Cum să urmăriți modificările, utilizați comentarii într-un document de mesaje partajat

La birou, uneori trebuie să creăm un document comun viz. un document care va fi folosit de mai multe persoane. Când este cazul, este, de asemenea, evident că cei privilegiați vor aduce modificări documentului; și uneori fac schimbări pe care alții nu le pot da seama.

Prin urmare, este o idee bună să țineți o evidență a modificărilor făcute într-un document partajat. Modul de bază pentru a face acest lucru este să adăugați un comentariu după o modificare pe care o faceți sau să anunțați colaboratorii după ce faceți editarea. Dar asta nu este întotdeauna prea convenabil, mai ales dacă documentul este unul mare. Din fericire, MS Word ți-a revenit aici.

MS Word oferă două instrumente excelente numite Comentarii și modificări de urmărire în fila sa Revizuire. În timp ce am văzut foarte puțini oameni le folosesc, cei care folosesc știu cât de ușor pot fi lucrurile odată ce ai înțeles aceste două caracteristici excelente. Și astăzi vă vom ghida prin elementele de bază ale practicării lor.

Utilizarea comentariilor în MS Word

Această caracteristică vă va ajuta să permiteți altor utilizatori (cei care au acces la document) să vă cunoască feedback-ul sau sugestiile cu privire la anumite lucruri. De exemplu, selectați un text (cum fac eu în articolul meu) și atingeți pictograma Comentariu nou. Ia nota de etichetă (s1) și comentariul corespunzător care a fost adăugat împotriva ei în panoul din stânga.

Acum, când alți utilizatori deschid documentul, pot vedea comentariul, pot accepta feedback-ul dvs. sau pot lăsa propriile comentarii. Din instrumentele panglică, puteți Șterge comentariile sau chiar să sări la comentariul anterior / următor.

Utilizarea urmărilor modificărilor în MS Word pentru a urmări modificările documentelor

După cum sugerează și numele, acest set vă ajută să urmăriți modificările care se fac în document. În momentul în care ați accesat modificările Track, orice tip de nou apare în roșu și este subliniat. Și orice ștergeți trece prin asta (ca acesta), mai degrabă decât să fie șters.

Linia verticală din stânga se întinde pe întreaga lungime conținând orice modificare. Împreună cu aceasta, Panoul de revizuire (poate fi ridicat de pe panglică) va arăta detalii despre modificările făcute. În acest fel, proprietarul va avea cunoștințe minuțioase despre modificările care au fost făcute documentului.

Aceste modificări pot fi acum acceptate sau respinse luând opțiunea de clic dreapta.

În plus, puteți alege să vedeți reviziile în format balon (imaginea de mai jos) sau să verificați diferitele revizii ale documentului (opțiuni de comutare din meniul derulant spunând Marcarea finală afișată; afișată în prima imagine).

Există o mulțime de alte activități de formatare și schimbare a culorilor pe care le poți respecta. Și sunt sigur că veți explora aceste opțiuni odată ce stăpâniți elementele de bază.

Concluzie

Scopul acestui articol a fost de a acoperi elementele de bază pentru dvs. pentru a vă ajuta să începeți cu aceste două instrumente minunate în MS Word. Dacă le-ați folosit înainte, ați putea dori să împărtășiți câteva trucuri și sfaturi pe care le cunoașteți, cu ceilalți cititori ai noștri. Pentru cei care vor începe să ne povestească despre experiențele dvs. de utilizare a acestuia pentru prima dată.