Soluția de birou fără hârtie salvează serviciul de ambulanță

bazate pe EMS naționale merg la locul de muncă, ei salvează vieți. Ele produc, de asemenea, un munte de hârtii, toate acestea trebuie să fie gestionate cu precizie și depozitate în siguranță pentru un minim de șapte ani. Stocarea tuturor acestor documente a fost o sarcină monumentală, cerând companiei să folosească un spațiu mare de depozitare pentru a stoca totul. Iar orele de muncă pierdute în stocarea și gestionarea tuturor, și recuperarea documentelor după cum este necesar, a fost copleșitoare personalul de birou de 12 persoane.

Pentru a obține toate aceste documente sub control, National EMS numit Computer Troubleshooters NRD. Am evaluat infrastructura actuală a companiei și am venit cu o soluție care simplifică procesul de gestionare a acestei documentații, în timp ce îndeplinește cerințele stricte din Legea privind protecția sănătății și portabilității și alte reglementări guvernamentale.

Supraîncărcarea documentelor

noi, EMS-ul național a lucrat din cutiile de fișiere și dulapurile mari de fișiere. O cameră de fișiere cu șase dulapuri verticale de fișiere a fost folosită pentru a stoca fișiere, iar la fiecare două luni aceste dulapuri s-ar umple. În acel moment, fișierele ar fi mutate la un depozit de depozit pe termen lung, unde vor sta șapte ani. Între timp, compania angajează curieri pentru a prelua documentele și a le livra între birou și depozit.

De asemenea, deoarece compania lucrează cu Medicare și Medicaid, aceștia trebuie să facă mai multe copii ale documentelor pentru a fi utilizate în mai multe fișiere. Câteva zeci de ori pe zi, angajații trebuie să tragă fișierele existente din depozit, care durează aproximativ 15 minute să se ridice, să meargă la sală, să găsească dosarul, să-l tragă și să se întoarcă la birou. Noi calculam faptul că aceștia au pierdut echivalentul a doi angajați cu normă întreagă trăgând dosare în fiecare zi.

Am venit cu un plan de a opri toate lucrările de acest gen și de a simplifica fluxul de lucru al companiei, de a reduce costurile forței de muncă și de a îmbunătăți eficiența. > Management mai inteligent al documentelor

Primul lucru pe care trebuia să-l facem a fost eliminarea dependenței companiei de dulapurile și hârtia de fișiere. Pentru a digitiza toate hârtiile, am instalat scanere Kodak pe ambele fețe. Toți personalul de facturare au acum propriile scanere la birourile lor și doi scannere Kodak i1220 mai mari sunt acum amplasate central pentru utilizare obișnuită. Lucrătorii de la distanță vor avea și scanerele mai mici și vor scana direct la server de la distanță.

În centrul soluției noastre am implementat cabinetul NG, un sistem de management al documentelor, care le-a ajutat să elimine hârtia împreună un sistem sigur, bazat pe audit, care le va permite să respecte mai ușor HIPAA și alte reglementări. Am instalat un server care să se ocupe de această încărcătură, deoarece cererea pe aceasta va fi prea mare pentru serverul existent al companiei. Acest nou server va îndeplini și rolul de server terminal, astfel încât utilizatorii de la distanță să poată accesa sistemul fără a avea întârzieri.

Cabinetul NG are de asemenea posibilitatea de a trage informații din sistemul lor existent, așa că am recomandat opțiunile sincronizatorului și retrieverului să se integreze în programele și infrastructura existente. În acest fel, aceștia vor putea să extragă fișierele de care au nevoie pentru un anumit client pe care l-au tras în software-ul de facturare, fără a trebui să caute clientul în CNG. Sincronizatorul permite fie o importare o singură dată, fie o sincronizare în curs a unei baze de date existente, cum ar fi aceea a software-ului de facturare. Retrieverul le permite să facă legătura între Cabinet NG și programele sau aplicațiile lor existente, astfel încât atunci când vor scoate un client din acel program, retrieverul va scoate documentele în CNG. Acesta este un avantaj imens pentru că le-a permis să integreze managementul documentelor în programele existente, fără a le actualiza sau înlocui.

De asemenea, recomandăm ca aceștia să profite de funcțiile fluxului de lucru al CNG pentru a automatiza unele dintre sarcinile lor mai comune. Cu toate acestea, se deplasează în jurul biroului acum se poate face electronic. Noul flux de lucru le permite să efectueze rapid sarcini importante, cum ar fi redirecționarea tuturor foilor de timp către un singur manager pentru aprobare și mutarea întregilor dosare către o persoană specifică pentru examinare. Planuri viitoare de flux de lucru, inclusiv automatizarea o parte din crearea lor și rutarea lor în mod automat la persoana care are nevoie să le aprobe sau să le editați în continuare. Vom crea alerte și condiții pentru orice document de care au nevoie.

Pentru a menține costurile de licențiere sub control, am recomandat o licență Cabinet NG cu 20 de locații, cu un amestec de utilizatori numiți și licență de utilizare simultană. Astfel, licența concurentă poate fi atribuită mai multor utilizatori, cum ar fi cei care lucrează în diferite schimburi.

Plata

Cea mai clară beneficiu a soluției noastre este că EMS-ul național va putea să elimine toate hârtia și costurile asociate cu stocarea acestuia. Respectarea HIPAA și a altor reglementări va fi mai ușor de întreținut și mai ușor de urmărit. Prin reducerea cantității de hârtie pe care o produc, inclusiv prin eliminarea mașinilor de copiat de mare volum pe care le foloseau pentru a face copii multiple pentru fiecare fișier, compania va economisi aproximativ 6 000 USD anual.

EMS-ul național va recupera de asemenea aproximativ 80 de ore lucrătoare pe săptămână, deoarece angajații nu vor mai fi nevoiți să depună și să recupereze manual documente de hârtie. Între timp, caracteristicile de urmărire electronică în CNG vor îmbunătăți responsabilitatea angajaților. Orice documente de hârtie pe care le au acum pot fi scanate și tăiate. În următorii ani, compania va reuși să își reprogrameze spațiul de depozitare, pe măsură ce arhivele existente vor ajunge la perioada de depozitare de șapte ani.

Meet the Pros

Doug Smith este proprietarul și proprietarul Computer Troubleshooters NRD, o firmă IT din Covington, cu peste 50 de ani de experiență IT combinată cu personalul. Împreună, echipa deține mai mult de 50 de certificări standard pentru industrie, inclusiv multiple MCSE-uri. Contactați-le la adresa 404-477-1302 sau pe site-ul Web.

Pentru mai multe soluții tehnologice din lumea întreagă pentru întreprinderile mici și mijlocii - inclusiv servicii cloud, virtualizare și revizii complete în rețea - consultați PC World Tech Audit.

Dacă sunteți un furnizor de soluții IT care deservește piața de mici dimensiuni pentru mediul de afaceri și doriți să aflați cum puteți contribui la

PC World Tech Audit, trimiteți e-mail la [email protected]. Suntem mereu în căutarea unor profesioniști mai talentați. Tech Audit este scris și produs în colaborare cu profesioniștii IT din domeniu. Toate recomandările și opiniile exprimate reprezintă opinia independentă a autorilor și nu reflectă neapărat cele ale

PC World sau ale personalului său redacțional