Android

Găsiți rapid e-mailuri vechi în perspectiva MS folosind grupuri de e-mailuri

How to Create email templates in Outlook - Office 365

How to Create email templates in Outlook - Office 365

Cuprins:

Anonim

În timp ce suntem la serviciu, e-mailurile tind să consume mult timp. Și unul dintre motive este că nu cunoaștem rapid trucurile de vizualizare a e-mailurilor. Cum ar fi, când vine vorba de extragerea unui e-mail vechi, de obicei începem să derulăm primul. Aproape un mod eficient de a găsi e-mailuri vechi. Vorbesc în principal despre utilizarea MS Outlook (pentru că asta utilizează majoritatea dintre noi la locul de muncă) și funcțiile asociate.

Anterior, v-am povestit despre vizualizarea atașamentelor în panoul de citire. Ei bine, acesta este un mod de a apuca e-mailurile de gât. Dar astăzi, vom vorbi despre vizualizarea e-mailurilor în grup și vom vedea cum vă poate ajuta în continuare să găsiți rapid e-mailuri vechi.

Sfat cool: s-ar putea să doriți să aflați cum să activați și să personalizați panoul de citire, panoul de navigare și bara de activități. Iată ghidul GT despre asta.

Pași pentru a vizualiza e-mailurile în grupuri

Avantajul major al urmării acestui truc este că ajută într-adevăr și grăbește procesul de extragere a e-mailurilor vechi în ora de nevoie.

Pasul 1: Primul lucru, trebuie să vă asigurați că funcția Afișare în grupuri este activată pe interfața dvs. Așadar, navigați la View -> Arrange By și verificați același lucru.

Când verificați Afișați în grupuri ca mai departe, e-mailurile sunt aranjate în mod implicit în grupuri de date (azi, ieri, săptămâna trecută și așa mai departe). Acest aranjament servește ca o demarcație decentă.

Pasul 2: Dacă nu vă place implicit sau doriți să modificați regula de grupare, ar trebui să faceți clic dreapta pe antetul Panoului de mesaje în care se citește Aranjat de … Apoi puteți selecta criteriile noi criterii pentru grupare.

Rețineți că regula se aplică doar în folderul selectat în prezent. În general, eu grup după clauza From când am nevoie de un mesaj anterior.

Pasul 3: Dacă aveți o listă lungă de contacte și un număr de mesaje pentru fiecare, aveți nevoie de o modalitate rapidă de a ajunge la asta. De data aceasta faceți clic dreapta pe antetul grupului și spuneți Reduceți totul.

Pasul 4: Când faceți acest lucru, toate grupurile vor prăbuși lista mesajelor pe care le dețin. Faceți clic pe semnul plus pentru thread-ul necesar și toate mesajele din grupul respectiv vor fi disponibile dintr-o privire.

Celelalte opțiuni de grupare pe care le consider utile și de care am nevoie frecvent sunt:, subiect, categorii și importanță. Puteți găsi propriile dvs. sau puteți crea o vizualizare personalizată navigând în Vizualizare -> Aranjare prin -> Personalizate.

Concluzie

Pașii explicați mai sus sunt doar o încercare de a utiliza și valorifica caracteristicile disponibile ale MS Outlook. Le urmăresc în viața mea de zi cu zi. Încearcă și poți câștiga câteva secunde în fiecare zi. Chiar și asta face un drum lung în îmbunătățirea vieții de muncă, nu-i așa?