ÎNcepeți să începeți cu Evernote for Business

Dacă personalul dvs. are nevoie pur și simplu de o aplicație de notare, Evernote este o alegere evidentă - este gorila de 800 de lire sterline, care a crescut în cinci ani la 50 de milioane de utilizatori. Dar programul oferă, de asemenea, un sortiment eclectic de caracteristici de productivitate, și acolo unde utilitatea sa în mediile de afaceri este mult mai puțin evidentă.

Da, Evernote rulează pe aproape toate platformele și poate captura orice informație colectați în sălbăticie, inclusiv note, imagini, clipuri video, link-uri, înregistrări vocale și chiar mâniați scrise de mână. Aplicația este împachetată cu posibilitate, dar CEO-ul Evernote admite că utilitatea nu este imediat evidentă. Incercati-l pentru cel putin cateva saptamani, spune Phil Libin si veti aprecia modul in care Evernote ofera acces direct la tot ceea ce ar putea sa marcheze mental si fizic in timpul unei zile de lucru.

creierul ", pe care nu știați că ați putea trăi fără.

De ce Evernote?

Oriunde accesul este un punct de vânzare important.

Evernote poate arhiva înțelepciunea organizațională. Gândiți-vă la notele pe care le-ați scris pe carte de vizită acum doi ani. Sau instrucțiunile managerului pe care l-ați înregistrat (din fericire) săptămâna trecută. Sau articolul obscur pe care l-ai tăiat despre un concurent cheie. Acum, dacă restul colegilor dvs. ar putea accesa astfel de date Evernote de pe orice dispozitiv și dacă ați putea accesa și datele lor? Cu Evernote, acea arhivă de date nu colectează praf. În schimb, crește și se adaptează împreună cu afacerea dvs.

Versiunea de bază a programului Evernote este gratuită pe desktop, în browser și pe toate sistemele mobile majore. Poate angajații dvs. o folosesc deja. Acest articol vă va ajuta să vă înscrieți la Evernote Business plătit, lansat în decembrie anul trecut. Serviciul de afaceri permite companiei dvs. să gestioneze centralizat conturile Evernote ale angajaților pentru 10 USD pe utilizator pe lună sau 120 USD pe an. Anterior, ați putea alege între versiunile personale ale Evernote și Evernote Premium (45 de dolari pe an), care oferă mai mult spațiu de stocare, notebook-uri offline și opțiunea de a permite altor persoane să editeze notebook-urile dvs.

Conducătorul principal al Evernote, Microsoft OneNote, este inclusă cu cele mai recente versiuni de Office, dar o licență de birou autonomă costă 70 $, iar versiunea Mac nu este disponibilă. Versiunile gratuite ale lui OneNote pentru iPhone și iPad ale Microsoft sunt limitate la 500 de note fiecare, spre deosebire de 10000 pe Evernote.

O încălcare recentă a securității a provocat Evernote să-și intensifice măsurile de securitate cu autentificare cu două factori, veste bună pentru păstrarea datelor dvs.

Configurați-vă utilizatorii

Starea administratorului

Accesați pagina Evernote Business și introduceți adresa dvs. de e-mail de lucru în caseta Începeți pentru a crea un nou cont de administrare a companiei. Puteți utiliza contul dvs. Evernote existent dacă sunteți deja un utilizator sau creați unul nou. Odată ce introduceți câteva informații de bază, alegeți planul dvs. de plată.

Pentru o afacere foarte mică, adăugarea de utilizatori este la fel de simplă ca introducerea în adrese de e-mail și făcând clic pe Invitați utilizatori. Opțiunea este disponibilă fie de la pagina de pornire a Administratorului consolei de afaceri, fie de la subsecțiunea Adăugați utilizatori. Dacă doriți ca toți cei din compania dvs. să vă înscrieți la Evernote, dar nu doriți să introduceți unul câte unul acele adrese de e-mail, atunci permiteți oricui al cărui adresă de e-mail să vă împărtășească numele de domeniu pentru a crea un cont pentru el însuși. Dacă angajații dvs. au deja conturi Evernote sub acele adrese de e-mail, ele vor fi actualizate la Evernote Business.

Dacă sunteți într-o companie mare și doriți să evitați să adăugați mii de angajați manual și să vă amintiți să le ștergeți conturile atunci când părăsesc ulterior compania, veți dori integrarea cu sistemul Active Directory, LDAP sau alt sistem de conectare corporativă. Evernote nu oferă această funcție, dar vă puteți îndrepta către opțiuni terțe, cum ar fi OneLogin.

Dacă sunteți un începător Evernote, notebook-urile dvs. vor porni ca o martoră goală.

Odată ce ați introdus utilizatorii în sistem, panoul Gestionați utilizatorii vă permite să ștergeți pe oricine părăsiți compania. Consola de administrare vă permite să vedeți detaliile de facturare și istoricul dvs., precum și să gestionați notebook-urile și etichetele. Toate aceste ecrane sunt ridicol de simplu de utilizat. De exemplu, puteți să căutați cu ușurință conturile utilizatorilor dvs. și să trageți oricare dintre notebook-urile lor legate de lucru în biblioteca de afaceri a companiei. (Mai multe detalii despre modul în care Evernote îți organizează informațiile.) Dacă utilizatorii tăi au marcat căsuțele personale, nu le poți vedea. De asemenea, puteți exporta sau șterge notebook-urile din acest cont central

Configurați datele de afaceri

Înțelepciunea colectivă a angajaților vă va alimenta Biblioteca de Afaceri

Evernote organizează informații în note-fragmente individuale de date salvate de pe Web sau lumea în ansamblu - o bucată la un moment dat. Deoarece Evernote stochează materiale media bogate, o notă poate fi o fotografie smartphone a unui bilet de parcare, textul unei note, o listă de cumpărături, o înregistrare audio sau o pagină web. Lista continuă.

Puteți adăuga note la notebook-uri, pe care le puteți adăuga apoi la stive de notebook-uri. Acestea sunt toate cuvinte cheie-cheie pe care le atașați la note, pentru a le ajuta pe utilizatori să le caute mai târziu. Totul apare în Biblioteca dvs. de afaceri, un depozit comunitar pentru companie.

Spațiul de lucru Evernote prezintă trei tipuri de notebook-uri: notebook-urile personale, notebook-urile de afaceri și notebook-urile din Biblioteca de afaceri a companiei. Notebook-urile personale sunt private, dar le puteți împărți, dacă doriți, cu oricine din interiorul sau exteriorul companiei.

Notebook-urile de afaceri sunt accesibile administratorului companiei dvs. Evernote, dar nu și altor angajați, cu excepția cazului în care le împărțiți cu acești indivizi sau adăugați-le la Biblioteca de afaceri. Notebook-urile din Biblioteca de afaceri sunt accesibile pentru oricine din companie

Notebook-urile organizează note.

Pentru a partaja un notebook într-un browser Web, faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a numelui notebook-ului. În versiunea desktop, faceți clic dreapta pe numele notebook-ului.

Nu puteți muta un notebook din secțiunea personală în secțiunea de afaceri, dar puteți muta note individuale în versiunea desktop a Evernote: pur și simplu faceți clic dreapta pe nota nume, faceți clic pe mutați Nota și selectați numele notebook-ului destinație.

Pentru a muta întreaga serie de notebook-uri în categoria de afaceri, creați mai întâi noi notebook-uri necompletate în secțiunea de afaceri și apoi mutați sau copiați note. Puteți grupa note în notebook-uri și colecta notebook-uri în stive - glisați un notebook pe altul în browser sau pe desktop client pentru a crea un stack.

Dacă aveți nevoie de mai multe niveluri de organizare, puteți cuiburi pe termen nelimitat. Stivele și ierarhiile de etichete pe care le-ați configurat, chiar și în notebook-urile de afaceri, sunt ale tale. Amintiți-vă că stivele sunt doar pentru organizarea vizuală, nu imbricate ca un sistem de fișiere

Faceți lista de etichete atâta timp cât doriți.

Dacă nu vă puteți deranja să faceți toate aceste depuneri manuale ale notelor, doar profitați de caracteristicile puternice de căutare ale Evernote pentru a găsi informațiile de care aveți nevoie în propriul spațiu de lucru sau în biblioteca companiei. Funcția de căutare se extinde chiar și la recunoașterea caracterelor pe notele scrise de mână.

Împuterniciți-vă afacerea

Ați configurat contul dvs. de afaceri și ați împărtășit unele documente cu colegii. Acum ce?

Pentru a te juca cu Evernote Business și pentru a afla cât de puternic poate fi, folosește-l la următoarea întâlnire. În secțiunea Business Notebooks din contul dvs., creați un nou notebook pentru întâlnire și trimiteți-l împreună cu colegii. Apoi accesați-l prin intermediul laptopului, tabletei sau smartphone-ului la întâlnirea în sine.

Evernote memorează automat notele atunci când utilizați un browser sau un client mobil, astfel încât colegii dvs. să poată vedea imediat ce ați adăugat. Pe clienții PC și Mac, Evernote salvează note conform unui program pe care îl specificați, cum ar fi la fiecare 15 minute sau o dată pe zi. De asemenea, puteți sincroniza manual notele în orice moment.

Oricine poate contribui cu note la notebook-ul comun și poate continua să colaboreze după încheierea întâlnirii. Dar nu vă opriți la distribuirea atașamentelor documentelor sau a paginilor web tipărite. Dacă colegii dvs. au adus propriile tablete sau laptop-uri la întâlnire, nu este nevoie să imprimați documente pentru fiecare participant.

Aveți posibilitatea să faceți contactele tuturor oamenilor prin împărtășirea lor cu compania. fotografiați fotografii de cărți de vizită și adăugați-le ca note în notebook-ul comun, pentru o înregistrare ușoară a celor care au participat. Cardurile de vizită sunt pe deplin accesibile, deoarece Evernote are încorporat recunoașterea optică a caracterelor.

Dacă dispozitivul dvs. are intrare audio, înregistrați o parte din întâlnire. Recunoașterea vocală încorporată este disponibilă atât pe iOS, cât și pe dispozitivele Android, dacă doriți ca înregistrarea să fie transcrisă automat.

Dacă grupul dvs. utilizează o tablă albă pentru brainstorming în timpul întâlnirii, faceți o fotografie pentru ao salva mai târziu. Din moment ce Evernote poate citi scrierii de mână, veți putea căuta și notele de pe tablă.

Și vorbind de scriere de mână, dacă preferați să scrieți mai degrabă decât de tip, luați note manuale direct pe dispozitivul mobil sau cu stiloul dvs. Livescribe, sau scrieți pe un strat de hârtie și apoi faceți clic pe fotografiile paginilor.

Profitați de puterile de recunoaștere a caracterului și de recunoașterea vocii ale lui Evernote.

Evenimentul pe care îl participați are un feed Twitter? Salvați toate tweeturile asociate într-o notă Evernote prin stabilirea unui proces IFTTT. IFTTT (dacă aceasta, atunci că este) este un instrument gratuit, terță parte, care vă permite să creați procese automate simple. În plus față de monitorizarea fluxurilor de Twitter, IFTTT poate trage în Google Știri și alerte de căutare Google, precum și fluxuri RSS de pe orice blog sau publicație online. Notele dvs. vor fi ușor de găsit mai târziu în Evernote, organizate cu celelalte note din întâlnire și, la fel ca notele de pe tablă, vor fi pe deplin căutate. Când voi și colegii dvs. veți reveni la birou, toată lumea va putea accesa aceleași înregistrări ale evenimentului și va continua să colaboreze.

Acesta este doar începutul modurilor creative în care compania dvs. poate colabora și lucra mai eficient cu Evernote.