Revizuire: Adobe Acrobat XI Pro avansează conceptul de birou fără hârtie, dar evidențiază și obstacole

Pe lângă faptul că este un inamic letal al copacilor, hârtia este inamicul productivității întreprinderilor, potrivit Adobe. Adobe, noul software Acrobat XI Pro pentru documente portabile, are scopul de a face ambele părți o favoare, făcându-le mai ușor să lucreze fără a utiliza hârtie. Desigur, copacii sunt probabil pentru toate acestea, dar implementarea de Adobe a unui flux de lucru fără hârtie poate să nu fie suficient de ușor pentru ca întreprinderile să-și schimbe căile.

Interfața implicită a Acrobat XI Pro arată la fel ca în versiunea precedentă, deși acum puteți să creați și să salvați seturi personalizate de instrumente, să le exportați și să le distribuiți într-o întreprindere. Puteți descărca seturi personalizate de instrumente pe care le-au creat și altele.

În timp ce versiunea Pro, care conține toate funcțiile programului, este disponibilă atât pentru Mac, cât și pentru Windows, versiunea standard care nu are anumite caracteristici high-end este disponibilă pentru Windows

Abilitatea de a semna documente digitale nu este nouă, dar acum puteți solicita, primi și gestiona semnăturile digitale folosind site-ul Web EchoSign achiziționat recent de Adobe. Creați documentul în Acrobat XI Pro, apoi faceți clic pe butonul Semnare și apoi pe Semnare pentru trimitere. Acrobat XI Pro trimite documentul la EchoSign.com și apoi vă îndrumă să finalizați tranzacția acolo.

John Hancock aici, vă rugăm: După ce Acrobat XI Pro trimite documentul dvs. către EchoSign, trebuie doar să introduceți adresa destinatarului, un nume de document, un mesaj și faceți clic pe Trimiteți

Puteți trimite maximum cinci documente pe lună cu un cont EchoSign gratuit sau puteți opta pentru tipurile de cont care permit un număr mai mare de utilizatori și caracteristici suplimentare - de exemplu, branding corporativ pentru toate e-mailurile - costuri care variază de la 15 USD pe lună la 400 USD pe lună.

Dacă sunteți deja conectat (ă) la EchoSign, introduceți pur și simplu adresa dvs. de e-mail a destinatarului, selectați câteva opțiuni (trimiteți-o prin e-mail sau trimiteți- vă) și faceți clic pe Trimiteți. Acum începe urmărirea și ceasul: site-ul web trimite documentul destinatarului și un e-mail către dvs. care raportează că a fost trimis și apoi vă trimite un e-mail atunci când destinatarul semnează sau refuză documentul. Destinatarii nu trebuie să aibă conturi EchoSign; ei trebuie doar să facă clic pe link-ul din e-mailul trimis de sistem. Puteți vedea când documentele au fost trimise și timpul mediu necesar pentru a le primi înapoi

O mulțime de semne pe perete: EchoSign vă arată un tablou de bord al documentelor în care se află procesul de semnare. trimite conține un link general și un link pentru utilizatorii de dispozitive mobile. Din nefericire, legătura pentru dispozitivele mobile mi-a dus la o pagină web cu o imagine a documentului meu care a fost comprimată atât de mult încât nu am putut citi niciun text corporal, nici pe smartphone-ul meu cu Android, nici pe tableta Google Nexus 7 Android. Pagina conține, de asemenea, link-uri care mi-au permis să descarc PDF-ul original, iar PDF-ul era destul de ușor de citit în versiunea mobilă a Acrobat Reader, dar nu puteam să-mi semneze documentele acolo; A trebuit să revin la pagina web pentru a semna documentul. Aveți posibilitatea să semnați și să redirecționați documente digital în aplicația mobilă EchoSign Adobe, dar este disponibilă numai pentru iOS, nu pentru Android.

Acum părăsiți Acrobat: după ce încărcați un document pentru semnătură la EchoSign, ați terminat cu Acrobat XI Pro.

În plus, nu aveți nevoie de Acrobat XI Pro pentru a utiliza EchoSign. Puteți încărca documente create cu Microsoft Word, versiuni mai vechi ale Acrobat sau alte aplicații pe site-ul Web al EchoSign. Integrarea Acrobat XI Pro și EchoSign adaugă doar confortul minim; nu puteți trimite ceva pentru semnare direct de la Acrobat XI Pro.

Semnalizați-mi viața: Introduceți-vă numele într-o casetă de semnături EchoSign și site-ul îl convertește într-un script destul de

Formați o linie aici

Pentru a îmbunătăți crearea formelor Acrobat, Adobe a luat o altă abordare. Acrobat XI Pro este livrat împreună cu FormsCentral, o aplicație desktop separată, care interacționează cu site-ul Adobe FormsCentral.com. FormsCentral.com nu este nou, însă integrarea sa cu Acrobat XI Pro - sau mai degrabă integrarea sa cu aplicația FormsCentral - este. Acrobat a avut mult timp capacități de creare a formelor stelare, dar acestea erau doar pentru formularele din PDF-uri; acum cu FormsCentral, puteți crea formulare sofisticate, tracabile, bazate pe Web.

Aveți posibilitatea să creați formulare de modă veche, rămânând în Acrobat XI Pro, dar Adobe vă îndreaptă spre FormsCentral. Puteți alege între 50 de șabloane de formate preformate sau puteți să le creați unul din conținutul existent sau de la zero. Puteți personaliza oricare dintre aceste șabloane, desigur, și le puteți salva ca pe propriile dvs. pentru utilizare ulterioară și când ați terminat, o puteți publica fie ca un PDF, fie ca un formular bazat pe Web

Complet format: Formularul de formular al FormsCentral este ușor de utilizat și creează formulare PDF sau web.

Versiunile anterioare ale Acrobat ți-au permis să creezi formulare care să interacționeze cu Acrobat.com pentru a aduna și a combina răspunsurile în formă, dar formele pot fi numai PDF-uri. Cu un formular Web, puteți să vă conectați la formularul dvs. pe FormsCentral.com sau puteți să-l încorporați pe propria dvs. pagină web sau pe o pagină Facebook. Puteți conecta un cont PayPal astfel încât să acceptați și plățile.

Dar cea mai interesantă parte a FormsCentral este datele pe care le primiți. Puteți să sortați și să filtrați rezultatele trimiterii, să adăugați funcții de bază asemănătoare Excel (cum ar fi sumă, medie, număr, min și max) și să vedeți un raport sumar rapid, completat cu graficele de bare. Puteți exporta datele de trimitere în format Excel sau.csv, astfel încât să le puteți importa într-un program CRM sau într-o altă aplicație. Puteți face câmpuri necesare, așa cum m-aș aștepta, și cer ca câmpurile de intrare să fie text, numere, valută, procente, date sau adrese de e-mail, dar dacă nu folosiți meniurile drop-down, nu puteți forța formatarea (cum ar fi liniuțele paranteze în numere de telefon), ceea ce înseamnă că este posibil să trebuiască să efectuați o curățare a datelor înainte de ao importa într-o bază de date.

Rezultatele sunt în: FormsCentral vă oferă rezultate instantanee ale trimiterilor de formulare. și de a gestiona formularele bazate pe Web, dar majoritatea, dacă nu toate, vin la un preț. Unele module de sistem de gestionare a conținutului site-urilor web le oferă, iar unele servicii Web - de exemplu, Jotform - oferă și ele. FormsCentral costă 15 USD pe lună pentru serviciul de bază, care include cinci formulare pe lună și maxim 500 de răspunsuri sau 144 USD pe an pentru serviciul Plus, ceea ce permite un număr nelimitat de formulare și maxim 5000 de răspunsuri pe formular. ca și cu EchoSign, nu aveți nevoie de Acrobat XI Pro pentru a utiliza FormsCentral. De exemplu, nu aveți nevoie de aplicația FormsCentral, deoarece site-ul Web FormsCentral arată și funcționează exact ca și aplicația.

Editarea PDF-urilor

Recunosc că folosesc adesea capabilitățile de editare rudimentară ale Acrobat pentru a modifica PDF săpat documentul original pe care l-am folosit pentru al crea. Cu toate acestea, Acrobat XI Pro permite o capacitate mult mai mare de editare, astfel încât să nu fie nevoie să vă întoarceți la documentele originale, chiar și pentru editări semnificative.

Cel mai rău coșmar al regizorului creativ: Acum aveți posibilitatea să vă opriți cu textul sau imaginile unui PDF fără a fi nevoie să sculați documentul original.

În plus față de editarea textului într-o linie, așa cum ați putut înainte, acum puteți adăuga, muta și redimensiona blocuri de text și imagini și puteți schimba atributele fonturilor. Acrobat XI Pro nu are toate ajustările precise ale textului InDesign, dar are spațiere verticală și orizontală și distanțe de bază de caractere. Puteți găsi și înlocui text (dar aplicația nu vă va lăsa să înlocuiți toate instanțele într-o singură lovitură, trebuie să faceți clic pe Înlocuiește ori de câte ori este necesar.)

Pe documentele create de Word, paragrafele au rămas împreună, dar pe un document care a fost creat cu Adobe InDesign, multe dintre liniile documentului au fost văzute ca elemente separate în Acrobat XI Pro, astfel încât să rearanjăm pagina, trebuia să mut și să redimensionez fiecare rând. Mai mult, dacă mutați o imagine sau un bloc de text într-un loc în care se află un alt element, elementul nu se va mișca; ele se vor suprapune. Acrobat XI Pro are o comandă Arrange pentru a aduce elemente înainte sau a le trimite înapoi, dar nu are capacități de împachetare, deci trebuie să redimensionați sau să mutați textul astfel încât să nu observe imaginea. Acrobat XI Pro nu oferă capabilități de urmărire pentru noile caracteristici de editare.

Un nou Expert de acțiune vă ajută să creați grupuri standardizate de setări. Puteți utiliza aceste setări pentru multe setări diferite în Acrobat, inclusiv securitate; salvați acțiunea în bara de instrumente din partea dreaptă a Acrobat XI Pro și apoi de fiecare dată când faceți clic pe buton, aplicația vă ajută să efectuați setările necesare. Aveți posibilitatea să exportați acțiunile și să le distribuiți pe întreaga organizație.

Aflați ceea ce sunteți PDFing: caseta Combină fișiere din Acrobat XI prezintă miniaturi ale documentelor și vă permite să omiteți paginile dintr-un document.

Fuziunea Acrobat XI Pro capacitățile au fost îmbunătățite. Acum, nu numai că puteți vedea o previzualizare a majorității documentelor, le puteți rearanja în jur într-o vizualizare cu pictograme scalabilă, puteți vedea ce arată fiecare pagină a fiecărui document și puteți seta ce pagini ale unui document sunt incluse în fișierul exportat final. De asemenea, puteți transforma PDF-urile în prezentări editabile Microsoft PowerPoint.

Linia de fund

Împreună, Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign și FormsCentral au capabilități impresionante, dar legăturile pentru EchoSign și FormsCentral sunt doar acele link-uri; care este gradul de integrare a acestora în Acrobat XI Pro. Acestea sunt componente separate, cu o integrare minimă, și bănuiesc că a avea de-a face cu trei componente diferite va face ca conceptul de hârtie fără hârtie să arate bine numai pe … hârtie.