Utilizați condiții de excepție în perspectivă pentru regulile de e-mail negative

Am discutat despre regulile perspectivei într-o serie de postări. Unele dintre aceste sfaturi vă ajută să vă organizați mai bine e-mailurile. Cu toate acestea, trebuie să fi văzut un lucru în comun: de obicei sărim peste condiția de excepție și lăsăm ca tu să decizi dacă ai nevoie să adaugi.

Astăzi ne-am propus să vă spunem importanța excepțiilor. De fapt, vă vom arăta cum să utilizați condițiile de excepție pentru a crea reguli negative.

Să luăm un exemplu. Plec în vacanță și, în general, îmi place să-mi țin munca din viața mea personală. Așadar, în timp ce aș putea crea cu ușurință un răspuns automat pentru vacanțe pentru fiecare e-mail care apar în căsuța de e-mail, aș dori foarte mult să fac asta doar la e-mailurile de lucru (în special la cele care sunt incluse în grupurile care mă implică) și încă participați la e-mailurile „trimise numai la mine”.

Sfat interesant: sunt o persoană care se bazează foarte mult pe regulile de e-mail Outlook, ar trebui să luați în considerare să luați o copie de rezervă, astfel încât să le puteți importa întotdeauna dacă ați pierde în timpul unei defecțiuni neașteptate.

Așadar, există o cale de ieșire prin care pot trimite răspunsuri automate la toate e-mailurile, cu excepția celor trimise numai mie? Da este. Am nevoie să trimit răspunsuri la e-mailuri care mi se transmit și altcuiva. Acesta este,

toate e-mailurile, dar cele trimise numai la mine.

Aici, vă luăm prin pașii creării unei astfel de reguli. Puteți adopta o abordare similară pentru orice regulă negativă doriți să creați.

Pasul 1: Accesați meniul Fișier de pe panglică și deschideți-l.

Pasul 2: veți fi dus la pagina Informații despre cont. Faceți clic pe pictograma Gestionare reguli și alerte.

Pasul 3: Începeți făcând clic pe Nouă regulă.

Pasul 4: În Asistentul Reguli, pornește de la o regulă goală, selectând Aplicare reguli pe mesajele pe care le primesc. Faceți clic pe Next.

Pasul 5: Atunci vi se va cere să selectați o condiție. Nu faceți nicio selecție aici. Pur și simplu apăsați pe Next.

Pasul 6: Va apărea un avertisment care vă va spune că regula se va aplica tuturor mesajelor. Spune, da.

Pasul 7: Selectați o acțiune. Doresc să răspund folosind un șablon specific, iar șablonul are un răspuns din oficiu.

Pasul 8: Pe panoul inferior al aceleiași ferestre, faceți clic pe un șablon specificat și răsfoiți și selectați răspunsul cu formularul de șablon.

Pasul 9: Acum sunteți dus la fereastra de excepție. Aici, voi aplica o condiție de excepție, cu excepția cazului în care sunt trimise numai la mine . Faceți clic pe Next.

Pasul 10: Ați terminat. Finalizați configurarea făcând clic pe Finish.

Acum, în timpul unei vacanțe, veți trimite răspunsuri automate numai pentru acele mailuri care nu vă sunt trimise doar dvs. Interesant, nu?

Concluzie

Gândiți-vă la diverse alte scenarii în care trebuie să creați astfel de reguli negative. Când le descoperiți și creați reguli cu succes, veți începe să iubiți regulile Outlook mult mai mult decât înainte.