Creați reguli de folder în perspectiva MS pentru e-mailurile primite - ghidarea tehnologiei

Mulți dintre voi trebuie să utilizeze MS Outlook ca client de e-mail. De asemenea, șansele sunt că ai integrat mai multe conturi de e-mail pentru a livra mailuri clientului tău de pe desktop. Într-un astfel de scenariu, atunci când primiți o mulțime de e-mailuri, atunci este important să știți cum să le separați și să le verificați pe cele importante mai întâi.

În loc să faceți acest lucru manual, este posibil să doriți să aveți dosare dedicate pentru diferite tipuri de e-mailuri, astfel încât mesajele primite să fie stivuite în dosarele respective. Pentru o astfel de automatizare, Outlook vă permite să creați reguli și să aplicați la fel pentru fiecare e-mail primit. Prin urmare, împinge mesajele către folderul specificat. Conceptul este similar cu filtrele și etichetele din Gmail.

De exemplu, vreau ca toate mailurile de la „Sandeep Agarwal” să ajungă la un folder numit Self. Iată cum am definit regulile pentru aceasta.

Pași pentru crearea unei reguli de e-mail

Același proces se aplică pentru tot felul de reguli de e-mail. Acesta este un exemplu detaliat, care arată procesul menționat. Va trebui să alegeți / să definiți parametrii în funcție de ceea ce doriți.

Pasul 1: Accesați fila Instrumente și alegeți opțiunea Reguli și Alerte.

Pasul 2: Focalizați fila Reguli de e - mail și apăsați butonul citind Regula nouă (Modificați regula dacă modificați una existentă).

Pasul 3: Secțiunea Rămâneți organizat evidențiați cerințele dvs. de bază (am selectat, Mutați mesajele de la cineva la un folder).

Notă: în partea de jos a aceluiași dialog, veți găsi o secțiune care spune pasul 2. Trebuie să faceți clic pe fiecare link afișat după „ Aplicați această regulă după sosirea mesajului ” și modificați-vă cerințele. În contextul meu, a fost: -

Pasul 3 (a): selectați persoanele la care doriți să aplicați regula (adică e-mailuri provenite de la persoanele selectate). Lista va afișa doar persoanele adăugate la persoanele de contact. Deci, trebuie să vă asigurați că ați adăugat contactul dorit înainte de a începe.

Pasul 3 (b): Selectați folderul în care doriți să fie mutate / livrate mailurile. De asemenea, puteți crea un nou folder aici.

Pasul 4: Apoi, puteți perfecționa regula adăugând mai multe constrângeri sau parametri la regula de bază. De exemplu, mesaje cu un subiect specific. De asemenea, va trebui să verificați opțiunea preferată și să faceți clic pe linkul său pentru a perfecționa regula sau a adăuga descrieri.

Pasul 5: Dacă există excepții de la regula pe care nu ați putut să o configurați în pașii de mai sus, o puteți face aici.

Pasul 6: Acum ați terminat și puteți alege să terminați. Cu toate acestea, vă sugerez să verificați Executați această regulă acum … împreună cu Activați această regulă. Acest lucru asigură că mesajele noi și existente care respectă regula sunt mutate în folderul respectiv.

O alternativă mai rapidă

Dacă doriți să scurtați procesul (totuși, este posibil să nu puteți seta o regulă detaliată în acest mod), mergeți la căsuța de e-mail și urmați pașii de mai jos: -

Pasul 1: Faceți clic dreapta pe un mesaj (de la persoana din regula dvs. la maparea folderului) și selectați Creare regulă.

Pasul 2: bifați casetele pentru oricare dintre parametrii pe care doriți să-i aplicați, selectați folderul și faceți clic pe Ok.

Concluzie

Acesta este un mod simplu de a vă păstra e-mailurile în Outlook mai organizat. De asemenea, veți putea să vă concentrați cu ușurință pe e-mailuri importante. Începeți și veți cunoaște beneficiile!