalizat. O taxă suplimentară aduce o securitate suplimentară și întâlniri web.

Pentru mai multe sfaturi și studii de caz, consultați Ghidul de resurse pentru telecomunicații al PC World

3. Țineți întâlniri online

De ce zburați pentru a vedea un client atunci când puteți organiza o întâlnire în spațiul cibernetic? Folosind software-ul gratuit de conferințe video, cum ar fi Skype, aveți nevoie doar de o cameră Web, un PC și o conexiune la Internet - economisiți bani nu numai pe costurile de călătorie, ci și pe distanțe lungi. Skype nu face apeluri uneori și poate fi static, deci țineți câteva întâlniri înainte de a vă lăsa linia de telefon complet.

Dacă doriți să faceți upgrade la un serviciu de conferințe Web mai robust, WebEx-ul Cisco vă permite să partajați documente, patru Webcam-uri și vă permite să rulați prezentări de pe desktop.

GoToMeeting este o altă soluție care oferă VoIP, acceptă întâlniri cu până la 15 participanți și vă oferă prezentări, colaborări sau instruiri de pe desktop, economisind bani pe călătorii costurile și spațiul de întâlnire. Cine nu dorește să facă prezentări în pijamalele lor?

Pentru cei mai aventuroși, Second Life vă permite să creați un avatar gratuit și să vă întâlniți "în lume", să faceți prezentări video și să organizați întâlniri virtuale sau sesiuni de instruire. De asemenea, puteți achiziționa spațiu de birou în Second Life dacă doriți să vă creați un loc mai permanent pentru ca angajații să se întâlnească și să colaboreze.

4. Cumpărați hardware-ul recondiționat

În timp ce rupeți o cutie care conține un nou computer strălucitor este o ființă fără egal, salvând afacerea dvs., un pachet este un al doilea. Cumpărarea hardware-ului recondiționat (aproape nou) este o modalitate excelentă de a obține o înțelegere.

Dacă aveți ochii pe o anumită marcă de calculator, mergeți la site-ul producătorului pentru a găsi oferte pe sisteme renovate. Dar rețineți că fiecare furnizor definește un alt mod recondiționat. De exemplu, Dell vinde trei tipuri de calculatoare recondiționate, toate fiind testate și restaurate la specificațiile fabricii: Certified Refurbished include laptop-uri și desktop-uri care au fost returnate Dell și pot avea mici dungi cosmetice sau pete; Anterior comandat nou înseamnă un PC care a fost expediat nou, însă clientul a decis să returneze sistemul fără a fi încărcat; Produsele Scratch și Dent pot apărea puțin mai "uzate" în exterior, dar funcționează bine și nu conțin zgarieturi sau zgârieturi pe zona de sprijin pentru palmă sau pe ecran.

Magazinul Dell Outlet vă permite să căutați desktop-uri Dell renovate, accesorii și laptop-uri în funcție de gama de prețuri; majoritatea articolelor costă până la 35% mai puțin decât retailul. De exemplu, un laptop Inspiron 1720 cu încuietoare Flamingo Pink, cu un procesor Intel Core 2 Duo, un monitor LCD de 17 inchi și un hard disk SATA de 120 GB, a fost de 879 dolari pe site-ul Dell Outlet. Pretul depinde de faptul daca elementul are zgarieturi si urme, indiferent daca a fost comandat nou, si alti factori. Și dacă nu sunteți mulțumit de achiziția dvs., puteți să returnați produsele în termen de 21 de zile de la data expedierii, mai puțin o taxă de reîncărcare dacă produsul nu este defect.

Dacă sunteți un devotat Mac, Apple vinde produse renovate prin magazinul său online. Dar nu vă așteptați la economii uriașe - unele dintre produsele noi sunt doar 200 de dolari mai puțin decât prețul de vânzare cu amănuntul. Cu toate acestea, în unele cazuri, puteți salva mult mai mult. O privire recentă la Apple Store a relevat un MacBook Air recondiționat (cu un procesor Intel Core 2 Duo de 1.6 GHz, un ecran luminos de 13,3 inci, 2 GB de memorie, un hard disk PATA de 80 GB și un iSight încorporat aparat de fotografiat) listat la 1499 dolari, comparativ cu 1799 dolari cu amănuntul. Un iMac recondiționat (cu un procesor Intel Core 2 Extreme de 2,8 GHz, afișaj lat cu ecran lat de 24 inch, 2 GB de memorie, un hard disk de 500 GB și o cameră iSight încorporată) a fost listat la prețul de 1599 dolari, comparativ cu retailul de 2299 USD.

Produsele renovate ale Apple sunt acoperite de o garanție de un an și puteți cumpăra și o garanție extinsă. Produsele recondiționate ale Apple sunt "pre-deținute", însă site-ul Apple susține că fiecare articol este supus unui "proces de restructurare strictă înainte de a fi oferit spre vânzare". Unele produse au fost returnate, în timp ce altele au fost aduse înapoi din cauza problemelor tehnice. Pentru a citi lista completă a testelor și calificărilor recondiționate, vizitați site-ul Apple

Amazon.com oferă o listă lungă de revânzători de calculatoare recondiționate, iar evaluările vânzătorului site-ului vă permit să știți imediat cu ce anume aveți de-a face. De asemenea, vânzătorii raportează starea echipamentului cu un sistem de rating: Bine, Ca nou, Reamenajat și așa mai departe. Sub garanția de cumpărare sigură a companiei Amazon, vânzătorii vă vor permite să returnați articolele dacă sunt defecte.

De asemenea, eBay oferă o mulțime de oferte. În calitate de cumpărător, veți ști imediat dacă vânzătorul este umbros sau reputabil pe baza recenziilor utilizatorilor. Căutați un vânzător cu o cantitate mare de feedback pozitiv, cel puțin 95%. Asigurați-vă că faceți clic pe feedback-ul cumpărătorului pentru a vedea comentariile înainte să vă scufundați și să licitați. La fel ca Amazon, eBay îi întoarce pe cumpărători și comunitatea va scoate pe cineva afară dacă nu este la nivel.

Sistemele renovate nu pot fi în niciun fel de garanție și vânzătorul vă poate vinde "așa cum este". Acesta poate fi un coșmar dacă, de exemplu, sistemul de operare este instalat pur și simplu pe un nou hard disk și unitatea este blocată înapoi în computer. Asigurați-vă că puneți întrebări vânzătorului înainte de a cumpăra.

5. Reducerea costurilor de imprimare

Potrivit GreenBiz.com, nu trebuie să cheltuiți bani pentru a fi verde. Puteți economisi costuri de hârtie dacă copiați pur și simplu paginile de pe ambele părți sau folosiți antetul învechit pentru memorii interne. Dacă biroul tău transmite în prezent angajaților hârtie, încercați să publicați în schimb memoriile într-o locație centrală (cum ar fi o placă lângă răcitorul de apă) unde oamenii se adună în mod normal și o vor vedea.

Un alt sfat pentru economisirea banilor modul de proiectare al imprimantei pentru a reduce consumul de cerneală și pentru a înlocui cartușele mai rar. Modul de draft este mult mai rapid și utilizează mai puțină cerneală. Când imprimați e-mailuri și pagini web, verificați opțiunea "prietenoasă pentru imprimantă".

Cartușele de tipărire color mai costă mai mult, prin urmare, imprimarea în tonuri de gri folosind doar cartușul negru poate economisi bani și veți înlocui cartușul color mai puțin de multe ori. Majoritatea imprimantelor oferă o mulțime de setări, așa că verificați software-ul imprimantei pentru a vedea ce caracteristici pot economisi bani.

Dacă rareori imprimați, dar cerneala dvs. scade oricum, aceasta se poate datora faptului că imprimanta dvs. curăță automat capetele de imprimare. Pentru a evita acest lucru, imprimați regulat (cel puțin o dată pe săptămână) pentru a evita acumularea de cerneală.

Urmăriți video PC World, "Cum să economisiți bani pe imprimare", pentru mai multe idei. Externalizarea lucrărilor

Multe întreprinderi nu au un profesionist IT cu normă întreagă sau au o persoană foarte suprasolicitată care gestionează rețeaua și sistemele. Sau poate aveți un proiect Web care are nevoie de finisare sau un simplu comunicat de presă pe care ați dori să-l fi scris, dar nu aveți personalul.

În loc să angajeze un manager de călăreți (ale cărui taxe se pot executa între 10 și 40% nou salariu de angajare primul an) sau o agenție temporară, utilizați unul dintre multele site-uri independente care abordează tot felul de funcții de locuri de muncă și nu costă un ban. eLance.com este un fel de piață de freelancer unde antreprenorii publică CV-uri, portofolii, referințe și detalii despre activitatea lor. Angajatorii pot posta posturi sau pot invita freelancerii să liciteze direct. eLance testează profesioniștii independenți pe site-ul din domeniile lor de competență pentru a-și certifica abilitățile și le permite clienților să posteze feedback după ce au fost finalizate lucrările.

Guru.com este un serviciu similar care vă permite să căutați într-o listă de freelanceri disponibile pe categorii,, atribuie munca, vizualizează portofolii și apoi plătește pentru muncă după ce este terminată. Fiecare profesionist este revizuit de angajatorii anteriori și clasat în funcție de feedback. Site-ul oferă o gamă largă de categorii de locuri de muncă - juridic, programare, marketing, CAD, fotografie - și este gratuit pentru angajatori.

7. Utilizați software-ul de virtualizare

Software-ul de virtualizare oferă numeroase avantaje de economisire a costurilor, cum ar fi consolidarea serverelor și reducerea timpului de backup și recuperare. Și pentru că aveți mai puține servere, economisiți bani pe factura dvs. de energie.

Ofertele standard ale industriei VMware rulează gama, din suite pentru gestionarea centrelor de date mari către VMware Workstation pentru a rula mai multe sisteme de operare pe un singur computer. Prin utilizarea VMware, puteți testa noi sisteme de operare sau puteți încerca noi programe fără riscuri. Playerul VMware este disponibil gratuit, permițându-vă să importați imagini de rezervă sau să partajați date

Virtual Server-ul Virtual și Virtual PC-ul Microsoft (căutați la microsoft.com) vă permit să testați virtualizarea și să încercați instrumentul de virtualizare al companiei Silverlight.

Parallels este una dintre cele mai cunoscute soluții Mac-friendly. Software-ul Parallels rulează pe gazde Windows și Linux, precum și pe Mac cu produsul Parallels Desktop pentru Mac. (VMware a urmat exemplul și oferă acum și o aplicație Mac). Parallels oferă pachete de virtualizare pentru desktop, server și automatizare, cu prețuri mai accesibile decât VMware.

Dacă preferați ruta open-source, FreeVPS este o alternativă viabilă la software-ul comercial menționat mai sus. Ca și în cazul altor produse software cu sursă deschisă, FreeVPS nu oferă suport oficial, însă documentația completă este disponibilă pe site-ul web.

În timp ce economia poate fi incertă, o combinație de software liber, servicii gratuite și un pic de savvy poate ajuta orice afacere să își reducă costurile tehnologice.