Putere prin programe cu 21 de trucuri Google Calendar

Poate că încărcați planurile cu o precizie similară lui Patton, planificând totul până la minut. Sau, ca și Marilyn Monroe, probabil ați fost "în calendar, dar niciodată la timp". Chiar nu contează ce abordare faceți - Calendarul Google se potrivește stilului dvs.

Serviciul este accesibil oriunde mergeți și oferă controale granulare pentru personalitățile de tip A, precum și pentru codarea culorilor pentru stilul conștient. Este chiar conștient din punct de vedere social, permițându-vă să adăugați calendare în afara organizației dvs. și să implicați rețeaua socială în evenimente. Cu toate acestea, probabil veți blestema din când în când atunci când se blochează (deși Google garantează 99% uptime) sau când aglomerația calendarului vă face să ratați o întâlnire.

Veți accesa majoritatea sfaturilor următoare prin intermediul pictogramei roată deasupra calendarului dvs.

Acest ghid vă va ajuta să preluați controlul, indiferent dacă sunteți un novice Google Calendar sau un utilizator de alimentare. Cele mai multe sfaturi se aplică atât pentru programul Google Calendar gratuit, cât și pentru pachetul cu un abonament plătit Google Apps for Business.

Nu toate comenzile rapide utile sunt funcții oficiale. Google găsește în mod constant noi preparate, așa că vizitează laboratoarele sale pentru a găsi unelte unice. Spre deosebire de software-ul desktop, Google poate lansa noi funcții ori de câte ori îi place.

Lucrează mai repede și focalizează

1. Utilizați comenzile rapide de la tastatură

Nu atingeți mouse-ul sau touchpad-ul Google oferă o lungă listă de comenzi rapide de la tastatură care vă pot economisi timp. Cele mai multe sunt destul de intuitive; pentru început, apăsați litera C de pe tastatură pentru a crea un eveniment. Pentru mai multe informații, consultați lista completă a comenzilor rapide.

2. Găsiți orice dată într-o grabă

Treci direct la zi când trebuie să planifici.

Trebuie să știți ce ați făcut vara trecută sau doriți să împiedicați conflictele pentru planurile viitoare? Nu treceți prin săptămâni pentru a găsi o anumită dată. Accesați Labs-ul de pe pictograma roată, activați opțiunea "Salt la data", apoi faceți clic pe Save. Acum, instrumentul "Salt la data" apare în partea dreaptă a calendarului dvs. și puteți să vă loviți în orice zi pentru a face acest lucru.

3. Personalizați navigarea pe agendă

Utilizați calendarul dvs. minuțios

Nu este evident că puteți vedea calendarul dvs. în mai mult decât vizionările Zi, Săptămână, Lună sau 4 Zile afișate de Google, dar puteți. Doar du-te la calendarul din stânga calendarului principal și evidențiați intervalul de timp - cum ar fi două săptămâni - pe care doriți să îl vedeți. Calendarul principal se ajustează imediat. Ce se întâmplă dacă preferați întotdeauna să numărați zilele într-o perioadă neobișnuită de timp, cum ar fi creșterile de trei săptămâni? Dați clic pe pictograma roată din pagina calendarului dvs., iar în Setări generale modificați atât afișarea implicită cât și afișarea particularizată la 3 săptămâni. După ce salvați, veți vedea 21 de zile la fiecare oră când deschideți calendarul.

4.

Vizualizați planurile viitoare într-o listă de texte colorate.

Dacă sunteți utilizator cu o tonă de calendare și întâlniri partajate, vizualizarea Zi poate fi dificilă pentru ochi. Puteți să aduceți o listă de evenimente simple pentru ziua următoare făcând clic pe butonul Agenda deasupra calendarului dvs.

5. Dim evenimente mai puțin importante

Carpe diem! Cui îi pasă de ce sa întâmplat săptămâna trecută? De ce să-ți domine calendarul acest memento săptămânal pentru a schimba litiera? Puteți face evenimentele din trecut și repetând să pară puțin mai vii. Dați clic pe pictograma roată și pe pagina Setări calendarului găsiți "Reducerea evenimentelor". Verificați unul sau ambele evenimente Șterse evenimente și Dim evenimente viitoare recurente

. (Pe de altă parte, această opțiune s-ar putea să nu fie pentru dvs. dacă uitați să uitați întâlnirea de vânzări de marți.)

Acum cele mai urgente mementouri și numiri sunt mai întunecate decât altele. Ascundeți sfârșitul săptămânii

Utilizați Google Calendar numai pentru serviciu, astfel încât sâmbăta și duminica să nu fie vizibile. Puteți afișa doar de luni până vineri făcând clic pe pictograma roată și selectând Ascundeți week-end-ul pe pagina Setări generale

7. Minimizați evenimentele de zi cu zi

Înregistrările din calendar ale companiei din afara biroului vă ajută să vă relaxați în spațiul de lucru. Scoateți-le din afară: găsiți pur și simplu mica săgeată triunghiulară care apare mai jos și în stânga primei zile a săptămânii și faceți clic pe ea. Acum veți vedea un sinopsis, la fel ca "19 evenimente", în loc de o grămadă de text.

8. Păstrați ambele lucruri și jucați la îndemână

Întoarceți-vă între calendarele Jekyll și Hyde

Dacă doriți să nu apară evenimente private în săptămâna de lucru, puteți să comutați ușor între calendarele de acasă și de lucru. Spuneți că sunteți deja conectat (ă) la contul dvs. Google Apps for Business. Dați clic pe adresa dvs. de e-mail din colțul din dreapta sus al paginii Google Calendar și selectați Adăugați cont. Introduceți detaliile pentru adresa dvs. Gmail privată. Acum, data viitoare când faceți clic pe adresa dvs. de e-mail din acel colț, veți vedea ambele identități acolo și puteți comuta cu ușurință între cele două calendare.

Faceți planificarea mai inteligentă

9. Programarea unui eveniment cu un calendar

Google Calendar poate înțelege o parte a limbii dvs., ceea ce înseamnă că puteți adăuga un eveniment cu un singur rând de text și nu aveți nevoie să vă faceți griji cu formularul Creare eveniment integral. Începeți făcând clic pe oriunde în calendarul dvs., apoi completați câmpul de text. După cum sugerează Google, gândiți-vă ca un reporter și furnizați "cine", "ce", "unde" și "când" într-o frază. Puteți seta chiar evenimente recurente prin adăugarea, de exemplu, "cea de-a treia joi a fiecărei luni". În mod implicit, orice eveniment durează o oră dacă numiți o dată de începere fără o oră de încheiere sau dacă durează toată ziua, t listați un timp,

Gândiți-vă ca un reporter: Creați un eveniment într-o singură frază.

10. Vedeți când este disponibil un coleg

Extindeți meniul derulant Alte calendare în stânga calendarului. Veți vedea o listă de calendare terță parte dacă ați adăugat deja unele. Dacă compania dvs. utilizează Google Apps for Business, ar trebui să puteți adăuga calendarele colegilor. Doar începeți să tastați adresa de e-mail a unei persoane și Google va încerca să completeze automat restul. Fie selectați o adresă de e-mail, fie o scrieți complet, iar întâlnirile cu coduri de culoare ale acelei persoane vor apărea brusc în calendarul dvs.

Afișarea evenimentelor altcuiva ajută la atingerea frecventă a bazei

11. Verificați dacă toată lumea se poate întâlni - în cameră cu vizualizarea

Închiria programul de programare inteligentă în calitate de asistent personal.

Când este important ca toate mâinile să fie pe punte, acest instrument este un testament. Faceți clic pe pictograma roată pentru a accesa laboratoarele. Derulați în jos, alegeți Activați pentru Resellerul inteligent, apoi faceți clic pe Salvați. Înapoi în calendar, selectați acea întâlnire crucială. Uitați-vă în partea dreaptă a calendarului pentru modulul Reseller inteligent și faceți clic pe Găsiți un nou moment. Google va încărca calendarele echipei, afișând disponibilitatea fiecăruia simultan. Arată chiar ce oră este pentru oamenii din alte zone orare. Dacă compania dvs. utilizează Google Apps for Business, veți vedea, de asemenea, sugestii pentru camerele disponibile în clădire.

12. Ascundeți evenimentele pe care nu le participați

Nu vă confundați cu o intrare din calendar care este în așteptare pentru o întâlnire pe care o săriți. Dați clic pe pictograma roată, iar în fila General din Setările calendarului, spuneți Nu la "Afișați evenimentele pe care le-ați refuzat". Imediat sub această opțiune, veți vedea o altă setare pentru a vă ajuta să vă curățați calendarul. În mod implicit, ori de câte ori primiți o invitație la eveniment, Google o creionează. Dar aveți și alte opțiuni în secțiunea "Adăugați automat invitații în calendarul meu", inclusiv alegerea de a nu vedea acele evenimente decât dacă ați acceptat invitația. Nu uitați să faceți clic pe Salvați.

Nu trebuie să păstrați confab-urile pe care le căutați în agenda dvs.

13. Lăsați Google Calendar RSVP pentru dvs.

Dacă preferați să nu risipiți timp să răspundeți "Nu" la orice întâlnire care se întâmplă atunci când sunteți predispusă, acest instrument va economisi timp. Accesați Labs-ul după ce faceți clic pe pictograma roată, activați "Declin automat evenimente" și salvați. Data viitoare când cineva vă invită la ceva ce se întâmplă atunci când calendarul dvs. este rezervat, vor primi un răspuns imediat.

14. Nu ratați următoarea întâlnire

Rămâneți pe drum cu acest mic buzunar

Adăugați adesea un mod neobișnuit de târziu? Șeful dvs. începe să observe? Ștergeți un memento pentru următoarea dvs. întâlnire în litere mari și îndrăznețe prin adăugarea unui modul în calendar. O veți găsi vizitând Labs din meniul de unelte și activând "Reuniunea următoare".

15. Aflați cine este gratuit sau ocupat

Adăugați colegii la lista dvs. "Liber sau ocupat".

Acest sfat este util dacă vă întâlniți frecvent cu aceeași persoană și împărtășiți deja un calendar cu acel coleg. Când activați add-on-ul "Gratuit sau ocupat" (din meniul derulant, selectați Labs), acest modul apare de-a lungul marginii drepte a calendarului. Introduceți adresa de e-mail a colegului dvs. și veți primi un mesaj de stare "liber" sau "ocupat" întotdeauna. Nu mai mergi pe jos în hol în biroul lor gol.

Gestionați mai multe locuri

16. Afișați două fusuri orare

Lăsați timpul Pacific și Central să coexiste în calendarul dvs.

Spuneți că împărțiți luna între San Francisco și Chicago. S-ar putea să știți cât timp este în ambele orașe dintr-o privire - și calendarul dvs. vă poate ajuta. Dați clic pe pictograma roată și alegeți Setări. În fila General veți vedea fusul dvs. orar curent, Pacific. Pentru a adăuga ora Centrală, faceți clic pe Afișați o fus orar suplimentar și alegeți Central din meniul derulant. Înapoi în calendarul dvs., veți vedea că timpii atât pentru coasta stângă, cât și pentru cea de-a treia coastă apar acum alături.

17. Gestionați mai multe fusuri orare

Dezvoltatorul dvs. se află în orașul Ho Chi Minh, proiectantul dvs. se află în Reykjavik, iar investitorul dvs. se află în Palo Alto. Dacă aveți nevoie să urmăriți simultan o tona de fusuri orare, ceasul global al calendarului Google ocupă mai puțin spațiu decât cel descris în sfatul anterior. Adăugați ceasul accesând Labs-ul de pe pictograma roată. Derulați în jos și alegeți Activați de lângă "Ceasul mondial". Din modulul care se afișează în calendar, puteți adăuga Indochina Time și Greenwich Mean Time alături de ora actuală din Pacific.

18. Cunoașteți vremea

Lăsați Google să verifice vremea pentru dvs.

Acum știți ce oră este în Chicago, dar ce ar trebui să purtați acolo? Lăsați calendarul să facă previziunea. Dați clic pe pictograma roată, iar în Setări generale derulați în jos pentru a introduce codul poștal. Sub acest câmp, alegeți Celsius sau Fahrenheit sub "Arată vremea în funcție de locația mea". După ce faceți clic pe Salvați, veți vedea pictograme, cum ar fi nori de furtună sau un soare strălucitor, sub evenimentele dvs. de zi. Faceți clic pe nori de furtună pentru detaliile zilei - și scoateți galoșele dvs.

Conectați-vă calendarul cu lumea

19. Adăugați calendare de pe web

Obțineți jocul în calendar.

Calendarul Google utilizează formatul iCalendar, ceea ce ușurează partajarea calendarelor și abonarea la calendarele altor persoane. Dacă vă planificați orele de lucru în jurul Green Bay Packers, de exemplu, dați clic pe săgeata mică din partea dreaptă a celorlalte calendare, apoi alegeți Căutați calendare interesante. Faceți clic pe opțiunea Sport și găsiți echipa. De asemenea, puteți căuta pe Web pentru un subiect care vă interesează și adăugați "interogare ICS" sau "ICAL" la interogare. Printre rezultate, puteți găsi o pagină Web cu opțiunea de a adăuga evenimente înrudite în calendar. Atâta timp cât sunteți conectat (ă) la contul dvs. Google, opțiunea este la doar un clic sau două. Reveniți la lista Alte calendare pentru a atribui o nuanță fiecărui calendar (faceți clic pe săgeata mică de lângă orice calendar din listă), astfel încât să puteți distinge între ele dintr-o privire.

20. Programarea evenimentelor din rețeaua dvs. socială

Poate că deja utilizați Google+ pentru muncă, cum ar fi pentru organizarea videoconferințelor în Hangouts. Dacă ați construit contacte suficiente în rețeaua respectivă, acesta poate fi util pentru planificarea evenimentului dvs. de lansare mare. Din pagina dvs. Google+, găsiți câmpul "Distribuiți noul" "necompletat" și faceți clic pe pictograma calendarului în partea dreaptă. Apoi, tastați detaliile evenimentului dvs. (În acest moment, cu toate acestea, Google+ nu are capacități de limbă naturală, astfel încât să nu puteți exprima "Fundraiser marțea viitoare la ora 19:00"). Invitați toate sau toate persoanele de contact sau cercurile de persoane de contact din "Invita … "Înainte de a da clic pe Invitați, selectați o fotografie pentru a imbraca evenimentul. De asemenea, puteți integra evenimentele Facebook în calendarul Google: Din evenimentul dvs. Facebook, începeți făcând clic pe pictograma roată Facebook și selectând Export de evenimente.

21. Partajați-vă calendarul

Poate compania dvs. lansează o emisiune YouTube săptămânală sau cerneala doar uscată în turneul dvs. de carte. Salvați timpul fani, publicând astfel de evenimente și făcând calendarul disponibil pentru public. Sub mini calendarul, dați clic pe săgeata mică de lângă "Calendarele mele", apoi alegeți Creați un calendar nou. Completați toate câmpurile și selectați Partajați acest calendar cu alții, apoi Faceți acest calendar public. (Dacă preferați, puteți limita partajarea aici la persoane sau grupuri din cadrul companiei dvs.) Când ați terminat, adăugați un link la calendarul dvs. de pe site-ul dvs. și nu uitați să îl distribuiți pe Facebook și pe Twitter: poți apuca codul de încorporare și adresa URL pentru noul calendar accesând Setări din meniul care apare când dai clic pe săgeata de lângă calendar