De ce ar trebui să înceapă aruncarea datelor

Poate fi un coșmar de stocare: Având în vedere cerințele de reglementare extinse și rolul-cheie pe care le înregistrează acum înregistrările electronice în procese, unele întreprinderi economisesc toate datele pe care le au, doar pentru a fi în siguranță. Ca un indicator al cererii de stocare, IDC declară că volumul total de stocare pe disc livrat anul trecut a crescut cu 40,5% față de 2007.

Sigur, media de stocare devine tot mai puțin costisitoare. Costul unui gigabyte de spațiu de stocare a discurilor a scăzut cu peste 27% în perioada 2007-2008, potrivit IDC. Dar, cu cerințele de stocare a întreprinderilor medii în creștere rapidă, păstrarea totdeauna pentru totdeauna poate crea provocări pe termen lung de gestionare și poate duce la dureri de cap atunci când ceva trebuie găsit. Analiștii, avocații și vânzătorii spun că întreprinderile sunt mai bine să scape de unele date - dar să o facă în mod judicios. Pentru departamentele IT, asta înseamnă planificare, executare cu grijă și nu merg singură.

"Mai multe companii sunt sensibile la faptul că nu putem continua să aruncăm depozit în această problemă", spune analistul IDC Rick Villars. Permiterea magazinelor de date cu creștere rapidă care se construiesc an de an nu este sustenabilă, spune el. Companiile care salvează totul sunt adesea acelea care nu sunt sigure ce trebuie salvate sau șterse, adaugă el - un semn că se pregătesc pentru probleme.

[Citirea în continuare: Cele mai bune casete NAS pentru streaming media și backup]

În plus față de prețul discurilor, casetelor, rețelelor și al gestionării, strângerea de date prea mari se poate întoarce să bântuie o companie în cazul unui proces. Poate costa 1 milion de dolari pentru a găsi și a compila datele solicitate în "e-descoperire", procesul de colectare a datelor electronice ca dovadă, spune Andrew Cohen, vicepreședinte al e-descoperirii și conformității la EMC. studiați această dilemă, recomandați o varietate de pași pentru a vă asigura că o companie nici nu economisește prea mult, nici nu se pune în pericol prin ștergerea incorectă a informațiilor. Există tehnologii care pot ajuta, dar au nevoie și de resursele umane, notează

Problema de stocare a datelor

Fiecare organizație trebuie să salveze informații pentru propriile sale scopuri, cum ar fi memoria instituțională, si asa mai departe. În plus, reglementările precum Actul Sarbanes-Oxley și Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) impun întreprinderilor să salveze anumite tipuri de conținut pentru o perioadă prescrisă. Și mai multe astfel de reglementări sunt în lucru, notează Enterprise Strategy Group, analistul Brian Babineau. "Dacă sunteți în afaceri, veți fi reglementați într-un fel", spune el. Dar stocarea informațiilor vă stabilește pentru un risc: Cererile de e-descoperire în procese expun datele companiei și gestionarea datelor pentru a închide controlul. Cu cat stocati mai mult, cu atat mai mult pot cere, crescand sansele de a distruge descoperirile. Dar dacă politicile dvs. de păstrare a informațiilor și de ștergere a informațiilor nu sunt riguroase și consecvente, puteți pierde beneficiul îndoielii în instanță cu privire la motivul pentru care unele informații nu sunt disponibile.

În unele cazuri, reglementările vă spun ce trebuie să faceți, ei vă spun doar minimul pe care trebuie să-l faceți sau, în cazul Regulamentului federal pentru procedură civilă, oferiți îndrumări cum să luați deciziile de depozitare, dar nu le prescrieți.

Unele companii care au trebuit să se conformeze regulilor de date de mai mulți ani au departamente care se specializează în gestionarea înregistrărilor, care au început cu bucăți de hârtie depuse. Deoarece legile tind să fie complicate și variază între țări, acești experți au adesea un manual gros de cerințe pentru diferite tipuri de date, care nu pot fi ușor de tradus într-un set de proceduri de către departamentul IT.

Începeți cu o analiză a stocării, nu o tehnologie sau proceduri de stocare

Primul pas este să se determine ce date trebuie păstrate, apoi care sunt mijloacele de păstrare a acesteia. IT poate juca un rol cheie aici, folosind software de analiză a datelor, spune Babineau. Companii precum Exterro, Vivisimo, Autonomy și Digital Reef vând software care ajută la identificarea datelor pe care o are o companie și modul în care angajații ei folosesc de obicei aceste date. Aceste informații vă pot ajuta să decideți ce trebuie colectat și păstrat, atât în ​​scopuri juridice, cât și în scopuri corporative. Departamentele IT pot și ar trebui să-și ajusteze politicile de reținere pentru a minimiza cât trebuie să stocheze, spune analistul Forrester Research, Andrew Reichman. De exemplu, este posibil să segmenteze populația utilizatorilor în categorii cum ar fi directori, angajați back-office și persoane care se ocupă de proprietatea intelectuală a companiei și să trateze e-mailul în mod diferit. Dar acest lucru trebuie făcut cu o politică precisă și consecventă care să fie apărată din punct de vedere legal, spune el.

"Cu cât mai mult puteți separa micul fragment de date care este într-adevăr sensibil față de restul datelor care nu sunt sensibile, vor fi mult mai mici ", spune Reichman.

Dar în cele din urmă, tehnologia nu poate scrie politici pentru tine. "Trebuie să fie o întâlnire a minții între IT și ofițerii de conformitate", afirmă Babineau.

Acest proces poate fi dificil deoarece cele două grupuri vorbesc în mod esențial limbi diferite. Administratorii IT tind să se uite la un pic de date bazate pe ce aplicație sau departament este asociat, în timp ce managerii de înregistrări ar putea să se gândească la el în termeni de proprietate intelectuală sau alte concepte. Obținerea acestora pentru a lucra împreună este o provocare organizațională pe care o parte dintre aceștia o rezolvă prin fuzionarea grupurilor, în timp ce alte companii au experții în înregistrări, pur și simplu sfătuiesc echipa IT, spune Villars IDC

Backup și arhivare nu ar trebui confundate

echipele s-au alăturat politicii de artizanat, este o idee bună să se despartă de arhivare, spune Babineau. Scopul copierii de rezervă este de a face o copie a tuturor lucrurilor, astfel încât afacerea să se poată întoarce pe picioare după o pierdere neașteptată de date. "Un fel de modul în care am reușit să salvăm datele", spune el. Un sistem de backup nu are controlul granular necesar pentru a salva câteva tipuri de informații pentru o perioadă scurtă de timp, iar altele pentru o perioadă mai lungă, el spune. De exemplu, dacă o anumită înregistrare de afaceri trebuie salvată timp de șapte ani, locul greșit de salvare este pe o bandă de rezervă cu alte 55.000 de fișiere.

"Dacă doriți să salvați înregistrarea de afaceri timp de șapte ani, pentru a salva 55.000 de fișiere timp de șapte ani, de asemenea, "spune Babineau. Folosirea unor procese separate de backup pentru tipurile de date cu cerințe diferite de retenție este costisitoare și complicată, adaugă el.

Arhivarea ar trebui utilizată doar pentru a păstra selectiv informații pentru anumite perioade de timp. Separat de backup și realizat cu instrumente specializate, procesul rulează mai ușor și previne economisirea prea multor informații sau prea puține informații, spune Babineau. IBM, Symantec și alții oferă aplicații separate care analizează date pentru backup și arhivare pe baza politicilor, iar CommVault oferă un singur instrument care poate separa candidații pentru backup și arhivare.

Abordarea provocării e-descoperire este dificilă

perspectiva descoperirii electronice poate prezenta o problemă mai dificilă de rezolvat. E-descoperirea implică o parte într-un proces care caută înregistrări electronice de la celălalt despre orice număr de lucruri pe care le consideră relevante pentru caz. În mod obișnuit, cea mai mare parte a unei solicitări de e-descoperire este un e-mail care implică angajați care pot fi conectați la caz, însă cererea poate include și documente de procesare a textului, cod sursă sau alte tipuri de date, afirmă Wendy Curtis, consilier special pentru e-descoperire la Orrick Harrington & Sutcliffe De îndată ce o companie poate anticipa în mod rezonabil că va fi acționată în justiție, are obligația de a păstra orice înregistrări care implică persoane sau proiecte legate de acuzațiile de judecată. Asta înseamnă că orice curățare a acestor date trebuie să se oprească, chiar dacă este rutină și automată, spune Curtis.

De ce? Pentru că dacă reclamantul caută informații prin e-descoperire și află că a fost curățat după data la care nu ar fi trebuit, poate duce la complicații care cresc în mod inutil costul litigiilor sau chiar rănesc cazul companiei, spune Curtis.

Teama de acest tip de scenariu este ceea ce conduce unele organizații să-și salveze toate datele. Dar asta nu este neapărat o idee bună, spune Curtis și alții. Dacă totul este salvat, găsirea pieselor relevante devine mai dificilă și mai scumpă.

În general, tribunalele nu se vor încruntă pe ștergerea înregistrărilor dacă s-ar fi făcut conform unei politici și orare bine stabilite și dacă societatea nu avea niciun motiv să creadă că ar fi dat în judecată ceva legat de aceste înregistrări. "Legea și instanțele judecătorești recunosc un port sigur pentru distrugerea înregistrărilor în conformitate cu politicile bine stabilite, atât timp cât societatea nu a fost implicată în anticiparea litigiilor", afirmă Curtis.

Totuși, această politică trebuie să fie precisă și urmată de scrisoarea, adaugă ea. Dacă departamentul IT este întrebat cât de des curăță vechiul e-mail al cuiva, "generalizările nu sunt suficiente", spune ea. - Trebuie să fie exact. În companiile care tind să fie acționate în mod frecvent, cum ar fi firmele de servicii financiare, IT ar putea fi nevoită să își elaboreze politicile de păstrare în colaborare cu avocații companiei, afirmă ea.

Descoperirea electronică este locul unde planurile cele mai bine stabilite la date, respectarea reglementărilor și eliminarea treptată a acestora, toate pot fi distruse, spune Cohen, EMC. De exemplu, o companie poate avea un ciclu de purjare de trei ani pentru a se conforma legilor care necesită trei ani de păstrare. Dacă se produce un proces și anumite documente trebuie puse în posesie legală - care durează pe termen nedefinit - o societate trebuie să fie capabilă să le distingă de celelalte, astfel încât să poată continua politica de curățare. "Dacă nu puteți separa ceea ce se află în situația legală, nu veți ajunge niciodată la trei ani", spune Cohen.

Toți furnizorii importanți de arhivare oferă instrumente care promite să facă față unei astfel de segregări, astfel încât să puteți păstra informațiile de purjare care nu sunt supuse e-descoperire. Ei nu sunt infailibili, dar cei mai mulți își pot verifica propria muncă, spune Babineau de la ESG. De exemplu, un administrator poate rula analiza de mai multe ori și software-ul va furniza un raport despre orice discrepanță dintre rezultate.

Cum să te gândești la hardware-ul și la software-ul de stocare

Odată ce întreprinderile și-au dat seama de backup-, strategiile și politicile de e-descoperire, pot începe să investigheze produse, spune analistul de la Ovum, Tim Stammers. La realizarea acestor evaluări ale produselor, acestea ar trebui să afle mai întâi cât de repede au nevoie de propriile nevoi de stocare. În plus, ar trebui să țină cont de faptul că prețurile de stocare sunt în scădere, astfel că nu are sens să cumpere mai mult decât au nevoie. De asemenea, ar trebui să analizeze o strategie care implică deduplicarea datelor, eliminând elementele comune ale documentelor care au multe exemplare și pot reduce dramatic cantitatea de capacitate de care au nevoie, notele de la Stammers. Și ar trebui să ia în considerare alternativele la stocarea internă, cum ar fi depozitarea cloud, care poate fi mai economică. Deși discurile vor deveni mai puțin costisitoare de-a lungul timpului, personalul intern pentru a le gestiona nu va face acest lucru, spune Stammers.

Companiile care nu au săpat în aceste tipuri de întrebări sau nu și-au examinat politicile de reținere pot face alegeri greșite investiti in mai mult depozitare decat au nevoie, spune Babineau.