Obțineți instrumentele de urmărire a cheltuielilor de afaceri pentru birou mici

ExpenseWatch ajută întreprinderile mici și mijlocii să urmărească și să aprobe costurile companiei printr-o aplicație bazată pe browser. Dacă utilizați un sistem bazat pe hârtie sau alt tip de sistem pentru a gestiona solicitările de achiziție și facturile, serviciul ar putea economisi costurile forței de muncă prin automatizarea acestor procese. De asemenea, vă puteți economisi bani cu ajutorul instrumentelor de audit, oferind noi perspective asupra locului în care puteți reduce bugetele. Aceste instrumente sunt standard la companiile mari, dar ExpenseWatch ar putea pune echipamentul dvs. mai mic pe picior de egalitate.

ExpenseWatch este împărțită în licențe de utilizare lunară pentru fiecare dintre cele trei instrumente: călătorii și divertisment, achiziții și gestionarea facturilor. În mod esențial, veți avea nevoie de o licență pentru fiecare utilizator concurent, cum ar fi numărul de persoane care călătoresc în mod obișnuit pentru primul sau unul pentru fiecare departament pentru cumpărare. Fiecare licență de călătorie și divertisment costă 16 USD, în timp ce celelalte două tipuri costă 31 USD fiecare. (Este disponibil, de asemenea, o încercare gratuită.)

Instrumentul de călătorie și divertisment permite angajaților de pe drum să introducă costuri directe, așa cum se întâmplă. Veți putea configura parametri automatici pentru aprobare - cum ar fi un cost de cină pentru clienți de până la 35 USD / persoană - sau să acceptați manual tranzacțiile. Apoi, aceste elemente pot fi direcționate în mod automat către departamentul dvs. contabil pentru rambursare și alte contabilitate. Funcțiile de audit - cum ar fi compararea venitului clientului de vânzări cu cheltuielile de schimbare a acestuia - vă pot ajuta să obțineți o perspectivă mai mare asupra modului în care cheltuiți.

[Citirea suplimentară: cele mai bune servicii de streaming TV]

angajații fac solicitări de materiale de birou sau obiecte mai mari, păstrând aceeași pistă de autorizare automată sau manuală. Puteți efectua achiziții cu mai multe site-uri web, printre care Dell, CDW și Office Depot, care introduc automat acele tranzacții în sistemul dvs. Sau puteți introduce detaliile de achiziție manual. Rapoartele detaliază cât de mult cheltuiți la cei mai mari furnizori; puteți utiliza aceste date pentru a negocia cu discounturi sau alte avantaje.

Instrumentul de gestionare a facturilor urmărește bugetarea și plata lucrărilor contractuale și a altor facturi. Ca și celelalte două instrumente, acesta stabilește un flux de lucru și un proces de aprobare. Documentează cine a aprobat un contract și o factură și de la care buget provin. Facturile care au fost făcute cu instrumentul de cumpărare includ în mod automat acea broșură, dar pot fi adăugate și facturi independente. Și mulți parametri, cum ar fi limitele bugetului, vă pot ajuta să urmăriți aceste costuri.

Dacă compania dvs. crește și cheltuiește mai mult, aceste instrumente de cheltuieli și de audit pot fi deosebit de utile. Poate că ați adăugat noi angajați care au nevoie de achiziții sau au bugete mai mari; veți avea grijă ca afacerea să nu devină risipă. Sau dacă vă confruntați cu momente mai slabe, puteți utiliza instrumentele pentru a simplifica procesul dvs. de aprobare și pentru a indica locațiile pentru a reduce costurile. În ambele situații - sau o combinație a celor două - ExpenseWatch ar putea fi doar ceea ce aveți nevoie pentru a păstra o afacere înfloritoare.

Zack Stern este un scriitor și editor independent în San Francisco.