Sfaturi pentru cele mai bune 8 echipe de microsoft pentru a-l folosi ca un profesionist

Slack a schimbat jocul de mesagerie de la debutul său în august 2013. A înlocuit e-mailul pentru comunicarea internă în cadrul multor echipe și organizații. Între timp, echipele Microsoft au depășit Slack-ul cu peste 13 milioane de utilizatori, legându-l cu serviciul Office 365.

În plus, beneficiază de un ecosistem robust al Microsoft construit de-a lungul anilor. Dacă configurarea sau organizația dvs. de birou are abonament la Office 365, atunci comunicarea și colaborarea dintre echipe devine fără efort.

Haideți să aruncăm o privire la câteva dintre cele mai bune sfaturi și trucuri pentru utilizatorii echipei Microsoft pentru a le crește productivitatea și a o folosi ca un profesionist.

1. Comenzile rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură pot economisi mult timp, mai ales când utilizați o aplicație precum Echipe. Cel mai probabil îl vei folosi toată ziua pentru a comunica cu colegii. Există doar două scurtături pe care trebuie să le rețineți ca începător deocamdată.

1. / - tasta de avans înainte va dezvălui toate comenzile pe care le puteți utiliza folosind diverse comenzi rapide de la tastatură.
2. / taste - o listă cu toate comenzile rapide de la tastatură pe care le puteți utiliza. Lista este destul de lungă pentru a fi distribuită aici. Găsiți și amintiți-vă de cele utile.

După cum se vede în captură de ecran, veți introduce aceste două comenzi rapide în bara de căutare din partea de sus pentru a găsi ceea ce căutați.

2. Nume grup

Chat-ul este o caracteristică principală a echipelor Microsoft, dar căutarea unei anumite conversații într-un canal poate fi dificilă. Puteți rezolva această problemă dând acelei ferestre de chat sau grupului un nume semnificativ. De exemplu, dacă discutați despre un nou ghid cu privire la produsul A, puteți numi fereastra de chat Produsul A Bugs. Simplifică căutarea în viitor.

Pentru a face acest lucru, pur și simplu faceți clic pe pictograma creion din partea de sus a ferestrei de chat pentru a edita și apoi dați-i un nume. Funcționează numai pentru chaturile de grup și nu pentru cele private.

De asemenea, pe Ghiding Tech

Cum se creează și se gestionează regulile în Outlook 365 Webmail

3. E-mailuri înainte

La GT, abia folosim e-mailuri și, în mare parte, ne bazăm pe Slack pentru a comunica între noi. Funcționează pentru noi, dar nu înseamnă că puteți elimina complet e-mailurile. E-mailurile sunt aici pentru a rămâne. Microsoft știe acest lucru și, de aceea, permite utilizatorilor să trimită e-mailuri cu atașamente la canalele echipei de pe orice domenii de e-mail listate.

Nu numai că, dacă faceți clic pe Setări avansate în ecranul următor, puteți controla cine poate trimite e-mailuri și, de asemenea, din domenii specifice, pentru a reduce e-mailurile nesolicitate.

4. Creați GIF-uri

Partajarea GIF-urilor este distractivă, dar crearea lor este chiar mai mult. Mă bucur că Echipe permite membrilor să-și creeze propriile GIF-uri, permițându-le să fie creativi și să reducă stresul pentru a echilibra discuțiile serioase.

Echipele integrează Giphy, o destinație populară GIF, pentru a împărtăși opera de artă cu alți membri ai echipei.

5. Bots

Automatizarea sarcinilor repetitive economisește timp și bot-urile pot fi utile. Echipele au o serie de bot-uri pe care le poți folosi în avantajul tău. Botul Who este util pentru găsirea membrilor echipei în întreaga organizație, pe baza rolurilor și responsabilităților lor. De exemplu, cine este marketerul principal al produsului X?

Bots acționează la fel ca membrii echipei, ceea ce înseamnă că poți discuta cu ei, să le pui întrebări și vor răspunde.

Alte bot-uri includ bot-ul Calendar pentru a găsi un slot deschis în calendarul dvs., precum și în calendarul membrilor și programarea programărilor, Polly pentru a crea sondaje și pentru a colecta feedback și YellowAnt pentru a vă conecta cu peste 40 de aplicații pentru a crea fluxuri de lucru inteligente. Iată cum vă puteți crea propriile bot-uri.

De asemenea, pe Ghiding Tech

Cum să configurați e-mailul și calendarul Microsoft Office 365 pe Android

6. Tabele

Echipele vin cu o caracteristică unică numită Tabs. Puteți dedica fiecare filă unei singure resurse care poate fi un videoclip, un site web sau o aplicație. Depinde de ceea ce vrei să obții cu ea. Cred că este cel mai potrivit pentru aplicațiile pe care doriți să le utilizați în timp ce lucrați cu echipele.

Tab-urile face într-adevăr ușor să gestionați fluxul de lucru și să împiedicați suprapunerea părților importante ale procesului. De exemplu, puteți crea o filă pentru Trello, astfel încât toți cei din echipă să poată accesa convenabil. Doar faceți clic pe pictograma „+” pentru a alege o aplicație. Rețineți că există deja o filă pentru partajarea fișierelor.

7. Marcaj

O opțiune mică, dar deseori neglijată a echipelor este opțiunea de marcare. În cazul în care primiți un mesaj important, dar doriți să reveniți la el mai târziu, puteți să-l marcați și să îl tindeți mai târziu.

Faceți clic pe pictograma meniu de lângă mesaj pentru a o face.

8. Cititor imersiv

A împărtășit cineva un document cu tine? În loc să o citești în întregime, poți folosi opțiunea Immersive Reader pentru a face două lucruri. Eliminați toate distragerile, astfel încât doar textul să fie vizibil. Face ușor să vă concentrați asupra documentului sau mesajului.

De asemenea, puteți asculta documentul cu cuvinte evidențiate în timp real. O altă caracteristică interesantă este traducerea. Puteți selecta un mesaj și traduce-l în peste 60 de limbi folosind Microsoft Translator.

Lucrul în echipă până la capăt

Echipele Microsoft este un instrument de colaborare uimitor și nu te gândești dacă lucrezi deja cu alte produse Microsoft, cum ar fi Office 365. Sper că unele dintre sfaturile pe care le-am distribuit mai sus te vor ajuta să fii mai productiv.

Următorul lucru: Inbox-ul Outlook-ului tău scapă de sub control? Faceți clic pe linkul de mai jos pentru a afla cum să utilizați regulile pentru a gestiona Outlook 365.