Cum se creează reguli bazate pe subiecte de e-mail în Outlook 2013

Utilizați MS Outlook ca client de e-mail pentru desktop? Și îl folosești doar în scopul de a trimite și primi e-mailuri? Știați că îl puteți pune la alte utilizări, cum ar fi organizarea de liste de activități și memento pentru sarcini?

Ei bine, fac mult mai multe cu ale mele. Îl folosesc ca replicator automat de e-mail, ca instrument pentru a-mi organiza e-mailurile și multe altele. Una dintre preferatele mele este să folosesc MS Outlook pentru a efectua sondaje. Clientul poate sorta în mod frumos și automat statisticile sondajului prin e-mail. De fapt, trucul necesar pentru a face acest lucru poate fi aplicat în multe alte cazuri. Vorbim despre crearea de reguli pentru e-mailuri bazate pe subiectele lor.

Să continuăm cu exemplul sondajului. Spuneți că sunteți într-o organizație și ar trebui să trimiteți o invitație în masă la angajați în timp ce colectați date despre câți doresc să participe. Este ușor, pur și simplu adăugați un buton de vot și cereți destinatarilor să răspundă cu un Da sau Nu, făcând clic pe butonul de vot.

Notă: Tutorialul nostru este bazat pe MS Outlook 2013. Totuși, configurația este aplicabilă și pentru versiunile inferioare. Singura diferență ar fi interfața cu utilizatorul.

Acum, problema este colectarea statisticilor. Aveți de gând să derulați prin căsuța de e-mail și să numărați fiecare răspuns și să separați manualul Da și Nu manual? Există modalități mai bune; vă vom arăta unul.

Voi trimite un e-mail cu subiectul Votează-ți votul și un buton de votare care poate fi folosit pentru a răspunde cu Da sau Nu. Faceți clic pe opțiunea Utilizare butoane de vot pentru a insera butoanele.

Înainte de a-l trimite, voi pune la dispoziție instrumentul pentru a fi gata să ascult răspunsurile și să număresc singure statisticile. Iată ce trebuie să stabilesc.

Crearea de dosare statistice

Aș naviga la Inbox, pe panoul din stânga, faceți clic dreapta pe ea și aș crea un folder nou. L-aș numi Votat Da.

În mod similar, aș crea un altul numit Votat nr. Rezultatul este prezentat în imaginea de mai jos.

Creați reguli pentru ascultători

Acum, trebuie să creez reguli pentru ca perspectivele să poată aplica reguli mesajelor pe măsură ce ajung și să le împingă în dosarele respective. Urmați pașii pentru a crea reguli.

Pasul 1: Navigați la fila Acasă. În secțiunea Mutare, faceți clic pe Reguli și apoi faceți clic pe Gestionați reguli și alerte.

Pasul 2: Începeți făcând clic pe Nouă regulă.

Pasul 3: În Expertul de reguli, porniți de la o regulă goală, selectând Aplicare reguli pe mesajele pe care le primesc. Faceți clic pe Next.

Pasul 4: Selectați o condiție. Cel mai bun mod este să parcurgi cuvinte specifice în subiect. Puteți alege să aveți mai multe condiții.

Pasul 5: Pe panoul inferior al aceleiași ferestre, faceți clic pe anumite cuvinte. Adăugați un șir de căutare ca Da: Atingeți votul. Faceți clic pe Next.

Pasul 6: selectați o acțiune. Intenția dorită cu un răspuns primit este să o mutați într-un folder specificat.

Pasul 7: Pe panoul inferior al aceleiași ferestre, faceți clic pe specificat. Acum selectați dosarul Voted Da și faceți clic pe Ok.

Pasul 8: Înapoi la Expertul Reguli, faceți clic pe Finish. Urmați din nou pasul 2 până la pasul 7. De data aceasta cu șirul de căutare (Pasul 5) ca nr: Aruncați votul și folderul (Pasul 7) cu nr. Votat.

Asta e. Reveniți la e-mailul care este în curs de elaborare, adăugați lista de destinatari și Trimiteți. Odată ce răspunsurile au ajuns, trebuie doar să verificați numărul în fiecare folder.

Notă: După cum am menționat anterior, regula se bazează pe subiectul e-mailului. Răspunsul ar prefixa răspunsul votat pe subiectul. Și, prin urmare, regulile sunt aliniate în acest mod. Cu opțiunile de vot pe care le utilizați, regulile dvs. vor varia.

Pare interesant? Asta înseamnă, de asemenea, multă muncă redusă? Încercați și spuneți-ne cât de bine a funcționat.